Sokongan untuk jawatankuasa penganjur persidangan
Jawatankuasa penganjur anda terdiri daripada sukarelawan yang mempunyai kerja hakiki, dan persidangan semakin hampir.
Jawapan ringkas
Jawatankuasa penganjur persidangan biasanya mempunyai pengetahuan dan kuasa, tetapi tidak cukup masa. Kami menguruskan skop yang dipersetujui serta menyelaraskan pakar subkontrak apabila perlu, supaya sukarelawan menumpukan masa pada program dan keputusan.
Jawatankuasa tetap memutuskan program, penceramah, kelulusan bajet dan nama persidangan. Kami mengambil alih garis masa, senarai tindakan, susulan pembekal dan kerja dokumentasi yang selalunya jatuh kepada sesiapa yang kebetulan lapang.
Sesuai untuk siapa
- Pengerusi dan setiausaha kehormat jawatankuasa penganjur sukarelawan.
- Subjawatankuasa saintifik, teknikal atau program yang mahu kekal fokus pada kandungan.
- Jawatankuasa yang bertukar ahli setiap edisi dan kehilangan nota pasukan terdahulu.
- Organisasi tuan rumah yang meminjamkan kakitangan kepada jawatankuasa di samping tugas biasa mereka.
Masalah yang diselesaikan
- Tugas dipersetujui dalam mesyuarat tetapi tiada siapa merekodkan siapa yang mengambilnya.
- Keputusan menunggu mesyuarat seterusnya kerana orang yang betul tiada di dalam bilik.
- E-mel pembekal sampai kepada tiga sukarelawan berbeza dan jawapan bercanggah.
- Beberapa ahli menanggung kebanyakan kerja dan berundur apabila acara menghampiri.
- Dokumen untuk penaja, penceramah dan venue dibina semula dari awal pada setiap edisi.
Peta beban kerja dan keputusan
Mulakan dengan menuliskan siapa membuat apa dan siapa memutuskan apa. Perancang beban kerja jawatankuasa dan pembina matriks tanggungjawab membantu anda melakukannya sebelum pembekal pertama dilantik.
| Aliran kerja | Pembuat keputusan | Beban sukarelawan lazim | Apa yang boleh diambil alih oleh ketua projek |
|---|---|---|---|
| Program dan penceramah | Subjawatankuasa program | Berat: jemputan, abstrak, penjadualan | Garis masa, taklimat, susulan penceramah dan carta program |
| Bajet dan kelulusan | Bendahari dan pengerusi | Sederhana: kelulusan dan pelaporan | Penjejakan terhadap pelan dan menandakan varians untuk kelulusan |
| Pembekal dan venue | Pengerusi atau ahli yang dinamakan | Berat: sebut harga, taklimat, susulan | Taklimat, jadual perbandingan, serahan dan susulan isu |
| Pendaftaran dan peserta | Urus setia atau subjawatankuasa | Sederhana: borang, pertanyaan, senarai | Pelan pendaftaran, kalendar komunikasi peserta, penyelarasan di lokasi |
| Penaja dan peserta pameran | Jawatankuasa | Berat: berhubung dengan pihak berkenaan dan penyampaian | Jadual faedah berbanding program; strategi ialah perkhidmatan berasingan |
Apa yang termasuk dan apa yang tidak
Skop lazim merangkumi pelan induk, log tindakan dan keputusan, dokumen mesyuarat jawatankuasa, penyelarasan pembekal, kalendar komunikasi peserta, penyelarasan di lokasi dan pek serah tugas untuk jawatankuasa seterusnya.
- Tidak termasuk: semakan saintifik atau teknikal, pemilihan abstrak dan pilihan penceramah. Perkara ini ditentukan oleh jawatankuasa.
- Tidak termasuk: menandatangani kontrak atau meluluskan perbelanjaan bagi pihak jawatankuasa. Had kuasa ditulis dalam skop.
- Tidak termasuk kecuali dipersetujui dalam skop: kos venue, pembekal dan penceramah.
- Untuk persidangan yang diurus dari awal hingga akhir, lihat perancangan dan pengurusan persidangan.
Bagaimana perkhidmatan berjalan
- Kongsikan struktur jawatankuasa, julat tarikh persidangan dan di mana beban paling berat.
- Sepakati skop, had keputusan, jadual mesyuarat dan pelaporan secara bertulis.
- Kami membina pelan induk, peta beban kerja dan keputusan serta log tindakan bersama pengerusi.
- Kami menjalankan senarai tindakan di antara mesyuarat, menyelaraskan pembekal dan menyediakan kertas untuk setiap keputusan jawatankuasa.
- Kami menyokong acara di lokasi seperti dipersetujui, kemudian menyerahkan dokumen dan perkara tertunggak untuk edisi seterusnya.
