Cara menyimpan log keputusan acara
Seseorang berkata jawatankuasa bersetuju bulan lepas, orang lain mengingatinya berbeza, dan minit tidak menyebutnya.
Jawapan ringkas
Log keputusan acara ialah jadual berterusan bagi keputusan yang penting: apa diputuskan, oleh siapa, bila, atas asas apa, dan apa yang bergantung padanya. Ia juga memuatkan keputusan yang masih terbuka, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh.
Asingkan daripada minit. Minit merekodkan perbualan; log merekodkan hasil, di satu tempat, dalam bentuk yang boleh dicari.
Apa yang patut ada dalam log
Catat keputusan yang membelanjakan wang, mengubah skop, tarikh, venue atau program, mengikat organisasi kepada pihak luar, atau yang sedang ditunggu orang lain. Tugas rutin tidak perlu entri.
Keputusan yang masih terbuka juga perlu dimasukkan. Keputusan terbuka yang kelihatan dengan tarikh akhir lebih berguna daripada yang tersimpan dalam kepala seseorang.
Medan yang berbaloi
| Medan | Mengapa penting |
|---|---|
| ID dan tarikh | Supaya orang boleh merujuk dan melihat bila ia dibuat. |
| Keputusan | Satu ayat dalam bahasa mudah. |
| Penanggungjawab (pembuat keputusan) | Peranan yang berhak memutuskan, sepadan dengan matriks kuasa keputusan anda. |
| Pilihan dipertimbangkan | Mengelak alternatif sama dibangkitkan semula. |
| Sebab | Nota ringkas mengapa pilihan ini dipilih. |
| Status | Belum diputuskan, diputuskan, dibatalkan atau digantikan. |
| Bergantung pada / menyekat | Keputusan atau tugas yang menunggu keputusan ini. |
| Tarikh akhir | Bila keputusan terbuka mesti ditutup. |
| Dimaklumkan kepada | Siapa diberitahu, dan bila. |
Amalan untuk menjaga log
- Kemas kini log dalam satu hari bekerja selepas sebarang keputusan.
- Buka setiap mesyuarat jawatankuasa dengan membaca item terbuka dan tertunggak.
- Anggap Belum diputuskan sebagai status tersendiri: bukan ya dan bukan tidak.
- Apabila keputusan berubah, tambah baris baharu yang menggantikan yang lama. Jangan padam yang asal.
- Kongsi log terkini dengan jawatankuasa sebelum setiap mesyuarat.
Masalah yang sering berlaku
- Log dipegang seorang yang kemudian berhenti. Simpan di tempat yang boleh dibuka oleh urus setia dan pengerusi.
- Terlalu banyak entri, jadi tiada siapa membacanya.
- Keputusan direkodkan tanpa penanggungjawab, jadi tiada siapa boleh membukanya semula dengan betul.
- Keputusan lisan ahli kanan yang tidak pernah dicatat.
Menggunakan alat
Hamparan berfungsi. Pembina log keputusan menyusun medan yang sama dan menonjolkan keputusan yang tertunggak dan menyekat. Apa pun yang anda gunakan, uji dengan memasukkan satu item belum diputuskan dan satu item dibatalkan untuk melihat keduanya dipaparkan dengan betul.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Keputusan venue sebuah persatuan fiktif
Organisasi dan angka fiktif. Tarikh dan jumlah hanyalah ilustrasi.
Institut Profesional Pembungkusan Malaysia yang fiktif mencatat pilihan venue. Entri pertama merekodkan pilihan A dan B, penanggungjawab (pengerusi persidangan) dan tarikh akhir. Ia ditandakan Belum diputuskan selama tiga minggu.
Selepas kelulusan, baris dikemas kini kepada Diputuskan dengan sebab, dan tugas bergantung untuk deposit dipautkan. Apabila jawatankuasa kemudian mengalihkan tarikh, baris baharu menggantikan yang lama dan baris venue ditandakan untuk semakan.
| ID | Keputusan | Penanggungjawab | Status | Tarikh akhir | Menyekat |
|---|---|---|---|---|---|
| D-014 | Pilih venue A atau B | Pengerusi persidangan | Diputuskan | 15 Mac | Deposit, taklimat AV |
| D-015 | Alihkan tarikh acara seminggu | Jawatankuasa | Diputuskan | 2 Apr | Semakan D-014 |
| D-016 | Tetapkan yuran pendaftaran | Bendahari | Belum diputuskan | 20 Apr | Laman pendaftaran |
Gunakan sendiri
Templat log keputusan acara
Salin jadual ini ke hamparan kongsi dan tambah satu baris bagi setiap keputusan.
- Catat dalam satu hari bekerja.
- Keputusan terbuka perlu penanggungjawab dan tarikh akhir.
- Jangan padam keputusan yang berubah. Tanda sebagai digantikan.
| ID | Tarikh | Keputusan | Penanggungjawab | Pilihan | Sebab | Status | Tarikh akhir | Bergantung atau menyekat | Dimaklumkan kepada |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| D-001 | Belum diputuskan / Diputuskan / Dibatalkan | ||||||||
| D-002 |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Urus setia mengemas kini satu hamparan kongsi dan pengerusi membacanya.
- Ada kurang daripada kira-kira 30 keputusan dalam kitaran.
- Ahli jawatankuasa menghadiri mesyuarat secara konsisten.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa atau organisasi membuat keputusan bagi acara yang sama dan rekod bercanggah.
- Keputusan kerap dibuka semula dan tiada siapa dapat menunjukkan apa yang dipersetujui.
- Tiada masa untuk mengekalkan log terkini dan mengejar item terbuka.
Mahu log diselenggara untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan log keputusan, merekodkan keputusan semasa dibuat, mengejar item terbuka mengikut tarikh akhir dan membawa keputusan yang menyekat kepada jawatankuasa lebih awal. Kuasa memutuskan terletak pada peranan yang dinamakan dalam peraturan anda sendiri. Hantarkan keputusan yang sedang terbuka, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apa bezanya log keputusan dengan minit?
Minit merekodkan perbincangan. Log menyimpan hasil, penanggungjawab dan status dalam satu jadual yang boleh dicari.
Siapa patut menyimpannya?
Biasanya urus setia atau ketua projek, dengan pengerusi mengesahkan entri.
Bagaimana jika keputusan dibatalkan?
Tambah entri baharu yang menggantikan yang lama, dengan sebab. Biarkan yang asal kelihatan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.