Sepakati tempoh kelulusan acara
Pembekal menunggu kelulusan, manakala pihak yang meluluskan menunggu mesyuarat jawatankuasa seterusnya.
Jawapan ringkas
Persetujuan tempoh kelulusan ialah janji bertulis ringkas antara pasukan acara dan pihak yang meluluskan: bagi setiap jenis kelulusan, hari bekerja maksimum untuk bertindak balas, siapa menggantikan semasa tiada, dan apa yang berlaku jika masa tamat.
Hasil biasa apabila had dicapai ialah rujukan kepada pihak atasan, bukan kelulusan automatik. Berdiam diri tidak boleh dianggap setuju kecuali peraturan anda sendiri menyatakannya.
Kumpulkan kelulusan mengikut jenis
Jangan tetapkan satu tarikh akhir untuk semua. Kumpulkan kelulusan mengikut tahap pertimbangan yang diperlukan dan siapa yang mesti memberinya.
Kumpulan biasa ialah kandungan rutin (teks web, ayat e-mel), bukti reka bentuk, sebut harga dan kontrak pembekal, bayaran, perubahan program dan kenyataan awam.
Kira ke belakang daripada tarikh akhir pembekal
Ambil tarikh pembekal memerlukan kelulusan, seperti karya seni kepada pencetak atau bilangan akhir kepada katering, kemudian tolak hari yang diperlukan pihak yang meluluskan. Hasilnya ialah tarikh permintaan mesti dihantar.
Jika jawatankuasa hanya bermesyuarat sebulan sekali, semak sama ada kumpulan lebih kecil boleh meluluskan antara mesyuarat di bawah matriks kuasa keputusan anda.
Tangani ketiadaan
- Namakan timbalan bagi setiap pihak yang meluluskan, dengan had yang sama.
- Nyatakan cara memaklumkan cuti, contohnya satu hari bekerja lebih awal.
- Benarkan kelulusan melalui e-mel atau kumpulan mesej jika peraturan anda membenarkan, dan catat jawapan dalam log keputusan.
Tentukan apa yang berlaku apabila had dicapai
- Peringatan pertama kepada pihak yang meluluskan pada tarikh akhir.
- Rujuk ke peringkat seterusnya pada hari berikutnya, mengikut tangga rujukan isu anda.
- Jika masih belum selesai, pembuat keputusan yang dinamakan bagi perkara itu membuat keputusan atau meminta jawatankuasa bermesyuarat.
- Catat kelewatan dan puncanya supaya sasaran tempoh seterusnya realistik.
Tanya pihak yang meluluskan dahulu
Persetujuan hanya berfungsi jika mereka menerimanya. Bawa draf kepada mereka dengan dua soalan: masa mana yang benar-benar boleh dipenuhi, dan siapa boleh menggantikan anda?
Tulis jawapan mereka, walaupun lebih lama daripada yang diharapkan, dan rancang berdasarkannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sasaran tempoh bagi siri seminar fiktif
Organisasi fiktif. Bilangan hari hanyalah ilustrasi, bukan sasaran yang disyorkan.
Sebuah institut jurutera fiktif menganjurkan siri seminar sukuan. Pencetak memerlukan karya seni akhir sepuluh hari bekerja sebelum tarikh.
Urus setia bertanya tiga pihak yang meluluskan hari yang boleh mereka janjikan dan menyediakan jadual di bawah. Timbalan pengerusi menggantikan sebarang ketiadaan, dan kelulusan melalui e-mel dicatat dalam minit mesyuarat seterusnya.
| Jenis kelulusan | Pihak meluluskan | Hari bekerja untuk respons | Apabila had dicapai |
|---|---|---|---|
| Teks web dan e-mel | Ketua urus setia | 1 | Rujuk kepada timbalan pengerusi |
| Bukti karya seni | Ketua program | 2 | Rujuk kepada pengerusi |
| Sebut harga pembekal di bawah had dipersetujui | Bendahari | 3 | Rujuk kepada pengerusi |
| Perubahan program | Pengerusi | 3 | Mesyuarat khas jawatankuasa |
Gunakan sendiri
Templat persetujuan tempoh kelulusan
Salin ini dan hantar kepada pihak yang meluluskan untuk maklum balas sebelum menerima pakai.
- Acara dan tarikh:
- Jenis kelulusan yang diliputi:
- Bagi setiap jenis: pihak meluluskan, timbalan, hari bekerja untuk respons:
- Cara permintaan dihantar dan penerimaan disahkan:
- Tarikh terkini permintaan mesti dihantar bagi tarikh akhir pembekal seterusnya:
- Apa yang berlaku apabila had dicapai (peringatan, rujuk kepada, pembuat keputusan akhir):
- Sama ada kelulusan melalui e-mel atau mesej boleh diterima, dan tempat ia direkodkan:
- Notis yang diperlukan sebelum ketiadaan yang dirancang:
- Tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada dua atau tiga pihak meluluskan yang membalas dalam sehari dua.
- Tarikh akhir pembekal diketahui dan sedikit.
- Jawatankuasa sudah meluluskan antara mesyuarat melalui e-mel.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kelulusan kerap tertangguh berminggu-minggu dan pembekal mula mengenakan caj kelewatan atau kehilangan ketersediaan.
- Beberapa organisasi perlu masing-masing meluluskan perkara yang sama.
- Tiada sesiapa bertugas mengejar, jadi peringatan bergantung pada budi bicara.
Penat mengejar kelulusan?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf persetujuan tempoh bersama pihak yang meluluskan, mengira tarikh permintaan mesti dihantar daripada tarikh akhir pembekal anda, serta mengejar dan merekodkan kelulusan supaya kelewatan sampai kepada orang yang betul lebih awal. Kelulusan itu sendiri terpulang kepada orang yang diberi kuasa. Hantarkan senarai pihak yang meluluskan dan tarikh akhir pembekal anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah berdiam diri dianggap kelulusan?
Hanya jika perlembagaan, dasar atau kontrak anda menyatakannya. Amalan lebih selamat ialah merujuk kepada pihak atasan apabila senyap, bukan menganggap setuju.
Apakah tempoh yang realistik?
Bergantung pada pihak yang meluluskan. Tanya apa yang mereka mampu penuhi, kerana sasaran yang tidak diterima sesiapa tidak akan digunakan.
Adakah ini menggantikan mesyuarat jawatankuasa?
Tidak. Ia meliputi kelulusan rutin antara mesyuarat. Keputusan lebih besar masih mengikut matriks kuasa keputusan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.