Adakah anda perlukan pengurus acara? Tanda sudah tiba masanya
Acara semakin besar, jadual anda penuh, dan anda tertanya-tanya sama ada perlu bantuan.
Jawapan ringkas
Anda mungkin perlukan pengurus acara apabila acara lebih besar daripada masa yang boleh anda berikan, apabila beberapa pihak bergantung pada keputusan anda, atau apabila kesilapan akan merugikan. Jika tiada satu pun terpakai, penganjur dalaman yang teliti dengan senarai semak yang betul selalunya boleh melakukannya.
Ada langkah di antara melakukan semuanya sendiri dan perkhidmatan penuh: pelan bertulis, semakan diagnostik pelan anda, ketua projek untuk penyelarasan, atau tenaga khusus sementara. Pilih langkah terkecil yang memberi apa yang anda perlukan.
Tanda mungkin sudah tiba masanya
- Anda satu-satunya orang untuk dihubungi oleh venue, penceramah, penaja dan pimpinan anda sekali gus.
- Keputusan menunggu anda dan program tertangguh.
- Sebut harga tiba dalam format berbeza dan tiada siapa dapat membandingkannya.
- Acara ada beberapa bilik, penceramah atau penaja, atau unsur hibrid.
- Kerja biasa anda terjejas kerana acara.
- Orang yang meluluskan di pihak anda mahu pelan bertulis sebelum meluluskan.
- Acara terdahulu meninggalkan soalan tentang siapa yang bertanggungjawab.
Bila anda boleh buat sendiri
Pembina senarai semak projek acara, pembina ringkasan acara dan panduan persidangan pertama dibuat untuk kes ini. Lihat juga bila pasukan dalaman tidak perlukan agensi acara.
- Acara sehari, di satu tempat, dengan bilangan orang yang sederhana.
- Anda ada bajet yang muktamad dan orang yang jelas tugasnya meluluskan.
- Anda pernah mengendalikan acara serupa.
- Anda ada masa dalam jadual dan rakan sekerja yang boleh menggantikan anda.
Pilihan di antaranya
| Jika anda perlukan | Pertimbangkan | Baca |
|---|---|---|
| Pelan bertulis yang dilaksanakan pasukan anda | Event Blueprint | Event Blueprint |
| Pandangan kedua tentang pelan anda | Diagnostik perancangan | Diagnostik perancangan |
| Seseorang untuk menyelaraskan keputusan dan pembekal | Ketua projek luar | Pengurusan projek acara secara penyumberan luar |
| Seorang dalam pasukan anda untuk satu tempoh | Pengurus projek acara sementara | Pengurus acara sementara |
Jenis bantuan yang mana
Istilah perunding, pengurus projek, penyelaras, PCO dan syarikat acara digunakan secara longgar. Perunding acara berbanding agensi acara perkhidmatan penuh, pengurus projek acara berbanding penyelaras acara dan PCO, syarikat acara, DMC atau pasukan venue menerangkan perbezaannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Keputusan rekaan
Organisasi rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan menganjurkan persidangan dua hari dengan lima penceramah dan tiga penaja. Urus setianya mengendalikannya bersama mesyuarat bulanan dan mendapati keputusan menimbun. Mereka meminta pelan bertulis dahulu, mengendalikan acara dengan pasukan sendiri, dan membawa ketua projek hanya untuk dua minggu sebelum acara.
Gunakan sendiri
Semakan kendiri: adakah kami perlukan bantuan?
Jawab ya atau tidak. Beberapa jawapan ya menunjukkan sudah tiba masanya bercakap dengan seseorang.
- Adakah saya satu-satunya orang untuk dihubungi semua pihak?
- Adakah program tertangguh kerana keputusan menunggu saya?
- Bolehkah saya membandingkan sebut harga atas satu asas?
- Adakah acara mempunyai lebih daripada satu bilik, laluan atau penaja?
- Adakah kerja biasa saya terjejas?
- Adakah orang yang meluluskan saya mahu pelan bertulis?
- Bolehkah kesilapan di sini merugikan organisasi saya?
- Adakah saya ada rakan sekerja yang boleh menggantikan saya?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil, mudah dan serupa dengan yang pernah anda kendalikan.
- Anda ada masa dan orang yang jelas tugasnya meluluskan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan dan pembekal memerlukan penyelarasan berterusan di samping kerja biasa anda.
- Acara lebih besar, lebih ketara atau kurang biasa daripada sebelum ini.
- Anda mahu pelan bertulis, atau semakan pelan yang sedia ada.
Tidak pasti langkah mana yang sesuai?
Ceritakan tentang acara anda, dan kami akan mencadangkan langkah terkecil yang sesuai: pelan bertulis, semakan, ketua projek atau tenaga sementara. Kerja boleh dibuat dari jauh atau di lokasi seperti dipersetujui.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apa yang dilakukan pengurus acara?
Pengurus acara menyelaraskan keputusan, pembekal, garis masa dan serah terima dalam skop yang dipersetujui, manakala anda mengekalkan program dan kelulusan bajet.
Bolehkah saya mengambil bantuan untuk sebahagian acara sahaja?
Boleh. Ramai penganjur meminta pelan bertulis, semakan atau bantuan untuk minggu terakhir sahaja.
Bagaimana jika saya tidak pasti?
Gunakan semakan kendiri dan tulis tiga keputusan yang paling sukar bagi anda. Ia menunjukkan di mana bantuan paling bermakna.
Adakah pengurus acara sama dengan PCO?
Tidak semestinya. Lihat panduan tentang PCO, syarikat acara dan DMC untuk perbezaannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.