Pengurus acara sementara atau kontrak
Kekosongan jawatan, tempoh sibuk atau program besar menyebabkan pasukan anda tiada orang khusus untuk acara.
Jawapan ringkas
Pengurus acara sementara bekerja sebagai sebahagian daripada pasukan anda untuk tempoh yang ditetapkan dan memegang tugas acara harian yang dipersetujui. Kerja dilakukan di lokasi, secara jarak jauh atau campuran, seperti dinyatakan dalam skop.
Pengurus itu bekerja di bawah arahan anda dan dalam struktur anda. Skop menyatakan jam, tempoh dan apa yang menjadi tanggungjawab peranan itu, dan anda boleh melanjutkannya secara bertulis.
Sesuai untuk siapa
- Pasukan yang perlu menampung kekosongan jawatan, termasuk serah tugas apabila pengurus acara berhenti.
- Organisasi yang mempunyai tempoh sibuk apabila beberapa acara bertindih.
- Pasukan korporat atau persatuan yang mengendalikan program besar dan perlukan penanggungjawab harian yang dinamakan.
- Ibu pejabat serantau yang memerlukan seseorang di lapangan untuk bekerja dengan pembekal yang dilantik.
- Organisasi yang mahu membandingkan model ini dengan pengurusan projek secara penyumberan luar sebelum memilih.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Orang yang mengendalikan acara sudah berhenti dan tiada apa-apa diserahkan.
- Beberapa acara jatuh pada minggu yang sama dan pasukan tidak dapat menampung semuanya.
- Pengambilan pekerja tetap mengambil masa terlalu lama, atau tidak sesuai untuk keperluan jangka pendek.
- Program besar memerlukan seseorang yang dinamakan untuk butiran harian.
- Pembekal anda perlukan seorang yang tetap untuk dihubungi dalam pasukan anda.
Apa yang termasuk
- Pengurus acara yang dinamakan, bekerja dalam pasukan anda untuk tempoh yang dipersetujui.
- Tanggungjawab harian atas tugas yang disenaraikan dalam skop: garis masa, susulan pembekal, kemas kini status dan dokumentasi.
- Corak kehadiran yang dipersetujui dalam skop: hari di lokasi, hari jarak jauh dan mesyuarat.
- Kemas kini status berkala kepada pengurus atau jawatankuasa anda.
- Dokumentasi disimpan dalam sistem atau fail anda sendiri.
- Pelan serah tugas pada akhir kerjasama.
Apa yang tidak termasuk
- Masa di luar skop. Skop menamakan tugas, jam dan tempoh, jadi ketersediaan pengurus jelas sejak awal.
- Pengambilan pekerja atau penempatan ke jawatan tetap.
- Nasihat undang-undang pekerjaan. Soalan seperti status kontraktor atau pekerja ialah urusan penasihat undang-undang atau HR anda.
- Pengurusan seluruh acara. Untuk itu, lihat pengurusan acara perkhidmatan penuh.
Siapa uruskan apa
| Bidang | Anda | Kami | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Arahan dan keutamaan | Menetapkan dan melaraskan | Menerima arahan dan melapor | Tidak berkenaan |
| Program, bajet dan kelulusan | Memutuskan dan meluluskan | Menyediakan maklumat untuk keputusan | Memberi sebut harga |
| Penyelarasan harian | Menyediakan akses dan konteks | Memikul tugas yang disenaraikan dalam skop | Menepati tarikh masing-masing |
| Susulan pembekal | Memegang kontrak | Menyusuli serahan dan isu | Menyampaikan kerja pakar |
| Susunan kerja | Menyediakan tempat kerja dan peralatan | Bekerja di lokasi atau jarak jauh seperti dipersetujui | Tidak berkenaan |
Bagaimana kerjasama berjalan
- Kongsikan kekosongan itu: apa yang belum diuruskan, untuk berapa lama dan di mana kerja dilakukan.
- Kami bersetuju tentang skop: tugas, jam, tempoh, laporan kepada siapa dan corak kehadiran.
- Kami memberi taklimat kepada pengurus dan memperkenalkannya kepada pembekal serta pihak berkepentingan anda.
- Pengurus bekerja dalam pasukan anda, dengan kemas kini status berkala.
- Kami menutup dengan serah tugas, atau bersetuju melanjutkan secara bertulis.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca mesej anda dan membalas dengan beberapa soalan, supaya skop berasaskan fakta. Kami juga memaklumkan jika ketua projek atau pengurusan perkhidmatan penuh lebih sesuai daripada pengurus sementara.
