Pengurusan acara profesional hibrid
Khalayak anda terbahagi antara bilik dan dalam talian, dan anda belum memutuskan apa yang diterima setiap kumpulan.
Jawapan ringkas
Acara hibrid melayani dua khalayak dengan satu program. Keputusan utama ialah pengalaman mana yang di lokasi, mana dalam talian dan mana kedua-duanya, kerana setiap pilihan mengubah pembekal, bajet dan beban kerja pada hari acara.
Ketua projek menyelaras pasukan di lokasi, pembekal penstriman atau platform dan penanggungjawab program anda supaya khalayak jauh mempunyai laluan sebenar ke dalam acara. Produksi teknikal dilaksanakan oleh pembekal pakar yang kami selaraskan, atau kami lantik sebagai pakar subkontrak jika skop yang dipersetujui memerlukannya, dan anda tetap memegang program.
Apa yang diperlukan oleh format ini
- Penerangan tentang apa yang peserta jauh sepatutnya boleh lakukan: menonton, bertanya, menyertai latihan dan bertemu peserta lain.
- Program yang direka untuk kedua-dua khalayak, dan bukan program dalam bilik yang ditambah kamera.
- Seorang yang dinamakan mewakili khalayak jauh semasa acara, seperti moderator dalam talian.
- Taklimat penceramah yang jelas merangkumi penceramah jauh, penceramah dalam bilik dan serahan antara mereka.
- Dasar bertulis tentang rakaman, ulang tayang dan siapa boleh berkongsi apa.
- Set pembekal untuk penstriman atau operasi platform, dipersetujui berdasarkan program.
- Pelan latihan, dan pelan sandaran jika sambungan atau platform gagal.
Keputusan yang perlu diselesaikan awal
| Keputusan | Biasanya diputuskan oleh | Apa yang disediakan oleh ketua projek |
|---|---|---|
| Sesi mana di lokasi sahaja, dalam talian sahaja atau kedua-duanya | Penanggungjawab program | Jadual sesi demi sesi dengan kesan kos dan beban kerja setiap satu |
| Akses jauh dan kategori harga | Klien dan kewangan | Pilihan dengan soalan yang mesti dijawab oleh kewangan |
| Laluan untuk soalan dan penyertaan jauh | Penanggungjawab program | Pelan moderator yang menamakan siapa mengendalikan soalan dalam talian |
| Rakaman, ulang tayang dan hak | Klien, dengan nasihat jika perlu | Senarai soalan untuk penceramah, pembekal dan penasihat |
| Pembekal platform atau penstriman | Orang yang meluluskan bagi pihak klien | Senarai keperluan untuk pembekal menyebut harga, dan perbandingan |
| Latihan dan sandaran | Klien bersama pembekal | Jadual latihan dan pelan sandaran bertulis untuk kelulusan |
Mengapa hibrid bukan dua acara
Menjalankan dua program penuh menggandakan kerja. Kebanyakan pasukan lebih berjaya dengan memilih beberapa pengalaman yang mesti berfungsi baik untuk perwakilan jauh, dan mengekalkan selebihnya di lokasi sahaja. Panduan menentukan pengalaman yang sesuai dalam talian dan di lokasi memberi kaedahnya.
Peserta jauh juga memerlukan laluan ke soalan yang tidak bergantung pada bilik. Lihat memberi perwakilan jauh laluan sebenar kepada soalan persidangan.
Siapa bertanggungjawab untuk apa
| Bidang | Klien | Ketua projek | Pembekal pakar |
|---|---|---|---|
| Program dan penceramah | Memutuskan dan meluluskan | Menyimpan taklimat, tarikh latihan dan serahan pada satu kalendar | Tidak berkenaan |
| Platform, penstriman dan audio visual | Meluluskan pembekal dan keperluan | Menulis taklimat dan menyelaras serahan | Mereka bentuk dan mengendalikan persediaan teknikal |
| Moderator jauh | Melantik moderator | Memberi taklimat kepada moderator dan pasukan dalam bilik | Moderator profesional, jika dilantik, menyampaikan |
| Rakaman dan hak | Memutuskan dasar | Menyenaraikan soalan dan merekodkan jawapan | Merakam dan menyediakan hos seperti diarahkan |
| Komunikasi dengan perwakilan | Meluluskan mesej | Merancang mesej berasingan bagi setiap khalayak | Menghantar melalui sistem mereka jika dilantik |
Di mana sokongan perancangan terpakai
Event Blueprint berguna apabila reka bentuk hibrid belum diputuskan dan anda memerlukan skop, tanggungjawab dan keperluan pembekal ditulis sebelum menghubungi sesiapa. Pengurusan projek sesuai untuk acara yang pasukan di lokasi dan pembekal platformnya mesti diselaras sehingga hari acara.
