Event Blueprint: pelan sebelum anda membuat komitmen
Anda perlukan pelan bertulis sebelum membuat komitmen kepada venue dan pembekal.
Jawapan ringkas
Event Blueprint ialah perkhidmatan perundingan perancangan acara kami. Ia menukar idea anda kepada pelan bertulis: skop, taklimat, permintaan cadangan (RFP), garis masa, rangka bajet, senarai semak dan pembahagian tanggungjawab. Ia disediakan oleh orang yang berpengalaman dalam pengurusan acara profesional.
Anda boleh melaksanakan pelan itu bersama pasukan dan pembekal sendiri, atau meminta kami meneruskannya melalui pengurusan projek atau pengurusan perkhidmatan penuh. Dalam kedua-dua keadaan, blueprint menjadi asas skop kerja.
Sesuai untuk siapa
- Persatuan, jawatankuasa dan pasukan korporat yang akan melaksanakan acara sendiri tetapi belum mempunyai pelan bertulis.
- Penanggungjawab persidangan dan acara yang perlu menunjukkan skop yang jelas kepada pihak kewangan atau perolehan sebelum perbelanjaan diluluskan.
- Pasukan yang menyediakan edisi pertama, atau mengambil alih acara yang perancangannya tidak pernah didokumenkan.
- Penganjur yang membandingkan cadangan venue dan pembekal dan mahu setiap pembekal membuat sebut harga berdasarkan keperluan yang sama.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Jawatankuasa tidak sepakat tentang tujuan acara dan siapa yang membuat keputusan.
- Pembekal membuat sebut harga berdasarkan andaian berbeza, jadi sebut harga tidak dapat dibandingkan.
- Pihak kewangan tidak meluluskan bajet tanpa skop yang jelas.
- Orang yang mengetahui pelan itu sudah berhenti, dan tiada apa-apa yang ditulis.
- Tiada siapa dapat menyatakan apa yang perlu berlaku dahulu, atau menjelang bila.
Apa yang termasuk
- Skop acara bertulis: tujuan, hadirin, format, bentuk program, serta apa yang termasuk dan tidak.
- Taklimat projek yang boleh digunakan oleh pembekal dan ahli jawatankuasa.
- Permintaan cadangan (RFP) dan keperluan pembekal, supaya sebut harga dibandingkan atas asas yang sama.
- Garis masa perancangan dengan tarikh keputusan dan tugasan yang perlu siap dahulu.
- Rangka bajet yang menunjukkan bidang kos utama dan andaian di sebaliknya.
- Senarai semak dan pembahagian tanggungjawab antara pasukan anda, jawatankuasa dan pembekal.
- Dokumen serah tugas supaya pelan tidak hilang apabila kakitangan bertukar. Lihat contoh pakej perancangan untuk formatnya.
Apa yang kekal pada anda atau diskopkan berasingan
- Melaksanakan acara diskopkan berasingan, sama ada melalui pengurusan projek atau pengurusan perkhidmatan penuh.
- Keputusan yang menjadi hak organisasi anda, seperti program, penceramah dan kelulusan bajet, kekal pada anda.
- Soalan undang-undang, keselamatan, kebolehcapaian dan permit diserahkan kepada pihak yang berkelayakan. Pakej menyenaraikannya sebagai soalan untuk ditanya.
Siapa uruskan apa
| Bidang | Anda | Kami | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Program dan penceramah | Memutuskan dan meluluskan | Merekod keputusan dan menandakan perkara yang tertinggal | Tidak berkenaan |
| Kelulusan bajet | Menetapkan dan meluluskan | Menyusun andaian perancangan | Memberi sebut harga |
| Skop, taklimat dan garis masa | Menyemak dan mengesahkan | Menyediakan dokumen | Memberi input tentang keperluan masing-masing |
| Keperluan pembekal dan RFP | Meluluskan senarai akhir | Merangka keperluan bagi setiap jenis pembekal | Mengesahkan apa yang boleh disampaikan |
| Melaksanakan pelan | Menjalankannya, atau meminta kami mengambil alih | Hanya jika ditambah ke dalam skop | Menyampaikan kerja pakar |
Bagaimana kerjasama berjalan
- Kongsikan taklimat ringkas, walaupun ada bahagian yang belum diputuskan.
- Kami bersetuju secara bertulis tentang skop blueprint dan tarikh semakan.
- Kami menyemak draf bersama pembuat keputusan anda, satu bahagian pada satu masa.
- Anda menerima pakej siap dan sesi penerangan serah tugas.
