Petakan pihak berkepentingan acara dan tanggungjawab mereka
Orang yang berlainan mengharapkan perkara yang berlainan daripada acara anda, dan sebahagian hanya bersuara apabila sesuatu berubah.
Jawapan ringkas
Daftar pihak berkepentingan menyenaraikan setiap orang atau kumpulan yang mempunyai kepentingan dalam acara, apa yang mereka perlukan, sebanyak mana suara mereka, dan siapa dalam pasukan anda yang menjaga hubungan itu. Ia jadual kerja yang disemak pada setiap mesyuarat jawatankuasa.
Kegunaan utamanya ialah mendedahkan jurang: orang yang meluluskan tetapi tiada siapa pernah berbincang dengannya, penaja dana yang mempunyai jangkaan pelaporan, wakil venue yang bertukar, atau kumpulan yang terjejas tetapi tidak pernah dirujuk.
Siapa yang termasuk dalam daftar
- Pembuat keputusan: penaung, pengerusi, bendahari, majlis atau lembaga, penaja dana.
- Pihak penyampaian: ahli jawatankuasa, sukarelawan, venue, pembekal, penceramah, penganjur bersama.
- Peserta dan pemberi pengaruh: kategori ahli, majikan yang meluluskan kehadiran, persatuan rakan kongsi.
- Kumpulan yang terjejas: jiran venue, jabatan lain, kakitangan yang menggantikan peserta.
- Pihak berkuasa dan pakar yang jawapannya anda perlukan, seperti pelesenan, akreditasi atau perlindungan data. Catat soalan yang perlu dijawab pihak itu, bukan jawapannya.
Langkah membinanya
- Senaraikan nama dan kumpulan bersama dua atau tiga ahli jawatankuasa, dengan merujuk piagam dan skop.
- Bagi setiap satu, tulis apa yang mereka perlukan daripada acara dan apa yang boleh mereka hentikan atau ubah jika tidak berpuas hati.
- Nilai pengaruh dan minat sebagai tinggi, sederhana atau rendah, dan kumpulkan: urus rapat, kekalkan kepuasan, kekalkan makluman, pantau.
- Namakan penanggungjawab bagi setiap hubungan, mengikut jawatan, dan tarikh hubungan seterusnya.
- Hubungkan dengan peranan dalam matriks tanggungjawab supaya setiap soalan pihak berkepentingan ada orang untuk menjawabnya.
Cara kumpulan dikendalikan
| Kumpulan | Pengaruh dan minat | Cara mengendalikan |
|---|---|---|
| Urus rapat | Tinggi dan tinggi | Hubungan tetap, libatkan dalam keputusan, rekod persetujuan. |
| Kekalkan kepuasan | Pengaruh tinggi, minat lebih rendah | Makluman ringkas pada peringkat penting, tanpa kejutan. |
| Kekalkan makluman | Pengaruh lebih rendah, minat tinggi | Komunikasi jelas, laluan untuk bertanya. |
| Pantau | Rendah dan rendah | Semak pada mesyuarat kajian semula. |
Memastikannya hidup
Semak daftar pada setiap mesyuarat jawatankuasa untuk nama baharu, peranan yang berubah dan janji yang dibuat. Catat persetujuan dan permintaan terbuka dalam log keputusan.
Hadkan butiran peribadi kepada apa yang diperlukan pasukan, hadkan siapa yang boleh melihatnya, dan tanya orang yang bertanggungjawab terhadap perlindungan data jika anda tidak pasti apa yang sesuai.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Daftar rekaan untuk forum anjuran bersama
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Dua persatuan rekaan menganjurkan forum sehari bersama. Daftar mempunyai empat belas baris. Penaja dana berpengaruh tinggi dan berminat sederhana, dikendalikan bendahari, dengan nota kemajuan perlu dihantar sebelum deposit venue.
Semasa membinanya, urus setia mendapati tiada siapa bertanggungjawab atas hubungan dengan presiden persatuan rakan kongsi, yang boleh meluluskan penggunaan logonya. Naib pengerusi dinamakan penanggungjawab, dengan panggilan ditempah dalam seminggu.
Gunakan sendiri
Daftar pihak berkepentingan
Salin jadual ini ke dalam hamparan kongsi. Tambah satu baris bagi setiap orang atau kumpulan, dan namakan jawatan, bukan hanya orang.
| Pihak berkepentingan | Peranan dalam acara | Apa yang diperlukan | Pengaruh | Minat | Penanggungjawab hubungan (jawatan) | Hubungan seterusnya dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa kecil dan mengenali kebanyakan pihak berkepentingan.
- Ada seorang penaung yang jelas dan laluan kelulusan yang pendek.
- Seseorang akan mengemas kini daftar selepas setiap mesyuarat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penganjur bersama, penaja dana dan majlis masing-masing mempunyai jangkaan berbeza dan tiada yang bersetuju siapa bercakap dengan siapa.
- Hubungan pihak berkepentingan bergantung pada seorang yang akan meninggalkan jawatan.
- Ketua projek diperlukan untuk memegang jadual hubungan dan menandakan konflik awal.
Mahu hubungan pihak berkepentingan diurus dan tidak hanya disenaraikan?
Ketua projek persidangan yang terhad skopnya boleh membina daftar bersama jawatankuasa anda, menetapkan penanggungjawab hubungan bagi setiap pihak berkepentingan, dan menjalankan jadual hubungan, menandakan keputusan yang memerlukan orang yang meluluskan. Jika aliran kerja itu tugas anda, ketua menyelaras dan melapor; orang yang meluluskan di pihak anda kekal membuat keputusan. Hantarkan senarai pihak berkepentingan anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak pihak berkepentingan patut ada dalam daftar?
Sepuluh hingga dua puluh adalah lazim untuk acara profesional. Jika lebih panjang, kumpulkan yang kecil.
Siapa yang patut menjaga daftar?
Ketua harian, dengan setiap baris diberikan kepada penanggungjawab hubungan. Semak pada setiap mesyuarat jawatankuasa.
Adakah daftar pihak berkepentingan sama dengan RACI?
Tidak. Daftar merekodkan siapa yang penting dan apa yang mereka perlukan. Matriks tanggungjawab merekodkan siapa yang melakukan, meluluskan, memberi nasihat dan dimaklumkan bagi setiap tugas.
Patutkah penceramah dan penaja ada di dalamnya?
Ya, sebagai pihak penyampaian atau penaja dana, dengan orang yang menjaga hubungan itu. Daftar merekodkan hubungan, bukan terma komersial.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.