Pengurusan persidangan korporat untuk syarikat anda
Syarikat anda menganjurkan persidangan, dan pihak pengurusan, jenama serta jabatan lain masing-masing ada pandangan.
Jawapan ringkas
Persidangan korporat berjalan baik apabila satu pihak memegang tujuan, kelulusan dan pengalaman tetamu bersama-sama. Kami merancang, menganjurkan dan mengurus skop yang dipersetujui, serta menyelaraskan pakar seperti produksi, audio visual, pentas dan pendaftaran apabila skop itu memerlukannya.
Mesej, penceramah dan kelulusan yang menjadi hak syarikat anda dibuat oleh anda. Anda boleh memilih tahap sokongan, daripada pek perancangan hingga pengurusan perkhidmatan penuh.
Sesuai untuk siapa
- Ketua komunikasi korporat dan pemasaran yang bertanggungjawab atas persidangan tetapi tidak menentukan semua keputusan di dalamnya.
- Ketua unit perniagaan yang menganjurkan persidangan tahunan untuk staf, rakan kongsi atau pelanggan.
- Pasukan serantau yang menganjurkan persidangan di Malaysia untuk ibu pejabat di negara lain.
- Pejabat eksekutif yang mengatur persidangan kepimpinan atau strategi dengan tetamu penting.
Masalah yang diselesaikan
- Beberapa jabatan mahukan perkara berbeza daripada hari yang sama, dan tiada siapa yang berhak memilih.
- Pasukan jenama, penanggungjawab program dan venue bekerja berdasarkan versi pelan yang berbeza.
- Penceramah dan tetamu penting perlu dikendalikan dengan teliti, tetapi pasukan dalaman tiada masa.
- Pembekal memberi sebut harga berdasarkan andaian yang berbeza, jadi tidak boleh dibandingkan.
- Kelulusan lewat sampai dan garis masa beranjak tanpa disedari.
Keputusan yang perlu dimuktamadkan awal
| Keputusan | Biasanya diputuskan oleh | Apa yang kami sediakan |
|---|---|---|
| Tujuan, hadirin dan tindakan yang syarikat mahu mereka ambil selepas itu | Penaja persidangan atau eksekutif | Satu halaman kenyataan dan soalan yang masih terbuka |
| Peraturan jenama untuk pentas, cetakan, digital dan papan tanda | Ketua jenama atau komunikasi | Senarai keperluan jenama untuk setiap taklimat pembekal |
| Bentuk program dan siapa yang berucap | Penanggungjawab program dan pejabat eksekutif | Pilihan beserta kesan masa dan bilik bagi setiap satu |
| Senarai tetamu, pangkat dan layanan | Pejabat eksekutif | Penjejak tetamu dengan soalan protokol dan susunan tempat duduk |
| Had bajet dan laluan kelulusan | Penanggungjawab kewangan | Andaian berstruktur dan perbandingan sebut harga yang setara |
| Urutan kelulusan dalaman untuk mesej dan kandungan | Ketua komunikasi | Kalendar kelulusan dengan nama dan tarikh |
Apa yang kami urus dan apa yang anda putuskan
| Bidang | Anda putuskan | Kami uruskan | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Tujuan, mesej dan penceramah | Anda memutuskan dan meluluskan | Garis masa, taklimat, jadual raptai dan susulan penceramah | Tidak berkenaan |
| Bajet dan kontrak | Anda meluluskan dan menandatangani | Perbandingan sebut harga dan penjejakan bajet | Memberi sebut harga dan melaksanakan kontrak |
| Venue dan logistik | Anda meluluskan pilihan | Taklimat venue, lawatan tapak, aturcara acara dan serah tugas | Pengendali venue, katering dan pengangkutan |
| Produksi, audio visual dan pentas | Anda meluluskan arah reka bentuk | Taklimat, jadual, panggilan pertunjukan dan penyelarasan pembekal | Kru produksi, audio visual dan pentas |
| Pendaftaran dan pengalaman tetamu | Anda meluluskan senarai tetamu dan komunikasi | Persediaan pendaftaran, pelan layanan tetamu dan penyelarasan di lokasi | Pembekal pendaftaran dan bantuan pengiring tetamu |
Apa yang termasuk dan apa yang tidak
Skop ditulis sebelum kerja bermula. Skop perkhidmatan penuh yang biasa merangkumi pelan dan garis masa, taklimat serta penyelarasan pembekal, penjadualan program, penjejakan bajet, layanan tetamu dan penceramah, aturcara acara dan pengurusan hari acara di lokasi.
- Tidak termasuk melainkan dipersetujui dalam skop: kelulusan dan keputusan dalaman anda, bayaran penceramah, kos venue dan pembekal, serta pengesahan undang-undang, keselamatan atau kebolehcapaian oleh pihak yang berkelayakan.
- Kerja pakar seperti produksi, audio visual dan pentas disubkontrak dan diselaraskan oleh kami dalam skop yang dipersetujui.
- Jualan penajaan dan perancangan hasil ialah aliran kerja berasingan. Lihat penajaan dan perancangan komersial.
Cara kerjasama berjalan
- Kongsikan taklimat anda, tempoh tarikh dan siapa yang perlu meluluskan apa.
- Sepakati skop, tahap sokongan, had keputusan dan pelaporan secara bertulis.
- Kami membina pelan, melantik dan memberi taklimat kepada pakar, serta menjalankan log keputusan.
- Kami menyelaraskan minggu-minggu sebelum acara, termasuk raptai dan kelulusan akhir.
