Pembahagian tugas: klien, ketua projek dan pembekal
Tulis tanggungjawab sebelum kerja bermula, supaya tiada apa-apa tercicir antara anda, ketua projek dan pembekal.
Jawapan ringkas
Klien memutuskan dan meluluskan. Ketua projek merancang, menyelaras dan memastikan keputusan serta tindakan kelihatan. Pembekal pakar menyampaikan kerja teknikal dan operasi mereka sendiri. Kebanyakan masalah dalam acara bermula apabila dua pihak menganggap pihak lain memegang sesuatu tugas.
Tulis pembahagian itu bagi setiap bidang acara sebelum kerja bermula, dan simpan satu nama yang bertanggungjawab pada setiap baris. Jadual di bawah ialah titik permulaan untuk disesuaikan.
Tiga peranan dalam satu ayat setiap satu
- Klien: bertanggungjawab atas acara, tujuannya, program, bajet dan setiap kelulusan.
- Ketua projek: bertanggungjawab atas pelan dan susulan, dalam skop bertulis, tanpa mengambil alih keputusan yang menjadi milik klien.
- Pembekal pakar: menyampaikan perkhidmatan mereka dan bertanggungjawab di bawah kontrak masing-masing.
Jadual tanggungjawab
| Bidang | Klien | Ketua projek | Pembekal pakar |
|---|---|---|---|
| Tujuan, khalayak dan program | Memutuskan dan meluluskan | Merekodkan keputusan, menandakan perkara yang tertinggal | Tidak berkenaan |
| Penceramah dan kandungan | Memilih dan meluluskan | Menjejak jemputan, taklimat dan tarikh akhir | Tidak berkenaan |
| Bajet dan kontrak | Meluluskan, menandatangani dan membayar | Menyediakan perbandingan dan mengemas kini status bajet | Memberi sebut harga, kontrak dan invois |
| Pemilihan venue | Meluluskan pilihan | Menulis keperluan, membandingkan cadangan, menyelaras soalan tapak | Venue menyediakan kemudahan dan mengesahkan secara bertulis |
| Audio visual, pentas dan penstriman | Meluluskan pembekal dan taklimat | Menyelaras serahan dan menyemak pelan terhadap program | Mereka bentuk, membekal dan mengendalikan |
| Katering | Meluluskan menu dan bilangan | Menyelaras maklumat diet dan masa | Menyediakan dan menghidang |
| Pendaftaran dan data perwakilan | Memegang data dan dasar | Menetapkan langkah proses bersama pembekal | Mengendalikan sistem pendaftaran |
| Komunikasi dengan perwakilan dan penceramah | Meluluskan mesej | Menyimpan kalendar komunikasi dan draf | Menghantar melalui sistem mereka jika dilantik |
| Penaja dan pempamer | Memegang hubungan dan komitmen | Menyimpan senarai semak penyampaian bagi apa yang dijanjikan | Membekalkan bahan dan kakitangan mereka sendiri |
| Undang-undang, keselamatan, kebolehcapaian dan permit | Mendapatkan jawapan daripada pihak berkelayakan | Menyenaraikan soalan dan merekodkan jawapan | Memberi nasihat dalam bidang masing-masing |
| Penyelarasan di lokasi | Hadir dan memutuskan | Hadir seperti dipersetujui dalam skop | Mengendalikan kawasan masing-masing |
| Pelaporan dan serahan | Menyemak dan mengesahkan | Menyediakan laporan dan dokumen serahan | Memberi dokumen penutup mereka |
Cara peranan ini bersambung
- Soalan undang-undang, keselamatan, kebolehcapaian, privasi dan akreditasi diserahkan kepada penasihat berkelayakan, dan ketua projek menyenaraikan soalan serta merekodkan jawapan.
- Produksi teknikal dilaksanakan oleh pembekal pakar. Jika skop yang dipersetujui memerlukannya, kami melantik dan menyelaras mereka sebagai pakar subkontrak.
- Strategi penajaan, pencarian penaja dan perkongsian boleh ditambah ke dalam skop yang dipersetujui, dan penyelarasan apa yang dijanjikan kepada penaja sentiasa menjadi sebahagian daripada kerja. Pendapatan penajaan bergantung pada khalayak dan pasaran anda.