Sebut harga bertulis menyusul setelah skop jelas, dan ia menyatakan apa yang termasuk serta apa yang boleh mengubah yuran (lihat yuran dan sebut harga). Anda yang memutuskan sama ada mahu meneruskan.
Apa yang menentukan yuran
Yuran mengikut skop yang dipersetujui, dan sebut harga menyatakan faktor di sebaliknya. Faktor utamanya:
- Tempoh kerjasama.
- Jam seminggu dan corak hari di lokasi serta hari jarak jauh.
- Skop dan tahap jawatan.
- Lokasi, dan perjalanan apabila ia sebahagian daripada skop.
- Sama ada peranan merangkumi satu acara atau beberapa program.
- Notis dan tarikh mula.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jarak jauh untuk acara di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan diatur di seluruh Malaysia mengikut ketersediaan, keperluan projek, skop yang dipersetujui dan kos. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Peranan boleh dilakukan secara jarak jauh, di lokasi atau campuran, dan skop menyatakan hari yang mana satu. Kos perjalanan dan penginapan dicaj apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Bandingkan dengan tahap sokongan lain
- Mahu acara diketuai dan diselaras, dan tenaga tambahan sahaja tidak mencukupi: pengurusan projek acara secara penyumberan luar.
- Mahu seluruh acara diuruskan: pengurusan acara perkhidmatan penuh.
- Perlukan pelan ditulis dahulu: Event Blueprint.
- Lihat semua pilihan dalam gambaran keseluruhan perkhidmatan.
Gunakan sendiri
Senarai semak skop: memberi taklimat kepada pengurus acara sementara
Gunakan senarai ini untuk menentukan peranan sebelum sesiapa bermula, sama ada anda mengambil pekerja, meminjam tenaga dalaman atau melantik pihak luar.
- Acara atau program mana yang ditangani oleh peranan itu.
- Tugas yang dipikul peranan itu dan tugas yang dipegang orang lain.
- Tarikh mula, tempoh dan tarikh semakan.
- Jam seminggu, hari di lokasi dan hari jarak jauh.
- Laporan kepada siapa dan siapa menetapkan keutamaan.
- Sistem, fail dan nama untuk dihubungi di pihak pembekal yang perlu diakses.
- Keperluan kerahsiaan.
- Bagaimana peranan ditampung semasa ketiadaan yang dirancang.
- Cara serah tugas dibuat pada akhir kerja.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda boleh mengambil atau menempatkan seseorang dan mempunyai masa untuk membimbingnya.
- Kekosongan itu jangka panjang dan peranan itu jawatan tetap.
- Satu tugas yang jelas batasnya boleh diserahkan kepada ahli pasukan sedia ada.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kekosongan itu pendek atau bermusim dan pengambilan tetap tidak sesuai.
- Serah tugas diperlukan segera selepas seseorang berhenti.
- Anda perlukan seorang yang dinamakan untuk program tertentu tetapi bukan jawatan sepenuh masa.
Perlukan tenaga sementara untuk acara anda?
Jika pasukan anda kekurangan orang khusus untuk acara bagi tempoh tertentu, hantarkan tugas, tempoh dan lokasi kerja. Kami membalas dengan memaklumkan sama ada pengurus sementara atau ketua projek yang menyelaras lebih sesuai, dan apa yang akan termasuk dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apakah beza dengan pengurusan projek secara penyumberan luar?
Pengurus sementara bekerja dalam pasukan anda di bawah arahan anda. Dalam pengurusan projek, kami mengetuai dan menyelaras skop tertentu antara orang dan pembekal. Kedua-duanya ditetapkan skopnya secara bertulis.
Adakah pengurus itu tersedia pada bila-bila masa?
Jam, tempoh dan kehadiran ditetapkan dalam skop. Ia ialah tenaga khusus dalam had tersebut.
Bolehkah peranan ini dilakukan secara jarak jauh atau campuran?
Boleh. Corak kerja di lokasi dan jarak jauh dipersetujui dalam skop.
Adakah ini perkhidmatan pengambilan pekerja?
Bukan. Ia ialah tenaga pengurusan acara sementara untuk skop tertentu. Untuk jawatan tetap, laluan pengambilan pekerja anda sendiri lebih sesuai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.