- Kami mengurus hari acara di lokasi seperti dipersetujui, kemudian menutup projek dengan serahan dokumen dan perkara yang masih terbuka.
Apa yang berlaku selepas anda membuat pertanyaan
Kami membaca taklimat anda dan bertanya beberapa soalan yang perlu untuk memahami acara: tujuan, hadirin, tempoh tarikh, pembuat keputusan dan sokongan yang anda mahu. Anda kemudian menerima cadangan bertulis yang memuatkan skop, faktor di sebalik yuran dan apa yang boleh mengubahnya. Lihat yuran dan sebut harga. Tiada kerja bermula sebelum anda meluluskan skop.
Kawasan kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilaksanakan dari jauh di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur di mana-mana di Malaysia apabila skop memerlukannya. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Kos perjalanan dan penginapan dikenakan apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Panduan terperinci dan perkhidmatan berkaitan
- Persidangan tahunan gaya persatuan: panduan perancangan persidangan tahunan.
- Beberapa bilik berjalan serentak: panduan sidang kemuncak berbilang trek, atau pengurusan sidang kemuncak industri.
- Persidangan pelanggan dan pengguna: panduan persidangan B2B.
- Dalam talian dan di lokasi serentak: panduan persidangan hibrid.
- Tahap sokongan lain: perancangan dan pengurusan persidangan, pengurusan perkhidmatan penuh, pengurusan projek secara penyumberan luar dan Event Blueprint.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan rekaan dengan terlalu ramai penanggungjawab
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah kumpulan logistik rekaan merancang persidangan kepimpinan tahunannya. Pemasaran mahukan saat pelancaran, pejabat Ketua Eksekutif mahukan sesi tertutup untuk tetamu penting, dan HR mahu pengurus serantau menyertai trek kemahiran.
Sebelum mana-mana venue didekati, penaja menamakan pejabat Ketua Eksekutif sebagai orang yang membuat kelulusan terakhir, program dilukis sebagai satu pagi pleno dan dua bilik petang, dan peraturan jenama dimasukkan ke dalam setiap taklimat pembekal. Ketiga-tiga jabatan kini bekerja mengikut satu pelan.
Gunakan sendiri
Senarai semak perancangan persidangan korporat
Semak setiap baris sebelum memberi taklimat kepada pembekal. Baris yang belum dapat dijawab ialah keputusan yang perlu dijadualkan.
- Tujuan dalam tiga baris, dan apa yang hadirin patut lakukan atau fahami selepas itu.
- Penaja persidangan dan orang yang membuat kelulusan terakhir, dengan nama.
- Pihak berkepentingan dalaman (jabatan, kawasan, pejabat eksekutif) dan jangkaan masing-masing terhadap hari itu.
- Peraturan jenama: penggunaan logo, templat, arah reka bentuk pentas, papan tanda dan kelulusan cetakan.
- Bentuk program dan orang yang meluluskan penceramah serta sesi.
- Laluan kelulusan mesej dan tarikh setiap kelulusan diperlukan.
- Senarai tetamu dengan pangkat, keperluan protokol dan siapa yang menjadi tuan rumah bagi setiap kumpulan.
- Had bajet, laluan kelulusan dan siapa yang menandatangani kontrak.
- Tempoh tarikh dan tarikh yang perlu dielakkan, termasuk pertembungan dengan kalendar syarikat dan cuti umum.
- Soalan untuk venue, keselamatan, undang-undang dan kebolehcapaian, masing-masing dengan pihak yang mesti menjawab.
- Penanggungjawab aturcara acara dan tarikh raptai.
- Semakan selepas acara: apa yang akan diukur, oleh siapa, dan siapa yang menerima keputusannya.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan pernah menganjurkan persidangan ini dan menyimpan dokumen terdahulu.
- Seorang individu mempunyai masa khusus dan kuasa untuk membuat keputusan.
- Pembekal tidak ramai dan programnya mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jabatan perlu bersetuju dan tiada siapa yang memegang keputusan akhir.
- Tetamu penting, penceramah dan pembekal perlu diselaraskan di samping kerja biasa.
- Persidangan ini lebih besar daripada apa yang pernah dikendalikan pasukan.
Mahu satu pasukan yang menyatukan persidangan anda?
Jika anda mahu seseorang mengurus persidangan korporat dari pelan hingga hari acara, kami boleh membantu. Hantar senarai semak di atas dan keputusan yang belum anda buat. Kongsi taklimat acara anda melalui WhatsApp; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah anda mengurus sebahagian persidangan sahaja?
Boleh. Anda memilih tahap sokongan, daripada pek perancangan hingga pengurusan perkhidmatan penuh. Skop menyatakan apa yang kami urus dan apa yang anda putuskan.
Siapa yang memilih pembekal?
Kami mencadangkan dan membandingkan, anda meluluskan, dan organisasi anda menandatangani kontrak melainkan skop menyatakan sebaliknya.
Adakah anda mengendalikan penceramah?
Penanggungjawab program anda memilih penceramah. Kami menguruskan jemputan, taklimat, soalan perjalanan dan jadual raptai supaya keputusan penanggungjawab dilaksanakan.
Bolehkah anda bekerja dengan pembekal sedia ada kami?
Boleh. Kami boleh menyelaraskan pembekal yang anda sudah ada dan menambah pakar apabila skop memerlukannya.
Bolehkah anda menyokong persidangan di luar Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban?
Boleh. Perancangan boleh dibuat dari jauh di mana-mana di Malaysia, dan sokongan di lokasi boleh diatur apabila skop memerlukannya. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.