Pengurusan program acara berulang
Organisasi anda menganjurkan acara sepanjang tahun, dan setiap satu dirancang dari awal oleh pasukan kecil yang sama.
Jawapan ringkas
Dalam pengurusan program berulang, kami merancang dan mengurus kalendar acara yang dipersetujui, seperti seminar, forum, mesyuarat ahli dan persidangan tahunan. Semuanya menggunakan satu kaedah perancangan, satu set dokumen dan satu set urusan pembekal. Jika acara memerlukan pakar produksi, audio visual, pentas, pendaftaran atau logistik, kami mensubkontrak dan menyelaraskan mereka.
Skop menetapkan acara yang termasuk, berapa banyak yang boleh berjalan serentak dan sejauh mana kami mengurus setiap satu. Anda tetap memegang kandungan program dan hubungan dengan ahli. Untuk satu acara, lihat pengurusan acara perkhidmatan penuh atau pengurusan projek secara penyumberan luar.
Sesuai untuk siapa
- Persatuan dan badan profesional yang menganjurkan seminar, forum dan mesyuarat ahli sepanjang tahun.
- Pasukan korporat dengan kalendar tetap majlis town hall, acara rakan kongsi dan persidangan dalaman.
- Urus setia tempat beberapa orang yang sama merancang setiap acara di samping kerja biasa mereka.
- Organisasi yang mahukan kualiti dan kawalan kos yang sama baik dari satu edisi ke edisi seterusnya.
- Pasukan yang menyediakan acara utama tahunan serta acara yang lebih kecil di antaranya.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Setiap acara dirancang dari awal, dan pengajaran edisi lalu hilang.
- Beberapa acara bertindih dan orang yang sama terbeban dengan semuanya.
- Terma pembekal berbeza bagi setiap acara, dan harga sukar dibandingkan.
- Dokumen, senarai semak dan garis masa wujud dalam format berbeza.
- Tiada sesiapa melihat keseluruhan tahun dalam satu pandangan.
Apa yang termasuk
- Kalendar program yang menunjukkan setiap acara, tarikh, penanggungjawab dan tugasan yang bergantung padanya.
- Satu kaedah perancangan dan satu set templat yang digunakan semula untuk setiap acara.
- Perancangan dan pengurusan setiap acara dalam skop yang dipersetujui.
- Urusan pembekal disemak sepanjang tahun, dengan pakar disubkontrak dan diselaraskan bagi setiap acara mengikut keperluan.
- Perancangan beban kerja, supaya tenaga kerja diagihkan secara realistik untuk acara yang bertindih.
- Semakan selepas setiap acara, dengan pengajaran dibawa ke edisi seterusnya.
- Ringkasan akhir tahun dengan cadangan untuk tahun berikutnya.
Apa yang tidak termasuk
- Kandungan program, penceramah dan hubungan dengan ahli, yang tetap di tangan anda.
- Acara di luar kalendar yang dipersetujui, melainkan skop diubah secara bertulis.
- Kelulusan undang-undang, keselamatan dan pelesenan, yang diserahkan kepada pihak berkelayakan.
- Kos pembekal dan venue, yang disebut harga dan diluluskan oleh anda sebelum sebarang komitmen.
Siapa bertanggungjawab untuk apa
| Bidang | Klien | Pasukan kami | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Kalendar dan keutamaan acara | Memutuskan dan meluluskan | Menyelenggara kalendar dan menandakan pertindihan | Tidak berkenaan |
| Program dan kandungan | Memutuskan dan meluluskan | Menyelaras input dan tarikh | Tidak berkenaan |
| Perancangan dan pelaksanaan setiap acara | Menjadi tuan rumah dan memutuskan | Mengurus skop yang dipersetujui | Menyampaikan kerja pakar mereka |
| Terma pembekal sepanjang tahun | Meluluskan cadangan | Membandingkan sebut harga dan menyelaraskan taklimat | Menyebut harga dan melaksanakan kerja mereka |
| Pengajaran dan penambahbaikan | Menyemak dan memutuskan | Mengendalikan semakan dan merekodkan tindakan | Memberi maklum balas bagi bahagian mereka |
Bagaimana perkhidmatan berjalan
- Kongsikan kalendar, atau acara yang anda jangka akan dianjurkan, bersama catatan edisi lalu.
