Semak kesihatan tadbir urus acara anda
Acara nampak lancar di atas kertas, tetapi keputusan tersekat dan orang tidak sependapat tentang siapa bertanggungjawab.
Jawapan ringkas
Semakan kesihatan tadbir urus acara ialah sepuluh soalan ya, sebahagian atau tidak tentang penanggungjawab, kuasa keputusan, rujukan kepada pihak atasan, tempoh kelulusan, rekod dan serahan. Jawab bersama dua atau tiga ahli jawatankuasa, bukan seorang diri.
Markah menunjukkan di mana hendak bermula: ia menunjuk satu atau dua jurang yang patut dibaiki dahulu.
Cara menjalankannya
- Pilih dua atau tiga orang dengan pandangan berbeza, contohnya pengerusi, urus setia dan kewangan.
- Jawab setiap soalan secara berasingan, kemudian bandingkan jawapan.
- Jika jawapan berbeza, itulah yang paling berguna. Catatkan.
- Pilih satu atau dua kawasan berskor terendah dan namakan penanggungjawab bagi setiap pembaikan.
- Jalankan semula selepas peringkat penting seterusnya.
Sepuluh soalan
| # | Soalan | Panduan pembaikan |
|---|---|---|
| 1 | Adakah setiap tugas utama ada satu peranan yang bertanggungjawab? | Matriks RACI |
| 2 | Adakah ditulis siapa boleh memutuskan setiap pilihan utama, dengan had? | Matriks kuasa keputusan |
| 3 | Adakah orang tahu bila dan kepada siapa untuk merujuk masalah kepada pihak atasan? | Tangga rujukan isu |
| 4 | Adakah pihak meluluskan ada tempoh respons dan timbalan yang dipersetujui? | Tempoh kelulusan |
| 5 | Adakah jawatankuasa ada terma rujukan bertulis? | Terma rujukan |
| 6 | Adakah keputusan dicatat dengan penanggungjawab, status dan tarikh akhir? | Log keputusan |
| 7 | Jika dianjurkan bersama, adakah pembahagian wang, jenama, data dan kontrak ditulis? | Tanggungjawab penganjur bersama |
| 8 | Bolehkah ahli baharu mengambil alih peranan dalam seminggu? | Serahan ahli |
| 9 | Adakah beban kerja setiap ahli jawatankuasa realistik bagi tempoh itu? | Perancang beban kerja |
| 10 | Adakah pihak berkepentingan tahu siapa untuk dihubungi bagi soalan mereka? | Daftar pihak berkepentingan |
Membaca markah
Skor Ya sebagai 2, Sebahagian sebagai 1, Tidak sebagai 0. Enam belas atau lebih daripada 20 biasanya bermakna tadbir urus bukan risiko utama anda. Di bawah 12 bermakna mulakan dengan dua yang terendah.
Julat ini ialah panduan kerja, bukan piawaian. Pertimbangan anda sendiri tentang jawatankuasa lebih penting.
Apa yang tidak perlu dibaiki dahulu
- Jangan tulis semula perlembagaan pada pertengahan kitaran. Bekerja dalamnya dan catat perubahan untuk badan induk.
- Jangan tambah mesyuarat. Pastikan mesyuarat sedia ada menghasilkan keputusan yang dicatat dahulu.
- Jangan cipta dasar panjang. Jadual satu halaman yang digunakan orang lebih baik.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan fiktif menilai tadbir urus persidangannya
Organisasi dan markah fiktif. Ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Latihan menjawab sepuluh soalan bersama pengerusi, ketua urus setia dan bendahari. Mereka sepakat pada empat item tetapi berbeza pada tiga, dan item yang berbeza itulah yang paling berguna.
Pengerusi percaya kelulusan mengambil masa dua hari. Bendahari melaporkan tujuh. Kuasa keputusan ditulis tetapi tidak diketahui. Mereka membaiki soalan 2 dan 4 dahulu dengan menamakan timbalan dan menyepakati tempoh respons, dan mencatat kedua-duanya dalam log keputusan.
| Bidang | Pengerusi | Urus setia | Bendahari | Tindakan |
|---|---|---|---|---|
| Peranan bertanggungjawab (S1) | Ya | Sebahagian | Sebahagian | Semak baris RACI |
| Kuasa keputusan (S2) | Ya | Tidak | Tidak | Kongsi dan sahkan |
| Tempoh kelulusan (S4) | Ya | Tidak | Tidak | Sepakati hari dan timbalan |
| Serahan (S8) | Sebahagian | Sebahagian | Sebahagian | Sediakan senarai semak |
Gunakan sendiri
Helaian semakan kesihatan tadbir urus acara
Salin ini dan beri markah bersama dua atau tiga orang secara berasingan. Bandingkan, kemudian putuskan.
- Skor Ya = 2, Sebahagian = 1, Tidak = 0.
- Rekod setiap perbezaan antara pemberi markah.
- Pilih satu atau dua kawasan terendah dan namakan penanggungjawab serta tarikh bagi setiap pembaikan.
- Jalankan semula selepas peringkat penting seterusnya.
| # | Soalan | Pemberi markah 1 | Pemberi markah 2 | Pemberi markah 3 | Penanggungjawab dan tarikh pembaikan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Satu peranan bertanggungjawab bagi tugas utama? | ||||
| 2 | Kuasa keputusan dan had ditulis? | ||||
| 3 | Laluan rujukan isu diketahui? | ||||
| 4 | Tempoh respons kelulusan dan timbalan? | ||||
| 5 | Terma rujukan bertulis? | ||||
| 6 | Keputusan dicatat? | ||||
| 7 | Pembahagian penganjur bersama bertulis (jika berkenaan)? | ||||
| 8 | Serahan dalam seminggu mungkin? | ||||
| 9 | Beban kerja realistik? | ||||
| 10 | Hubungan pihak berkepentingan jelas? |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa anda boleh menjawab dengan jujur dan bersetuju pada dua pembaikan.
- Acara bersaiz sederhana dengan kumpulan yang stabil.
- Jurang kecil dan cepat ditutup.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawapan berbeza jauh dan jawatankuasa tidak dapat menyelesaikannya.
- Beberapa organisasi menganjurkan bersama, dan masing-masing menjawab berbeza.
- Pembaikan memerlukan seseorang untuk menjalankannya, dan bukan hanya mengesyorkan.
Mahu jurang benar-benar ditutup?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan semakan kesihatan bersama jawatankuasa anda, menukar skor terendah menjadi pelan pembaikan ringkas dengan penanggungjawab dan tarikh, kemudian membina jadual RACI, kuasa keputusan dan rujukan kepada pihak atasan bersama anda. Keputusan tentang peraturan tadbir urus anda sendiri terletak pada jawatankuasa dan penasihatnya. Hantarkan skor atau jawapan awal anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut menjawab soalan?
Dua atau tiga orang dengan peranan berbeza. Bandingkan jawapan mereka, kerana perbezaan itulah bahagian yang berguna.
Berapa kerap perlu diulang?
Selepas setiap peringkat penting, atau apabila ahli jawatankuasa bertukar.
Adakah pemarkahan ini piawaian?
Tidak. Ia panduan kerja. Gunakan untuk memilih tempat bermula, bukan untuk menilai jawatankuasa anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.