- Anda memutuskan sama ada mahu melaksanakannya sendiri atau meminta kami meneruskannya.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca mesej anda dan membalas dengan beberapa soalan, supaya skop berasaskan fakta. Jika perlu, kami aturkan perbualan ringkas untuk mengesahkan apa yang blueprint patut liputi.
Sebut harga bertulis menyusul setelah skop jelas, dan ia menyatakan apa yang termasuk serta apa yang boleh mengubah yuran (lihat yuran dan sebut harga). Anda yang memutuskan sama ada mahu meneruskan.
Apa yang menentukan yuran
Yuran mengikut skop yang dipersetujui, dan sebut harga menyatakan faktor di sebaliknya. Faktor utamanya:
- Saiz dan bilangan elemen program, misalnya sesi penuh sahaja atau beberapa trek selari.
- Bilangan pembuat keputusan dan pusingan semakan.
- Berapa banyak bahan sedia ada yang boleh digunakan semula.
- Bilangan jenis pembekal yang memerlukan keperluan bertulis.
- Garis masa, termasuk tempoh semakan yang dipendekkan.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jarak jauh untuk acara di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan diatur di seluruh Malaysia mengikut ketersediaan, keperluan projek, skop yang dipersetujui dan kos. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Blueprint kebanyakannya berasaskan dokumen, jadi mudah dikerjakan secara jarak jauh. Kos perjalanan dan penginapan dicaj apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Bandingkan dengan tahap sokongan lain
- Mahu seluruh acara diuruskan: pengurusan acara perkhidmatan penuh.
- Sudah ada pelan dan perlukan penyelarasan: pengurusan projek acara secara penyumberan luar.
- Perlukan tenaga khusus jangka pendek: pengurus acara sementara.
- Lihat semua pilihan dalam gambaran keseluruhan perkhidmatan.
Gunakan sendiri
Senarai semak skop: apa yang mesti ada dalam pakej perancangan yang baik
Gunakan senarai ini untuk menilai mana-mana pakej perancangan, daripada kami atau pembekal lain.
- Tujuan, hadirin dan format dinyatakan dalam beberapa baris.
- Skop dengan perkara yang termasuk dan tidak termasuk secara jelas.
- Tarikh dan tugasan yang bergantung antara satu sama lain ditunjukkan pada garis masa.
- Pembuat keputusan yang dinamakan untuk program, bajet, penceramah dan pembekal.
- Pembahagian tanggungjawab untuk klien, ketua projek dan setiap pembekal.
- Keperluan pembekal yang boleh dilampirkan pada permintaan cadangan.
- Rangka bajet dengan andaiannya ditulis.
- Senarai soalan terbuka, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh keputusan.
- Dokumen serah tugas: nama untuk dihubungi, keputusan yang dibuat, fail dan langkah seterusnya.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda sudah pernah mengendalikan format ini dan hanya perlu mengemas kini dokumen.
- Seorang pegawai bertanggungjawab atas pelan dan ada masa untuk menulisnya.
- Tiada kelulusan perolehan yang bergantung pada skop yang jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa tidak sepakat tentang skop.
- Pihak kewangan mahukan skop yang boleh dipertahankan sebelum meluluskan perbelanjaan.
- Pembekal terus membuat sebut harga berdasarkan andaian berbeza.
Mahu pelan anda ditulis sebelum pembekal dipilih?
Jika idea acara sudah dipersetujui tetapi skop, garis masa dan tanggungjawab belum ditulis, Event Blueprint menukarnya kepada dokumen yang boleh diluluskan jawatankuasa anda. Hantarkan taklimat yang ada, walaupun ada bahagian yang belum diputuskan. Kami membalas dengan apa yang blueprint patut liputi untuk acara anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah blueprint termasuk menjalankan acara?
Pada asasnya tidak. Ia ialah set dokumen perancangan yang ditetapkan. Jika anda mahu kami menjalankan acara, ia diurus secara berasingan melalui pengurusan projek atau pengurusan perkhidmatan penuh.
Bolehkah saya gunakan blueprint untuk tender?
Boleh. Keperluan pembekal ditulis supaya boleh dilampirkan pada permintaan cadangan dan sebut harga dibandingkan atas asas yang sama.
Bolehkah blueprint disambung kepada pengurusan projek?
Boleh. Skop blueprint menjadi titik permulaan untuk pengurusan projek secara penyumberan luar atau pengurusan perkhidmatan penuh.
Adakah blueprint berguna untuk acara yang berulang?
Ya, apabila perancangan terdahulu tidak pernah ditulis atau pasukan sudah bertukar. Ia merekodkan apa yang biasanya diperlukan dalam serah tugas.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.