Merancang persidangan atau seminar pertama syarikat anda: bermula di mana
Pengurus meminta anda mengendalikan persidangan syarikat, dan anda belum pernah melakukannya.
Jawapan ringkas
Mulakan dengan lima keputusan, mengikut susunan ini: mengapa acara diadakan, untuk siapa, bila boleh diadakan, siapa membayar dan meluluskan, dan format apa yang sesuai. Semua yang lain, daripada venue hingga katering, mengikut jawapan ini, dan menulisnya pada satu halaman ialah langkah pertama terbaik.
Banyak acara pertama berjalan lancar apabila penganjur mengekalkan skop kecil, menulis perkara dan bertanya soalan yang sama kepada pembekal. Ikuti susunan kerja dan halaman seterusnya untuk dibaca pada setiap langkah.
Lima keputusan yang dibuat dahulu
| Keputusan | Soalan untuk dijawab | Ke mana ia membawa |
|---|---|---|
| Tujuan | Apa yang peserta perlu tahu, putuskan atau lakukan selepas itu? | Program dan format |
| Hadirin | Siapa yang mesti hadir, dan berapa orang dijangka? | Saiz venue dan jemputan |
| Tempoh tarikh | Tarikh mana sesuai untuk pemimpin, penceramah dan hadirin? Ada pertembungan dengan cuti umum atau penggal sekolah? | Ketersediaan venue |
| Bajet dan kelulusan | Siapa meluluskan perbelanjaan, dan apa hadnya? | Sebut harga pembekal dan kelulusan |
| Format | Seminar, persidangan, forum atau bengkel? | Lihat seminar profesional dan persidangan profesional |
Pelan permulaan empat minggu
- Minggu 1: tulis ringkasan satu halaman dengan pembina ringkasan acara dan sepakati dengan orang yang meluluskan di pihak anda.
- Minggu 2: senaraikan tugas dan penanggungjawab dalam pembina senarai semak projek acara, dan susun senarai pendek venue dengan matriks senarai pendek venue.
- Minggu 3: minta sebut harga atas senarai komponen yang sama, dengan apa yang mempengaruhi kos acara sebagai panduan.
- Minggu 4: pilih, sahkan secara bertulis dan catat kelulusan yang terpakai, menggunakan permit dan kelulusan.
Jika ia acara latihan
Jika peserta hadir untuk latihan dan syarikat anda bercadang menuntut kos, baca HRD Corp dan acara latihan yang boleh dituntut sebelum menetapkan program, kerana peraturan yang diterbitkan boleh mempengaruhi format.
Kekalkan kecil dan tulis semuanya
- Kekalkan acara pertama sehari dan satu laluan program jika boleh.
- Sahkan setiap keputusan pembekal secara bertulis, termasuk apa yang termasuk.
- Sepakati siapa memutuskan apabila sesuatu berubah.
- Tetapkan tarikh angka akhir dan maklumkan orang yang meluluskan di pihak anda.
- Rancang semakan ringkas selepas acara supaya yang seterusnya lebih mudah.
Bacaan seterusnya
Sokongan perancangan untuk pengerusi persidangan kali pertama merangkumi peranan pengerusi, dan pembina senarai semak projek acara menyimpan tugas, tarikh dan penanggungjawab dalam satu senarai.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar pertama fiktif
Syarikat dan pelan rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah syarikat perisian fiktif meminta eksekutif operasinya mengendalikan seminar pelanggan separuh hari. Beliau menulis lima keputusan pada satu halaman, mendapatkan pengarahnya meluluskan tujuan dan pemegang bajet, kemudian menghantar ringkasan yang sama kepada tiga venue. Senarai semaknya menunjukkan setiap tugas dengan nama dan tarikh.
Gunakan sendiri
Senarai semak permulaan empat minggu
Tandakan mengikut susunan. Ubah tarikh mengikut acara anda.
- Tulis tujuan dalam satu ayat.
- Namakan hadirin dan kehadiran dijangka.
- Sepakati tempoh tarikh dengan orang yang meluluskan di pihak anda.
- Sahkan siapa meluluskan perbelanjaan dan hadnya.
- Pilih format.
- Draf ringkasan satu halaman.
- Senaraikan tugas dan penanggungjawab.
- Minta sebut harga atas senarai komponen yang sama.
- Sahkan venue dan pembekal utama secara bertulis.
- Catat kelulusan yang terpakai.
- Tetapkan tarikh angka akhir.
- Jadualkan semakan ringkas selepas acara.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil, sehari dan di satu venue.
- Anda ada orang yang jelas tugasnya meluluskan dan bajet yang muktamad.
- Pembekal menjawab soalan anda dengan cepat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara ada beberapa penceramah, bilik atau penaja dan anda mengendalikannya bersama kerja biasa.
- Orang yang meluluskan di pihak anda mahu pelan bertulis dan sebut harga dibandingkan sebelum meluluskan.
- Anda tidak pasti susunan kerja dan mahu pandangan kedua.
Mahu pelan yang boleh diikuti?
Jika anda mahu pelan yang boleh diikuti pasukan anda, Event Blueprint menukar lima keputusan anda kepada ringkasan, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal. Hantarkan taklimat acara anda, dan kami akan menerangkan apa yang akan diliputi Event Blueprint. Ia boleh disediakan dari jauh untuk acara di seluruh Malaysia.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa awal saya patut mula?
Mulakan sebaik sahaja tujuan dan tempoh tarikh diketahui, kemudian minta venue memberi masa pendahuluan sendiri secara bertulis.
Adakah saya perlukan syarikat acara untuk acara pertama?
Tidak semestinya. Acara kecil sehari boleh dikendalikan oleh penganjur dalaman yang teliti menggunakan alat di laman ini.
Apa perkara pertama untuk ditulis?
Tujuan acara dalam satu ayat. Ia memandu hadirin, program dan bajet.
Di mana saya boleh cari venue?
Bina senarai pendek venue dengan matriks senarai pendek venue, kemudian minta sebut harga bertulis daripada setiap satu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.