Contoh pakej perancangan persidangan
Anda mahu melihat bentuk pakej perancangan sebelum memutuskan sama ada anda memerlukannya.
Jawapan ringkas
Berikut ialah petikan daripada pakej perancangan bagi sebuah persidangan rekaan. Segalanya di sini direka: organisasi, orang, angka dan keputusan. Ia menunjukkan format dan tahap perincian pakej.
Ambil susun atur itu dan sesuaikan dengan acara anda sendiri. Pakej berguna apabila setiap baris mempunyai penanggungjawab, tarikh dan status.
Cara membaca contoh ini
Acara rekaan itu ialah persidangan profesional dua hari yang dianjurkan oleh sebuah persatuan rantaian bekalan rekaan. Nama, angka dan tarikh ialah nilai contoh sahaja. Pakej sebenar akan menggunakan fakta anda sendiri, dan perkara yang tidak diketahui ditandakan sebagai tidak diketahui.
Petikan di bawah mengikut urutan Event Blueprint: taklimat, garis masa, tanggungjawab, keputusan, soalan terbuka.
Petikan 1: taklimat projek
| Perkara | Catatan |
|---|---|
| Acara | Persidangan Amalan Rantaian Bekalan Tahunan, dua hari, Selangor (rekaan) |
| Tujuan | Berkongsi amalan dalam kalangan ahli dan menetapkan keutamaan persatuan untuk tahun akan datang |
| Khalayak | Ahli yang masih berkhidmat dan tetamu jemputan daripada badan rakan kongsi |
| Saiz perancangan | 250 perwakilan, sekadar ilustrasi, untuk disahkan daripada data pendaftaran tahun lepas |
| Format | Hari 1 pleno dan sesi panel. Hari 2 dua trek selari dan makan tengah hari untuk bertemu rakan sejawat |
| Julat tarikh | Julat tarikh yang ditetapkan oleh majlis, dengan dua tarikh yang dielakkan disenaraikan dalam pakej |
| Pembuat keputusan | Program: pengerusi sub-jawatankuasa pendidikan. Bajet: bendahari kehormat. Pembekal: setiausaha dengan kelulusan bendahari |
| Sudah dijanjikan | Satu kerusi panel ditawarkan kepada badan rakan kongsi. Tiada pembekal yang dilantik |
| Di luar skop | Jualan penajaan, produksi teknikal dan mesyuarat agung tahunan persatuan |
Petikan 2: jadual tarikh penting
| Tarikh penting | Dikira daripada acara | Penanggungjawab | Bergantung pada | Status |
|---|---|---|---|---|
| Skop dan taklimat diluluskan | 26 minggu sebelum | Majlis | Draf taklimat disemak | Terbuka |
| Keperluan venue dikeluarkan | 24 minggu sebelum | Setiausaha bersama ketua projek | Skop diluluskan | Belum bermula |
| Keputusan senarai pendek venue | 20 minggu sebelum | Bendahari dan majlis | Cadangan bertulis diterima | Belum bermula |
| Jemputan penceramah dihantar | 18 minggu sebelum | Pengerusi sub-jawatankuasa pendidikan | Bentuk program diluluskan | Belum bermula |
| Pendaftaran dibuka | 12 minggu sebelum | Setiausaha | Harga diluluskan, pembekal sistem dilantik | Belum bermula |
| Taklimat penceramah dikeluarkan | 6 minggu sebelum | Ketua projek | Penceramah disahkan | Belum bermula |
| Bilangan akhir kepada venue dan pengusaha katering | 2 minggu sebelum | Setiausaha | Tarikh tutup pendaftaran | Belum bermula |
| Dokumen serahan dikeluarkan | 2 minggu selepas | Ketua projek | Acara ditutup, akaun diselaraskan | Belum bermula |
Petikan 3: baris matriks tanggungjawab
| Tugas | Majlis | Setiausaha | Ketua projek | Pembekal |
|---|---|---|---|---|
| Meluluskan program | A | D | M | - |
| Menulis keperluan venue | D | A | B | - |
| Membandingkan cadangan venue | M | D | A dan B | Venue membekalkan cadangan |
| Mengendalikan sistem pendaftaran | M | A | D | B |
| Memberi taklimat kepada penceramah | D | M | A dan B | - |
| Bertanya kepada penasihat tentang soalan kebolehcapaian | A | B | D | Penasihat menjawab |
Petikan 4: baris log keputusan
| No. | Keputusan | Dibuat oleh | Tarikh | Kesan |
|---|---|---|---|---|
| K1 | Hari 2 akan menjalankan dua trek, bukan tiga | Pengerusi sub-jawatankuasa pendidikan | Minggu 24 | Keperluan bilik, bilangan penceramah |
| K2 | Makan tengah hari untuk bertemu rakan sejawat bagi perwakilan berdaftar sahaja | Majlis | Minggu 23 | Bilangan katering, kategori pendaftaran |
| K3 | Senarai pendek venue dihadkan kepada tiga | Setiausaha | Minggu 22 | Jadual lawatan tapak |
| K4 | Soalan untuk penasihat: susunan akses bagi perwakilan yang mempunyai keperluan mobiliti | Dibangkitkan oleh ketua projek | Minggu 21 | Senarai pendek venue, penanggungjawab: majlis |
Petikan 5: soalan terbuka
- Susun atur bilik mana yang boleh disahkan secara bertulis oleh venue dalam senarai pendek untuk pleno utama? Penanggungjawab: ketua projek. Diperlukan menjelang: keputusan venue.