Apa yang berlaku selepas anda membuat pertanyaan
Kami membaca taklimat anda dan bertanya beberapa soalan: saiz persidangan, cara jawatankuasa membuat keputusan, aliran kerja yang terlalu terbeban dan julat tarikh. Anda kemudian menerima cadangan bertulis dengan skop, faktor yang mempengaruhi yuran dan apa yang boleh mengubahnya. Lihat yuran dan sebut harga. Tiada kerja bermula sehingga anda meluluskan skop.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh disampaikan secara jarak jauh di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur di seluruh Malaysia apabila skop memerlukannya. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Kos perjalanan dan penginapan dikenakan apabila ia termasuk dalam skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Panduan terperinci dan perkhidmatan berkaitan
- Tadbir urus jawatankuasa: memisahkan keputusan jawatankuasa daripada operasi persidangan dan memelihara ingatan institusi apabila jawatankuasa bertukar.
- Jawatankuasa akademik: bekerja dengan penganjur profesional dan memisahkan keputusan saintifik daripada pentadbiran.
- Perkhidmatan berkaitan: pengurusan projek secara penyumberan luar, perancangan dan pengurusan persidangan dan badan profesional dan persatuan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawatankuasa rekaan dan bulan yang terlalu sibuk
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan profesional rekaan mempunyai jawatankuasa tujuh orang yang merancang persidangan dua hari. Dua ahli mengendalikan hampir semua e-mel pembekal, dan pengerusi mengetahui keputusan selepas ia dibuat.
Peta beban kerja menunjukkan ketidakseimbangan itu, satu log tindakan menggantikan rantaian e-mel, dan setiap keputusan jawatankuasa mendapat kertas satu halaman dengan pilihan. Kedua-dua ahli itu kini memberi taklimat kepada pembekal berdasarkan pelan, bukan ingatan.
Gunakan sendiri
Senarai semak beban kerja dan keputusan jawatankuasa
Isikan ini pada mesyuarat jawatankuasa seterusnya. Baris tanpa nama ialah perkara pertama yang perlu dibetulkan.
- Tujuan persidangan, julat tarikh dan khalayak yang dilayani.
- Pengerusi, setiausaha dan bendahari jawatankuasa, beserta timbalan.
- Setiap aliran kerja (program, bajet, pembekal, pendaftaran, penaja, komunikasi) dan pembuat keputusannya.
- Jam yang boleh disumbangkan setiap sukarelawan setiap minggu sehingga acara.
- Keputusan yang memerlukan seluruh jawatankuasa, dan keputusan yang boleh dibuat pengerusi sendiri.
- Tempoh keputusan diperlukan dan cara ia direkodkan.
- Satu tempat untuk menyimpan tindakan dan keputusan, dan siapa yang mengemas kininya.
- Pemegang kontrak dan orang untuk dihubungi bagi setiap pembekal.
- Kertas yang diperlukan untuk tiga mesyuarat seterusnya.
- Laluan kelulusan bajet dan siapa menandatangani.
- Pek serah tugas untuk jawatankuasa seterusnya: pelan, orang untuk dihubungi, pengajaran dan perkara tertunggak.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ahli jawatankuasa mempunyai masa khusus dan peranan yang jelas.
- Pembekal yang diperlukan sedikit dan dokumen lepas wujud.
- Seorang individu sudah bertindak sebagai penyelaras yang boleh diharap.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Sukarelawan terlalu terbeban dan tugas tertinggal di antara mesyuarat.
- Perhubungan dengan pembekal tersebar kepada beberapa orang.
- Pertukaran ahli menyebabkan pelan dibina semula setiap edisi.
Mahu ketua projek menanggung penyelarasan?
Jika jawatankuasa memegang program dan keputusan tetapi kerja susulan memenatkan sukarelawan, kami boleh membantu menjalankan pelan, log tindakan, serahan pembekal dan kertas jawatankuasa. Hantar peta beban kerja di atas dan aliran kerja yang tertinggal. Kongsi taklimat acara anda melalui WhatsApp; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah anda akan mengambil alih keputusan jawatankuasa?
Tidak. Keputusan ditentukan oleh jawatankuasa. Kami menyediakan pilihan, menyimpan log keputusan dan melaksanakan apa yang diputuskan jawatankuasa.
Bolehkah kami menggunakan khidmat anda untuk sebahagian kerja sahaja?
Boleh. Skop boleh dihadkan kepada penyelarasan pembekal, pelan induk atau kertas jawatankuasa. Lihat pengurusan projek secara penyumberan luar.
Bolehkah anda menguruskan keseluruhan persidangan?
Boleh. Kami boleh menguruskan skop yang dipersetujui dari awal hingga akhir dan menyelaraskan pakar subkontrak. Lihat perancangan dan pengurusan persidangan.
Apa yang perlu kami sediakan?
Taklimat ringkas, struktur jawatankuasa, butiran hubungan pembekal dan dokumen lepas. Senarai semak di atas menunjukkan apa yang perlu dikumpulkan.
Bolehkah anda menyokong jawatankuasa di luar Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban?
Boleh. Perancangan boleh dibuat secara jarak jauh di seluruh Malaysia, dan sokongan di lokasi boleh diatur apabila skop memerlukannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.