Serahan tugas apabila ahli jawatankuasa berhenti
Seorang ahli jawatankuasa berhenti pada pertengahan kitaran, dan separuh pengetahuannya hanya ada dalam peti masuk dan ingatannya.
Jawapan ringkas
Serahan jawatankuasa yang baik memindahkan empat perkara: keputusan terbuka, janji yang sudah dibuat kepada pembekal dan penceramah, fail dan akses, serta hubungan. Adakan mesyuarat serahan yang ringkas dan tuliskan.
Ahli yang keluar bukan satu-satunya sumber. Urus setia, log keputusan dan hubungan pembekal boleh mengisi jurang.
Mulakan dengan peranan, bukan orang
Buka matriks RACI dan senaraikan setiap baris yang ahli itu Responsible, Accountable atau Consulted. Baris itulah skop serahan.
Jika peranan belum ada skop bertulis, minta ahli itu menyenaraikan apa yang sebenarnya dilakukan setiap minggu.
Empat perkara untuk dipindahkan
- Keputusan terbuka: apa yang belum diputuskan, siapa menunggu dan tarikh akhir, diambil daripada log keputusan.
- Komitmen: apa-apa yang dikatakan atau dijanjikan kepada pembekal, penceramah, rakan atau ahli, termasuk yang tidak rasmi.
- Fail dan akses: dokumen, pemacu kongsi, senarai mel, portal pembekal, log masuk platform acara atas nama individu.
- Hubungan: siapa orang yang dihubungi di pembekal atau penceramah, dan cara setiap satu lebih suka dihubungi.
Adakan mesyuarat serahan ringkas
- Namakan penanggungjawab baharu, walaupun sementara, sebelum ahli itu selesai.
- Bermesyuarat 45 hingga 60 minit dengan ahli yang keluar, pengganti dan urus setia.
- Bincangkan keputusan terbuka dahulu, kemudian komitmen, kemudian akses.
- Perkenalkan pengganti kepada pembekal utama melalui mesej atau panggilan.
- Kemas kini matriks RACI dan log keputusan pada hari yang sama.
Urus akses dan data dengan berhati-hati
Pindahkan dokumen kongsi dan akaun pembekal kepada peranan atau organisasi, bukan akaun peribadi individu lain. Tamatkan akses ahli yang keluar selepas pemindahan disahkan.
Data peserta atau ahli adalah sensitif. Tanya pegawai perlindungan data anda bagaimana ia boleh dipindahkan dan siapa boleh memegangnya.
Jika ahli yang keluar tidak dapat dihubungi
Bina semula daripada log keputusan, e-mel yang boleh dilihat urus setia, invois pembekal dan pemacu kongsi. Hubungi setiap pembekal untuk mengesahkan apa yang dipersetujui, secara bertulis.
Tandakan apa-apa yang belum disahkan sebagai soalan terbuka dengan penanggungjawab dan tarikh.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Bendahari berhenti enam minggu sebelum persidangan fiktif
Organisasi dan angka fiktif. Tarikh hanyalah ilustrasi.
Bendahari sebuah persatuan pengurus klinik pergigian fiktif meletak jawatan enam minggu sebelum persidangan tahunannya. Tiga invois pembekal belum dibayar, dan deposit pembekal AV dipersetujui melalui telefon.
Urus setia mengadakan serahan sejam dengan bendahari dan penggantinya. Log keputusan menyenaraikan dua item bajet terbuka, bendahari mengesahkan deposit telefon itu dan pembekal diminta menghantarnya secara bertulis, dan akses bank dipindahkan kepada peranan kewangan persatuan. Pengganti menghantar e-mel kepada ketiga-tiga pembekal pada hari yang sama.
| Item | Status | Penanggungjawab baharu | Akhir |
|---|---|---|---|
| Tiga invois pembekal belum dibayar | Terbuka | Pegawai kewangan | Pusingan bayaran seterusnya |
| Deposit AV dipersetujui melalui telefon | Belum disahkan | Pegawai kewangan | Pembekal mengesahkan secara bertulis dalam 3 hari |
| Item bajet D-021 dan D-022 | Belum diputuskan | Bendahari (baharu) | Mesyuarat jawatankuasa |
| Akses bank dan perakaunan | Dipindahkan kepada peranan | Urus setia | Hari yang sama |
Gunakan sendiri
Senarai semak serahan ahli jawatankuasa
Isi pada mesyuarat serahan dan simpan bersama log keputusan.
- Ahli yang keluar, peranan, hari bekerja terakhir, pengganti (atau sementara):
- Baris RACI yang dipegang atau dikongsi ahli itu:
- Keputusan terbuka, dengan penanggungjawab dan tarikh akhir:
- Komitmen kepada pembekal, penceramah, rakan atau ahli (termasuk lisan):
- Bayaran, invois dan kelulusan tertunggak:
- Fail dan tempat penyimpanannya:
- Log masuk, senarai mel, portal pembekal: dipindahkan kepada peranan atau organisasi, akses ahli ditamatkan pada (tarikh):
- Orang untuk diperkenalkan kepada pengganti, dan bila:
- Data yang dipegang, dan pengesahan pegawai perlindungan data anda tentang pemindahan:
- Soalan yang masih boleh dijawab ahli itu, dan sehingga bila:
- RACI dan log keputusan dikemas kini pada (tarikh):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Peranan kecil dan log keputusan terkini.
- Pengganti sudah mengenali pembekal.
- Ahli yang keluar sedia berbincang.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ahli yang keluar memegang banyak janji tidak rasmi dan rekod nipis.
- Beberapa ahli bertukar serentak.
- Serahan berlaku dalam minggu sebelum acara, apabila jawatankuasa kekurangan masa.
Kehilangan ahli jawatankuasa pada waktu yang sukar?
Ketua projek persidangan boleh mengendalikan mesyuarat serahan, membina semula senarai keputusan terbuka dan komitmen daripada rekod dan hubungan pembekal, mengesahkan janji secara bertulis serta mengekalkan matriks RACI dan log keputusan. Pelantikan pengganti terletak pada jawatankuasa anda. Hantarkan peranan yang ditinggalkan dan tarikh acara, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama serahan patut mengambil masa?
Mesyuarat 45 hingga 60 minit biasa bagi satu peranan, diikuti nota bertulis. Peranan kompleks mungkin memerlukan dua sesi.
Bagaimana jika pengganti belum dinamakan?
Namakan penanggungjawab sementara, walaupun pengerusi atau urus setia, supaya item terbuka tidak tersekat.
Perlukah ahli yang keluar kekal dalam kumpulan sembang?
Tamatkan akses selepas pemindahan disahkan. Tawarkan tempoh tertentu apabila mereka boleh menjawab soalan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.