- Kehadiran di lokasi dan kuasa membuat komitmen wang ditetapkan dalam skop bertulis.
Satu nama bertanggungjawab bagi setiap baris
Baris dengan dua orang bertanggungjawab sebenarnya tiada seorang pun. Baris tanpa sesiapa akan terdedah pada hari acara. Gunakan pembina matriks tanggungjawab untuk menandakan siapa bertanggungjawab, akauntabel, dirunding dan dimaklumkan bagi setiap tugas, dan untuk melihat baris tanpa penanggungjawab atau dengan dua penanggungjawab.
Label peranan tanpa nama berfungsi apabila nama sensitif atau belum diputuskan.
Pastikan ia sentiasa terkini
Semak jadual pada setiap tarikh penting dan apabila pembekal ditambah atau seseorang bertukar peranan. Rekodkan perubahan dalam log keputusan supaya sejarahnya jelas. Lihat cara satu penglibatan berjalan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perkara tercicir (rekaan) tentang siapa menghantar peringatan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Pada sebuah forum ahli farmasi rekaan, pembekal pendaftaran menganggap urus setia menghantar peringatan pembayaran, dan urus setia menganggap sistem pembekal yang melakukannya. Seminggu sebelum acara, 40 perwakilan telah mendaftar tetapi belum membayar.
Ketua projek menemui perkara yang tercicir itu dalam semakan matriks, apabila baris 'peringatan pembayaran' tidak menunjukkan penanggungjawab. Klien menugaskannya kepada urus setia, pembekal membekalkan senarai perwakilan yang belum membayar, dan matriks kini menamakan kedua-duanya.
Gunakan sendiri
Baris matriks tanggungjawab untuk disalin
Tambah satu baris bagi setiap tugas. Gunakan B untuk bertanggungjawab, A untuk akauntabel, D untuk dirunding dan M untuk dimaklumkan. Sasarkan tepat satu A bagi setiap baris.
| Tugas | Klien | Ketua projek | Pembekal (namakan jenisnya) | Tarikh keputusan |
|---|---|---|---|---|
| Meluluskan program | A | M | - | Tarikh |
| Menulis taklimat venue | D | A dan B | - | Tarikh |
| Mengendalikan sistem pendaftaran | A | D | B | Tarikh |
| Menghantar peringatan pembayaran | A | D | B | Tarikh |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda kecil, peranan jelas dan pembekal sedikit.
- Seorang individu boleh memegang seluruh matriks dan memastikannya terkini.
- Anda pernah bekerja dengan pembekal yang sama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa atau jabatan masing-masing menganggap orang lain bertanggungjawab atas sesuatu tugas.
- Anda menambah ketua projek dan memerlukan sempadan ditulis.
- Bahagian perolehan mahu melihat siapa akauntabel bagi apa.
Mahu pembahagian ditulis untuk acara anda?
Jika acara anda mempunyai penanggungjawab yang bertindih atau tugas yang tiada sesiapa pegang, ketua projek boleh menggubal matriks tanggungjawab daripada taklimat anda, menandakan baris tanpa penanggungjawab dan memastikannya terkini sepanjang pelaksanaan. Hantar senarai bidang yang anda tidak pasti, dan kami membalas dengan cadangan matriks.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa akauntabel jika pembekal gagal?
Pembekal bertanggungjawab atas perkhidmatannya di bawah kontraknya. Ketua projek menyelaras tindak balas, dan klien memutuskan sebarang akibat.
Bolehkah ketua projek menandatangani kontrak?
Kuasa untuk membuat komitmen wang atau menandatangani ditetapkan dalam skop bertulis. Biasanya, klien meluluskan dan menandatangani.
Adakah jadual ini terpakai untuk acara kakitangan?
Strukturnya terpakai. Untuk acara kakitangan, tambah HR dan penaja eksekutif sebagai klien. Lihat acara kakitangan dan dalaman.
Di mana saya boleh melihat contoh kerja?
Contoh pakej perancangan menunjukkan baris matriks tanggungjawab dalam konteks. Ia menggunakan acara rekaan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.