Pengurusan acara untuk organisasi perkhidmatan kewangan
Acara sudah diluluskan secara prinsip, tetapi soalan pematuhan, layanan klien dan data masih memerlukan penanggungjawab dan tarikh.
Jawapan ringkas
Acara perkhidmatan kewangan mempunyai langkah semakan tambahan: pematuhan terhadap kandungan dan penceramah, kelulusan untuk layanan klien, dan kehati-hatian terhadap data hadirin. Seorang ketua projek menyelaraskan langkah ini bersama penanggungjawab dalaman anda supaya setiap soalan ada nama, tarikh dan rekod.
Pasukan pematuhan, undang-undang dan risiko anda yang memutuskan apa yang dibenarkan. Nasihat kawal selia datang daripada pihak yang bertauliah. Kami memastikan soalan sentiasa kelihatan, kelulusan berada dalam garis masa dan pembekal diberi taklimat mengikut peraturan anda. Untuk sokongan yang lebih penuh, kami juga boleh mengurus acara dan menyelaraskan pakar subkontrak dalam skop yang dipersetujui.
Sesuai untuk siapa
- Bank, syarikat insurans, pengendali takaful, pengurus aset dan organisasi kewangan lain yang menganjurkan acara klien, rakan kongsi atau kakitangan.
- Pasukan pemasaran, komunikasi korporat dan pengalaman pelanggan yang memegang sebuah acara tetapi memerlukan input pematuhan di beberapa peringkat.
- Perhimpunan industri dan profesional yang dianjurkan organisasi kewangan, daripada meja bulat hingga persidangan.
- Pasukan serantau yang mengadakan acara di Malaysia dan memerlukan penyelarasan tempatan.
Tekanan yang sering disebut pasukan kewangan
- Beberapa penyemak melihat kandungan yang sama pada peringkat berbeza.
- Ucapan dan slaid penceramah perlu diluluskan sebelum dikongsi.
- Layanan klien, hadiah dan jemputan perlu diluluskan di bawah dasar dalaman.
- Senarai hadirin dan data pendaftaran perlu dikendalikan dengan berhati-hati.
- Pembekal perlu mematuhi peraturan organisasi tentang kerahsiaan dan penjenamaan.
- Pasukan perlu terus melayani klien sementara acara dirancang.
Sokongan yang paling sesuai
| Situasi anda | Sokongan yang paling kerap sesuai |
|---|---|
| Anda ada pasukan dan pembekal, tetapi kelulusan dan tarikh memerlukan seorang penyelaras | Pengurusan projek acara secara penyumberan luar |
| Anda mahu acara dirancang, dijalankan dan diselaraskan untuk anda | Pengurusan acara korporat atau pengurusan acara perkhidmatan penuh |
| Anda perlukan seorang khusus untuk beberapa bulan | Pengurus acara sementara atau kontrak |
| Anda perlukan skop bertulis, laluan kelulusan dan tanggungjawab terlebih dahulu | Event Blueprint |
Apa yang termasuk dan tidak termasuk
Termasuk, bergantung pada tahap sokongan: peta kelulusan dan garis masa yang dibina bersama penanggungjawab anda; log keputusan dan senarai tindakan; taklimat pembekal yang membawa peraturan anda; penyelarasan senarai tetamu dan aliran pendaftaran; laporan kemajuan; dan penyelarasan hari acara seperti dipersetujui.
Tidak termasuk: nasihat kawal selia, undang-undang atau pematuhan, keputusan tentang kandungan atau layanan yang dibenarkan, dan janji tentang kehadiran atau hasil perniagaan. Keputusan itu ditentukan oleh pasukan pematuhan, undang-undang dan pengurusan atasan anda.
Cara perkhidmatan berjalan
- Kongsikan acara, langkah semakan dalaman anda dan orang yang meluluskan setiap satu.
- Sepakati skop, had keputusan dan pelaporan secara bertulis.
- Bina garis masa kelulusan supaya semakan pematuhan dan layanan klien berlaku sebelum komitmen dibuat.
- Selaraskan pembekal, senarai tetamu dan pendaftaran mengikut peraturan anda, dan laporkan kemajuan.
- Sokong hari acara dan serahkan dokumen serta perkara tertunggak pada penutup.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca mesej anda dan membalas dengan beberapa soalan tentang acara dan langkah semakan anda. Jika sesuai, kami aturkan perbualan ringkas untuk mengesahkan tahap sokongan.
