Proses kerjasama daripada taklimat hingga serahan tugas
Inilah yang berlaku pada setiap peringkat bekerjasama dengan kami, dan apa yang kami minta daripada anda.
Jawapan ringkas
Satu penglibatan melalui enam peringkat: taklimat, semakan kesesuaian, skop bertulis, persediaan, pelaksanaan dan serahan. Setiap peringkat berakhir dengan sesuatu yang boleh anda baca dan luluskan, supaya anda sentiasa tahu apa yang dipersetujui dan apa yang masih terbuka.
Skop ditetapkan secara bertulis sebelum kerja bermula, dan menamakan siapa mengetuai, apa yang termasuk, apa yang dikecualikan dan bagaimana perubahan dikendalikan. Tarikh dan tempoh bergantung pada acara anda dan ditetapkan dalam skop itu, bukan diandaikan lebih awal.
Enam peringkat
| Peringkat | Anda lakukan | Ketua projek lakukan | Anda terima |
|---|---|---|---|
| 1. Taklimat | Kongsi apa yang telah diputuskan dan apa yang terbuka | Membaca taklimat dan mencatat perkara yang tertinggal | Pengesahan tentang apa yang difahami |
| 2. Semakan kesesuaian | Jawab soalan tentang pembuat keputusan, tarikh dan pembekal | Menilai sama ada tahap sokongan sesuai dengan keadaan | Tahap sokongan yang disyorkan, atau catatan bahawa laluan lain lebih sesuai |
| 3. Skop bertulis | Semak dan luluskan | Menulis skop, pengecualian, tanggungjawab, tarikh semakan dan asas yuran | Dokumen skop dan sebut harga untuk kelulusan |
| 4. Persediaan | Namakan pembuat keputusan dan kongsi fail serta nama untuk dihubungi | Membina garis masa, log keputusan, senarai tindakan dan keperluan pembekal | Dokumen kerja dan format pelaporan |
| 5. Pelaksanaan | Membuat keputusan tentang tarikh dan menghadiri sesi semakan | Memastikan tindakan bergerak, menyelaras pembekal, melaporkan kemajuan, memaklumkan perubahan skop | Laporan kemajuan berkala dan log keputusan yang dikemas kini |
| 6. Serahan | Menerima dan mengesahkan | Menutup perkara terbuka, menghimpun fail dan menerangkannya | Dokumen serahan yang boleh diteruskan oleh pasukan anda |
Apa yang patut ada dalam taklimat
Taklimat tidak perlu lengkap. Ia perlu mengasingkan apa yang diputuskan daripada apa yang belum. Pembina taklimat acara menghasilkan versi boleh disunting yang anda boleh hantar, dengan tarikh dan bilangan peserta yang tidak diketahui dibiarkan sebagai tidak diketahui.
Semakan kesesuaian: tahap sokongan yang tepat
Semakan kesesuaian boleh berakhir dengan saranan untuk melakukan kerja sendiri, menggunakan tahap sokongan yang lebih ringan, atau menambah sokongan. Sokongan disyorkan hanya apabila ia memberi perbezaan yang jelas.
Acara di luar Kuala Lumpur, Selangor dan kawasan Seremban, termasuk Nilai, mengikuti langkah yang sama. Perancangan dan pengurusan projek dilakukan dari jauh, dan sokongan di lokasi serta perjalanan diatur apabila perlu, bergantung pada ketersediaan, skop yang dipersetujui dan kos. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Perubahan semasa pelaksanaan
Pelan berubah. Apabila permintaan terkeluar daripada skop bertulis, ketua projek menyatakan perubahan itu, kesannya terhadap kerja dan asas yuran, dan menunggu kelulusan anda sebelum meneruskan.
Perubahan pada program, bajet atau pilihan pembekal ialah keputusan anda. Ia direkodkan dalam log keputusan dengan tarikh dan siapa meluluskannya. Lihat yuran, skop dan sebut harga.
Pelaporan dan keputusan
- Laporan status dalam format dan kekerapan yang dipersetujui: siap, akan datang, berisiko, keputusan diperlukan.
