Semak sama ada beban kerja jawatankuasa sepadan dengan masa mereka
Sukarelawan mahu membantu, dan anda perlu melihat sama ada kerja yang ditugaskan benar-benar muat dalam masa mereka.
…
Jawapan ringkas
Perancang ini membandingkan anggaran jam tugas dengan kelapangan masa yang dinyatakan bagi setiap peranan dalam setiap tempoh. Ia menunjukkan jam ditugaskan, jam tersedia, sebarang jurang, dan tugas yang bertindih dalam tempoh yang sama.
Kelapangan masa yang dibiarkan kosong dianggap tidak diketahui, bukan sifar. Kelapangan masa sifar dengan kerja yang ditugaskan dilaporkan sebagai jurang dalam jam, tanpa peratusan, jadi tiada pembahagian dengan sifar.
Apa yang dimasukkan
- Kelapangan masa: bagi setiap peranan dan tempoh, jam yang boleh diberikan oleh peranan itu. Gunakan label tempoh yang sama di mana-mana, seperti Okt, Nov atau Minggu 1.
- Tugas: tugas, peranan yang melakukannya, tempoh, dan anggaran jam.
- Biarkan jam kosong apabila tidak diketahui. Masukkan 0 hanya apabila peranan benar-benar tiada masa dalam tempoh itu.
Cara membaca jadual
Setiap baris ialah satu peranan dalam satu tempoh. Status menyatakan Dalam kelapangan masa dinyatakan, Melebihi kelapangan masa, Jurang: tiada kelapangan masa, atau Kelapangan masa tidak diketahui.
Penggunaan masa ditunjukkan sebagai peratusan hanya apabila kelapangan masa melebihi sifar. Jika tidak, ia tertulis n/a dan jurang ditunjukkan dalam jam.
Komitmen bertindih
Apabila satu peranan mempunyai beberapa tugas dalam tempoh yang sama, jadual menyenaraikannya bersama jam masing-masing dan menjumlahkannya. Ini menjelaskan bahawa satu peranan memikul beberapa perkara serentak.
Tugas tanpa peranan atau tempoh, atau tanpa jam, ditinggalkan daripada jumlah dan disenaraikan dalam amaran. Tidak diketahui tidak pernah dikira sebagai sifar.
Had alat ini
Semua jam ialah anggaran anda. Alat ini tidak menilai sama ada anggaran itu realistik atau berapa jam yang patut diberikan oleh sukarelawan.
Tetapkan siapa yang menjawab untuk hasil setiap tugas dengan pembina matriks tanggungjawab, dan rekodkan sebarang keputusan mengurangkan skop dalam log keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawatankuasa fiktif pada Oktober dan November
Peranan dan jam fiktif, untuk menunjukkan tiga jenis tanda.
Ketua urus setia mempunyai 20 jam pada Oktober dan 28 ditugaskan di tiga tugas, jurang 8 jam dengan tiga komitmen bertindih. Bendahari mempunyai 0 jam dan 4 ditugaskan, jurang tanpa peratusan.
Pengerusi program membiarkan kelapangan masa kosong dengan 5 jam ditugaskan, jadi baris itu tertulis Kelapangan masa tidak diketahui. Jumlah jurang ialah 12 jam.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja beban kerja
Isi satu baris bagi setiap peranan dan tempoh, kemudian bandingkan dua lajur jam.
| Peranan | Tempoh | Jam tersedia | Jam ditugaskan | Jurang (ditugaskan tolak tersedia, jika positif) | Tugas dalam tempoh ini |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa kecil, tempoh pendek dan sukarelawan boleh menyatakan dengan jujur apa yang mereka boleh beri.
- Jurang kecil dan boleh diserap dengan memindahkan beberapa tugas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang yang sama terlalu terikat di beberapa tempoh dan tugas terus tertangguh.
- Jurang lebih besar daripada yang boleh ditutup jawatankuasa dan tenaga tambahan diperlukan.
- Sukarelawan tidak jelas apa yang dijangka daripada mereka dan kelapangan masa tidak diketahui.
Perlukan tenaga tambahan atau seseorang untuk menyelaraskannya?
Ketua projek persidangan boleh mengambil alih penyelarasan aliran kerja, mengejar keputusan dan memastikan jam jawatankuasa tertumpu pada perkara yang hanya boleh dilakukan jawatankuasa. Pengurus projek sementara dalam pasukan boleh menambah tenaga khusus sementara. Hantar jadual beban kerja anda dengan jurangnya masih kelihatan dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Mengapa ada baris tanpa peratusan?
Peratusan bagi kelapangan masa sifar tidak boleh dikira. Alat ini menunjukkan jurang dalam jam sebagai gantinya.
Apakah maksud kelapangan masa tidak diketahui?
Kerja ditugaskan tetapi tiada kelapangan masa dimasukkan bagi peranan dan tempoh itu. Jam tidak dapat dibandingkan sehingga ia dimasukkan.
Adakah jam yang saya masukkan disimpan?
Ia boleh disimpan dalam pelayar anda sendiri dan dipadam pada bila-bila masa. Ringkasan yang dikongsi hanya mengandungi bilangan dan jumlah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.