Sebut harga bertulis menyusul apabila skop jelas. Lihat yuran dan sebut harga. Perancangan boleh dibuat dari jauh di mana-mana di Malaysia, dan sokongan di lokasi boleh diatur apabila perlu. Lihat kawasan dan aturan di lokasi.
Dalami lagi
- Panduan industri: persidangan perbankan dengan pelbagai pihak berkepentingan, kelulusan penceramah institusi terkawal selia, meja bulat perbankan yang sulit dan kelulusan acara insurans dan takaful.
- Perkhidmatan: pengurusan projek acara secara penyumberan luar, pengurusan acara korporat dan pembina matriks tanggungjawab acara.
- Siapa yang kami bantu untuk membandingkan dengan jenis pembeli lain.
Gunakan sendiri
Senarai semak: semakan pematuhan, kelulusan layanan klien dan soalan pengendalian data
Satu set soalan untuk diselesaikan bersama pasukan pematuhan dan undang-undang anda. Jawapan datang daripada pasukan anda sendiri. Kami memastikan setiap soalan ada penanggungjawab dan tarikh.
- Siapa menyemak kandungan acara, jemputan dan slaid, dan mengikut turutan apa?
- Siapa meluluskan setiap penceramah, dan apa yang perlu mereka lihat terlebih dahulu?
- Dasar mana yang mengawal layanan klien, hadiah dan hiburan, dan siapa meluluskan pengecualian?
- Adakah terdapat had atau peraturan tentang siapa yang boleh dijemput, dan siapa menyemak senarai tetamu?
- Data hadirin apa yang dikutip, mengapa, di mana disimpan dan siapa yang boleh mengaksesnya?
- Berapa lama data pendaftaran disimpan, dan siapa memadamkannya selepas acara?
- Adakah pembekal menerima data hadirin, dan di bawah terma bertulis apa?
- Adakah terdapat peraturan kerahsiaan untuk bahan, bilik dan rakaman?
- Adakah mana-mana bahagian acara dibuka kepada media, dan siapa meluluskan apa yang dikatakan?
- Kelulusan mana yang mesti direkodkan, dan di mana rekod itu disimpan?
- Siapa yang berhak membuat keputusan pada hari acara jika timbul soalan tentang tetamu atau kandungan?
- Apa yang perlu dilaporkan selepas acara, dan kepada siapa?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dan menggunakan format yang pernah dikendalikan pasukan anda.
- Penyemak pematuhan sudah dinamakan dan membalas dengan cepat.
- Pembekal sedikit dan mereka tahu peraturan anda.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penyemak dan kelulusan perlu disusun mengikut tarikh yang tetap.
- Layanan klien dan kelulusan tetamu perlu dijejaki bagi ramai jemputan.
- Pasukan anda perlu terus melayani klien sementara acara dirancang.
Perlukan penyelaras untuk kelulusan dan pembekal?
Jika acara sudah diluluskan tetapi semakan, kelulusan layanan klien dan serah tugas pembekal memerlukan seseorang untuk menjejakinya, kami boleh membantu. Ceritakan tentang acara anda, dan kami akan menerangkan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan diliputi skopnya. Pasukan pematuhan anda tetap memutuskan setiap perkara yang menjadi haknya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah anda memberi nasihat pematuhan atau kawal selia?
Tidak. Pasukan pematuhan dan undang-undang anda yang memutuskan apa yang dibenarkan. Kami memastikan soalan, penanggungjawab dan tarikh sentiasa kelihatan, dan pembekal mengikut peraturan yang anda berikan.
Bolehkah anda mengendalikan senarai tetamu dan data pendaftaran kami?
Kami menyelaraskan aliran pendaftaran mengikut peraturan anda. Data apa yang dikutip dan bagaimana ia disimpan diputuskan oleh organisasi anda, dan sebarang terma pembekal dipersetujui secara bertulis.
Bolehkah anda bekerja dengan pembekal yang telah kami luluskan?
Boleh. Kami boleh menyelaraskan pembekal yang sudah anda gunakan dan memberi taklimat kepada pembekal baharu apabila skop memerlukannya.
Bolehkah anda menyokong acara di luar Lembah Klang?
Boleh. Perancangan boleh dibuat dari jauh dan sokongan di lokasi boleh diatur di mana-mana di Malaysia apabila skop memerlukannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.