- Log keputusan: apa yang diputuskan, oleh siapa, bila dan apa yang terkesan.
- Senarai tindakan dengan penanggungjawab dan tarikh bagi setiap perkara.
- Agenda ringkas sebelum setiap tarikh semakan, supaya keputusan sedia diambil.
Serahan
Serahan ialah sebahagian daripada skop, bukan tambahan. Ia merangkumi nama untuk dihubungi, keputusan yang dibuat, fail pembekal, perkara tertunggak dan langkah seterusnya, dalam bentuk yang kekal walaupun kakitangan bertukar. Pembina pek serahan menunjukkan bentuknya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Satu penglibatan rekaan daripada taklimat hingga serahan
Organisasi, tarikh dan tempoh rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan jurutera kimia rekaan menghantar taklimat untuk persidangan dua hari di Selangor. Julat tarikh sudah tetap, program separa digubal dan tiada venue dipilih.
Semakan kesesuaian mengesyorkan penyelarasan projek dengan program ditinggalkan kepada jawatankuasa. Skop bertulis menamakan ketua, menyenaraikan tarikh semakan, mengecualikan produksi teknikal dan operasi sistem pendaftaran, dan menyatakan bahawa perubahan bilangan trek akan diberi harga sebagai perubahan skop. Pada penutup, jawatankuasa menerima log keputusan, fail pembekal dan senarai tiga perkara yang masih terbuka, masing-masing dengan penanggungjawab.
Gunakan sendiri
Rangka taklimat untuk dihantar sebelum semakan kesesuaian
Jawab apa yang boleh. Tulis 'belum diputuskan' jika itulah jawapan sebenar.
- Jenis dan tujuan acara dalam dua baris.
- Khalayak dan saiz anggaran, atau 'tidak diketahui'.
- Julat tarikh, atau 'belum diputuskan', dan tarikh yang dielakkan.
- Kawasan atau venue, jika sudah dipilih.
- Siapa meluluskan program, bajet dan pembekal.
- Pembekal atau penaja yang sudah dilantik atau dijanjikan.
- Apa yang pasukan anda akan lakukan sendiri.
- Sokongan yang anda timbang: pelan bertulis, ketua projek, pengurus bersama pasukan, atau tidak pasti.
- Dokumen yang ada: program terdahulu, bajet, kontrak pembekal.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda mempunyai pelan bertulis, pembuat keputusan yang dinamakan serta masa dan tenaga.
- Anda hanya memerlukan satu dokumen disemak.
- Acara kecil dan pasukan anda pernah mengendalikannya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada sesiapa memegang tarikh, serahan pembekal dan keputusan bersama.
- Anda memerlukan skop bertulis untuk mendapatkan kelulusan bagi sokongan luar.
- Anda mahu rekod yang kekal walaupun kakitangan bertukar.
Bersedia menghantar taklimat?
Hantar rangka taklimat di atas, dengan perkara terbuka ditandakan. Ketua projek akan membacanya, bertanya soalan semakan kesesuaian dan membalas dengan tahap sokongan yang disyorkan serta apa yang perlu dimuatkan dalam skop bertulis.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah semakan kesesuaian dikenakan bayaran?
Sebarang kos untuk perbualan awal dinyatakan secara bertulis sebelum kerja bermula. Yuran untuk kerja itu sendiri disebut harga bagi setiap taklimat. Lihat yuran dan sebut harga.
Bolehkah saya berhenti selepas pelan bertulis?
Boleh. Event Blueprint ialah serahan yang lengkap, dan anda boleh melaksanakannya sendiri.
Bagaimana jika ketua projek tidak dapat hadir semasa pelaksanaan?
Kesinambungan diterangkan dalam skop bertulis. Lihat susunan kesinambungan dan sokongan gantian.
Siapa yang memegang hak atas dokumen yang dihasilkan?
Anda. Dokumen diserahkan semasa serah tugas supaya pasukan anda dapat meneruskan tanpa bantuan luar.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.