- Setujui acara yang termasuk, sejauh mana kami mengurus setiap satu dan pelaporan secara bertulis.
- Kami menyediakan kalendar program, templat dan pelan pembekal untuk kelulusan anda.
- Kami merancang dan mengurus setiap acara secara bergilir, dengan pakar diselaraskan mengikut keperluan skop.
- Selepas setiap acara kami mengadakan semakan, dan menutup tahun dengan ringkasan.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca taklimat anda dan membalas dengan soalan atau cadangan skop. Jika sesuai, kami menyetujui skop secara bertulis dan menghantar sebut harga sebelum sebarang kerja bermula.
Jika anda mahu bermula dengan satu acara, kami boleh bermula di situ dan meluaskan skop kemudian.
Faktor yang mempengaruhi yuran
Sebut harga disediakan daripada taklimat anda setelah skop jelas, dengan faktor di sebalik yuran dan perkara yang boleh mengubahnya (lihat yuran dan sebut harga). Faktor utamanya:
- Bilangan acara dalam kalendar dan saiznya.
- Berapa banyak acara yang bertindih pada masa yang sama.
- Sejauh mana kami mengurus setiap acara, daripada sokongan perancangan hingga pengurusan penuh.
- Jumlah pengurusan di lokasi yang dipersetujui bagi setiap acara.
- Sama ada templat dan rekod edisi lalu sudah wujud.
- Kos pembekal, yang dikenakan mengikut sebut harga mereka sendiri dan berada di luar yuran pengurusan kami.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jarak jauh untuk acara di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan diatur di seluruh Malaysia mengikut ketersediaan, keperluan projek, skop yang dipersetujui dan kos. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Kos perjalanan dan penginapan dikenakan apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja: merancang kalendar acara berulang
Isikan ini bagi setiap acara dalam kalendar sebelum memutuskan sebanyak mana sokongan yang diperlukan program anda.
- Nama dan jenis acara.
- Anggaran julat tarikh.
- Anggaran julat kehadiran.
- Pembuat keputusan untuk program dan untuk bajet.
- Pilihan venue dan urusan pembekal yang sudah ada.
- Tarikh apabila pasukan yang sama juga sibuk dengan acara lain.
- Apa yang boleh dikendalikan pasukan dan apa yang memerlukan pengurusan luar.
- Pengajaran daripada edisi lalu yang patut membentuk edisi ini.
Guna alat percuma: Perancang kapasiti kalendar acara berkala
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda hanya menganjurkan satu atau dua acara setahun dan pasukan sudah biasa dengan rutinnya.
- Templat dan terma pembekal sudah ada.
- Acara jarang bertindih.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Anda menganjurkan acara sepanjang tahun dan setiap satu bermula dari halaman kosong.
- Acara bertindih dan pasukan anda terlalu terbeban.
- Anda mahukan kualiti yang konsisten dan pandangan menyeluruh tentang tahun itu.
Mahu bantuan menjalankan keseluruhan kalendar?
Hantarkan senarai acara yang anda anjurkan dalam setahun, dengan anggaran tarikh dan kehadiran. Kami akan membalas dengan cadangan skop, yang boleh bermula dengan satu acara atau merangkumi keseluruhan program.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami bermula dengan satu acara?
Boleh. Program boleh bermula dengan satu acara, dan skop boleh diluaskan setelah kaedah berjalan.
Adakah anda menyediakan audio visual dan pentas untuk setiap acara?
Kami menyelaraskannya. Pakar disubkontrak bagi setiap acara mengikut keperluan skop, dan anda berurusan dengan kami sebagai satu pihak untuk dihubungi.
Adakah ia hanya untuk persatuan?
Tidak. Pasukan korporat dengan kalendar acara tetap juga boleh menggunakannya.
Apakah langkah pertama yang biasa?
Biasanya Event Blueprint atau penilaian perancangan untuk menetapkan kaedah, kemudian pengurusan setiap acara.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.