- Adakah kerusi panel badan rakan kongsi mempunyai penceramah yang dinamakan? Penanggungjawab: pengerusi sub-jawatankuasa pendidikan. Diperlukan menjelang: jemputan penceramah.
- Apa nasihat penasihat tentang merakam pleno? Penanggungjawab: majlis. Diperlukan menjelang: pembukaan pendaftaran.
Menggunakan pakej
Semak pakej pada setiap tarikh penting. Rekodkan perubahan dalam log keputusan, dan pindahkan soalan terbuka kepada keputusan apabila dijawab.
Jika anda mahu seseorang memastikannya terkini dan menjalankan penyelarasan, lihat pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar. Untuk pembahagian peranan, lihat pembahagian tugas.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Catatan tentang persatuan rekaan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Persatuan dalam contoh ini tidak wujud. Taklimatnya menunjukkan jenis keputusan yang lazim dihadapi sesebuah jawatankuasa, dan perkara yang tidak diketahui, seperti bilangan perwakilan, ditandakan dengan jelas.
Pakej sebenar akan ditulis daripada dokumen anda sendiri, dengan tarikh dan pembuat keputusan anda sendiri.
Gunakan sendiri
Senarai semak kandungan pakej perancangan
Gunakan ini untuk menyemak bahawa pakej anda sendiri, daripada sumber mana pun, mempunyai bahagian yang penting.
- Taklimat dengan tujuan, khalayak, format, julat tarikh dan senarai di luar skop.
- Jadual tarikh penting dikira ke belakang daripada tarikh acara, masing-masing dengan penanggungjawab dan tugasan yang bergantung padanya.
- Matriks tanggungjawab dengan satu nama akauntabel bagi setiap baris.
- Log keputusan dengan tarikh, penanggungjawab dan apa yang terkesan akibat setiap keputusan.
- Senarai soalan terbuka dengan penanggungjawab dan tarikh diperlukan.
- Keperluan pembekal bagi setiap jenis pembekal.
- Kalendar komunikasi untuk penceramah dan perwakilan.
- Bahagian serahan: nama untuk dihubungi, fail dan langkah seterusnya.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda boleh membina pakej sendiri daripada susun atur ini.
- Acara anda kecil dan seorang individu memegang pelan.
- Kelulusan mudah dan tidak memerlukan rekod rasmi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa tidak sepakat dan memerlukan dokumen neutral untuk diluluskan.
- Kewangan atau perolehan memerlukan skop yang ditakrifkan sebelum berbelanja.
- Anda tidak mempunyai masa untuk menulis dan menyelenggara pakej.
Mahu pakej seperti ini ditulis untuk acara anda?
Event Blueprint menulis taklimat, jadual tarikh penting, matriks tanggungjawab, keperluan pembekal dan dokumen serahan daripada fakta anda sendiri, dengan perkara tidak diketahui ditandakan dengan jelas dan setiap baris ada penanggungjawab. Hantar taklimat yang anda ada, walaupun sebahagiannya belum diputuskan, dan kami membalas dengan apa yang akan dirangkumi oleh pakej itu.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah ini pakej sebenar?
Setiap nama, angka dan tarikh di sini adalah rekaan, ditulis untuk menunjukkan format.
Bolehkah saya menyalin jadual ini?
Boleh. Sesuaikan susun atur untuk acara anda sendiri dan gantikan setiap catatan dengan fakta anda sendiri.
Berapa panjang pakej penuh?
Panjangnya bergantung pada skop. Lihat yuran, skop dan sebut harga untuk faktor yang menentukannya.
Adakah pakej termasuk bajet?
Pakej menstrukturkan andaian bajet untuk diluluskan oleh penanggungjawab kewangan anda. Angkanya datang daripada anda dan sebut harga pembekal.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.