Panduan terperinci
- Gambaran keseluruhan: panduan perancangan seminar profesional hibrid.
- Penceramah jauh: menyelaras ucaptama jauh dengan moderator dalam bilik.
- Hak: mengendalikan hak rakaman bagi program di lokasi dan dalam talian.
- Penilaian: membandingkan penglibatan hibrid tanpa mencampurkan metrik yang tidak setara.
- Ulang tayang: menentukan sama ada akses ulang tayang patut disediakan lagi selepas persidangan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persidangan hibrid rekaan membahagikan programnya
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan pendidikan kejururawatan rekaan merancang persidangan sehari dengan satu pleno, enam sesi pecahan dan makan tengah hari untuk bertemu rakan sejawat. Jawatankuasa mula-mula mencadangkan menyiarkan segalanya secara langsung.
Selepas mengasingkan program, ia menyiarkan pleno dan dua sesi pecahan secara langsung, mengekalkan empat sesi pecahan di lokasi sahaja kerana melibatkan amalan secara langsung, dan memberi perwakilan jauh saluran soalan yang dimoderatori serta slot dalam talian untuk bertemu rakan sejawat yang berasingan. Taklimat platform kini merangkumi tiga sesi, dan bukan tujuh.
Gunakan sendiri
Jadual pembahagian sesi hibrid
Salin satu baris bagi setiap sesi dan putuskan setiap lajur sebelum memberi taklimat kepada pembekal.
| Sesi | Di lokasi | Dalam talian | Cara peserta jauh mengambil bahagian | Rakaman? | Pembuat keputusan |
|---|---|---|---|---|---|
| Nama dan masa | Ya atau tidak | Langsung, ulang tayang atau tiada | Saluran soalan, undian, tiada | Ya, tidak, atau soalan untuk penasihat | Nama |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu sesi dalam talian ditambah pada acara yang sudah dikendalikan dengan baik oleh pasukan anda.
- Pembekal platform membawa ketua teknikal dan pasukan anda mengekalkan program.
- Tiada soalan rakaman atau hak yang terbuka.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Program mesti berfungsi untuk dua khalayak dan tiada sesiapa bertanggungjawab atas pembahagian itu.
- Beberapa pembekal mesti diselaras, seperti venue, audio visual dan platform.
- Soalan hak dan ulang tayang perlu ditulis dan dijawab sebelum penceramah disahkan.
Perlukan pelan hibrid dan pembekal bekerja mengikut satu taklimat?
Jika pasukan di lokasi, pembekal platform dan penanggungjawab program anda membuat andaian masing-masing, ketua projek boleh menulis pembahagian sesi, menyelaras serahan pembekal dan memastikan pelan latihan serta sandaran jelas kepada semua. Produksi teknikal dilaksanakan oleh pembekal pakar yang anda lantik, atau pakar subkontrak yang kami selaras jika skop memerlukannya. Hantarkan format acara anda dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah ketua projek mengendalikan platform atau kamera?
Pembekal pakar mengendalikan platform dan kamera. Jika skop yang dipersetujui merangkumnya, kami melantik dan menyelaras mereka sebagai pakar subkontrak. Dalam semua keadaan, ketua projek menulis taklimat, menyelaras serahan dan menyemak bahawa pelan merangkumi kedua-dua khalayak.
Patutkah perwakilan jauh membayar sama seperti perwakilan di lokasi?
Itu keputusan harga untuk anda dan kewangan. Panduan harga menyatakan soalan yang perlu ditanya.
Bolehkah setiap sesi dirakam?
Hanya jika penceramah dan pemegang hak telah bersetuju. Tanya setiap penceramah secara bertulis sebelum program diterbitkan.
Adakah hibrid berbaloi untuk acara kecil?
Kadangkala. Putuskan berdasarkan apa yang benar-benar diperoleh peserta jauh, dan bukan kerana format itu tersedia.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.