Yuran, skop dan proses sebut harga
Sebelum membawa keputusan kepada jawatankuasa atau pasukan kewangan, anda perlu tahu cara sokongan diberi harga.
Jawapan ringkas
Yuran disebut harga bagi setiap taklimat, kerana yuran bergantung pada skop acara dan tahap sokongan anda. Di bawah ialah asas sebut harga, cara perubahan skop dikendalikan dan apa yang perlu anda minta secara bertulis.
Sebut harga yang baik membolehkan pihak kewangan atau perolehan anda melihat apa yang termasuk, apa yang dikecualikan, apa yang boleh mengubah yuran dan siapa akauntabel.
Cara proses berjalan
- Anda menghantar taklimat, termasuk apa yang telah diputuskan dan apa yang masih terbuka.
- Semakan kesesuaian mengesahkan sama ada pelan bertulis, ketua projek atau pengurus sementara sesuai dengan keadaan.
- Skop bertulis disediakan, menamakan ketua, serahan, pengecualian, tarikh semakan dan faktor di sebalik yuran.
- Sebut harga dikeluarkan untuk skop itu bagi kelulusan anda.
- Kerja bermula selepas anda meluluskan skop dan sebut harga secara bertulis.
Asas sebut harga
| Tahap sokongan | Faktor yang membentuk yuran |
|---|---|
| Event Blueprint (pelan bertulis) | Saiz dan bilangan elemen program; bilangan pembuat keputusan dan pusingan semakan; bahan boleh guna semula yang ada; bilangan jenis pembekal yang memerlukan keperluan; tempoh semakan yang dipendekkan |
| Ketua projek (penyelarasan) | Tempoh penglibatan; bilangan aliran kerja dan pembekal; kehadiran di lokasi yang dipersetujui dalam skop; kekerapan pelaporan; bilangan pihak berkepentingan dan lapisan kelulusan |
| Pengurus acara sementara (tenaga khusus) | Hari atau jam tenaga yang dipersetujui; pecahan di lokasi dan jauh; tarikh mula dan notis; skop tugas dan keputusan yang diwakilkan |
| Penilaian perancangan | Bilangan dokumen disemak; bilangan temu bual; kedalaman pelan tindakan |
Apa yang perlu dinyatakan oleh sebut harga
- Skop, dalam senarai yang boleh disemak pembaca terhadap taklimat.
- Apa yang dikecualikan, ditulis dengan jelas.
- Siapa mengetuai kerja dan siapa yang mengganti jika dia tidak dapat hadir.
- Serahan, dengan format dan tarikh semakan.
- Apa yang mesti dibekalkan oleh klien, dan menjelang bila.
- Faktor yang akan mengubah yuran.
- Bagaimana perubahan skop dimohon, diberi harga dan diluluskan.
- Apa yang termasuk dalam yuran dan apa yang di luarnya, seperti kos pembekal, yang dibayar di bawah kontrak pembekal sendiri.
Cara perubahan skop dikendalikan
Apabila permintaan terkeluar daripada skop bertulis, ketua projek menyatakan perubahan itu, kesannya terhadap kerja dan asas yuran, dan menunggu kelulusan bertulis anda sebelum meneruskan.
Perubahan kecil yang masih dalam skop, seperti mengubah sedikit tarikh penting, direkodkan dalam log keputusan tanpa sebut harga baharu. Perubahan pada saiz program, bilangan trek, bilangan pusingan semakan atau hari di lokasi ialah perubahan skop.
Kos pembekal dikira berasingan
Kos venue, katering, audio visual, sistem pendaftaran dan sebagainya dibayar kepada pembekal di bawah sebut harga dan kontrak mereka sendiri. Ketua projek membandingkan cadangan atas asas yang sama, tetapi klien meluluskan dan menandatangani.
Untuk menyediakan bajet anda sendiri bagi kelulusan, pembina ringkasan kelulusan bajet menukar kos terperinci, andaian dan pengecualian menjadi ringkasan sedia kewangan.
Apa yang perlu diminta secara bertulis
Sebelum meluluskan sebarang sebut harga, daripada kami atau pembekal lain, kemukakan soalan ini secara bertulis dan simpan jawapannya bersama skop. Senarai semak di bawah boleh digunakan seperti sedia ada.
Liputan
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan dari jauh di mana-mana di Malaysia, dan sokongan di lokasi serta perjalanan diatur apabila perlu, bergantung pada ketersediaan, keperluan projek, skop yang dipersetujui dan kos. Hari di lokasi dipersetujui bagi setiap taklimat, dan kos perjalanan serta penginapan dicaj apabila ia sebahagian daripada skop. Lihat kawasan dan urusan di lokasi dan cara satu penglibatan berjalan.
Untuk membaca sebut harga yang anda terima, lihat SST dan caj perkhidmatan pada sebut harga acara dan venue.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perbandingan rekaan dua sebut harga
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah institut perbankan rekaan menerima dua sebut harga untuk penyelarasan persidangan sehari. Sebut harga A menyenaraikan tiga pusingan semakan, mengecualikan hari di lokasi dan menyatakan kos pembekal secara berasingan. Sebut harga B menyenaraikan satu pusingan semakan, termasuk dua hari di lokasi dan tidak menyebut kos pembekal.
Pegawai perolehan institut itu tidak dapat membandingkannya sehingga kedua-duanya dinyatakan semula atas andaian yang sama. Beliau meminta setiap pembekal mengesahkan pusingan semakan, hari di lokasi, pengecualian dan cara perubahan dikendalikan secara bertulis, kemudian membandingkan jawapan dalam satu jadual.
Gunakan sendiri
Perbandingan sebut harga dan senarai semak soalan bertulis
Kemukakan setiap soalan kepada setiap pembekal dan rekodkan jawapan bersebelahan.
| Soalan | Pembekal A | Pembekal B | Pembekal C |
|---|---|---|---|
| Apa yang dalam skop, disenaraikan satu demi satu? | |||
| Apa yang dikecualikan? | |||
| Siapa mengetuai, dan siapa yang mengganti jika dia tidak dapat hadir? | |||
| Berapa pusingan semakan dan hari di lokasi disertakan? | |||
| Apa serahan, dalam format apa, pada tarikh semakan mana? | |||
| Faktor apa yang akan mengubah yuran? | |||
| Bagaimana perubahan skop dimohon, diberi harga dan diluluskan? | |||
| Jadual pembayaran dan terma apa yang terpakai, dan apa yang berlaku jika penglibatan tamat awal? | |||
| Apa yang mesti dibekalkan oleh klien, dan menjelang bila? |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda boleh melakukan kerja secara dalaman dan hanya memerlukan templat.
- Satu tugas kecil tidak memerlukan sebut harga.
- Pasukan anda mempunyai masa, tenaga dan kelulusan yang diperlukan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kewangan memerlukan skop yang ditakrifkan dan sebut harga bertulis sebelum meluluskan perbelanjaan.
- Anda membandingkan beberapa pembekal dan memerlukan mereka atas asas yang sama.
- Anda mahu kejelasan tentang kos sesuatu perubahan sebelum ia berlaku.
Mahu sebut harga berdasarkan taklimat anda sendiri?
Ketua projek boleh menjalankan semakan kesesuaian, menulis skop dengan pengecualiannya dan mengeluarkan sebut harga yang boleh disemak baris demi baris oleh pasukan kewangan anda. Yuran ditetapkan bagi setiap taklimat dan dinyatakan secara bertulis sebelum apa-apa bermula. Hantarkan taklimat anda, walaupun separa, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana yuran ditentukan?
Yuran bergantung pada skop, jadi sebut harga ditulis untuk taklimat anda. Ia menyatakan yuran dan faktor di sebaliknya.
Bolehkah saya mendapat anggaran sebelum menghantar taklimat penuh?
Hantar apa yang ada. Semakan kesesuaian boleh mengesahkan tahap sokongan yang betul, dan sebut harga menyusul apabila skop jelas.
Adakah kos pembekal termasuk dalam yuran?
Kos pembekal dibayar di bawah kontrak pembekal sendiri, dan sebut harga menyatakannya dengan jelas.
Apa yang berlaku jika acara ditangguhkan?
Minta terma secara bertulis sebelum anda meluluskan sebut harga. Perjanjian patut menyatakan apa yang berlaku pada skop dan yuran jika tarikh berubah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.