Pengurusan projek acara secara penyumberan luar
Acara sudah diluluskan dan pembekal sedang dipilih, tetapi pasukan anda tiada orang untuk menyelaras semuanya.
Jawapan ringkas
Dalam pengurusan projek secara penyumberan luar, seorang ketua projek yang berpengalaman mengetuai penyelarasan: garis masa, keputusan, orang, serahan kerja pembekal dan pelaporan kemajuan. Semuanya dalam skop yang dipersetujui secara bertulis.
Program, penceramah, kelulusan bajet dan hubungan dengan pihak berkepentingan tetap di tangan anda. Jika anda juga mahu kami melaksanakan sebahagian acara, kami boleh menambahnya ke dalam skop dan menyelaras pakar subkontrak.
Sesuai untuk siapa
- Urus setia persatuan yang menganjurkan acara di samping kerja biasa untuk ahli.
- Jawatankuasa dan pengerusi yang mahu mengekalkan kawalan program sementara orang lain menyelaras operasi.
- Pasukan komunikasi korporat, pemasaran atau HR yang menyelaras pihak berkepentingan dalaman dan pembekal sedia ada.
- Pasukan serantau yang menganjurkan acara di Malaysia dan perlukan kemajuan serta tanggungjawab yang boleh dilihat dari pejabat lain.
- Pasukan kewangan dan perolehan yang mahukan seorang yang bertanggungjawab atas penyelarasan.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Keputusan terletak pada beberapa jawatankuasa atau jabatan dan tarikh sering tertunda.
- Serahan kerja pembekal tertangguh dan tiada sesiapa bertanggungjawab atas tindakan susulan.
- Pasukan mempunyai kerja biasa yang tidak berhenti kerana acara.
- Kemajuan tidak kelihatan kepada mereka yang perlu meluluskan sesuatu.
- Beberapa pembekal bekerja serentak dan tiada sesiapa nampak bagaimana kerja mereka bersambung.
Apa yang termasuk
- Pelan penyelarasan berdasarkan skop dan garis masa yang dipersetujui.
- Log keputusan dan senarai tindakan, sentiasa dikemas kini dan dikongsi dengan pembuat keputusan anda.
- Laporan kemajuan dalam format dan kekerapan yang dipersetujui.
- Penyelarasan pembekal: taklimat, tarikh akhir, serahan kerja dan susulan isu.
- Persediaan untuk mesyuarat jawatankuasa dan kelulusan.
- Penyeliaan pelaksanaan sehingga hari acara, dengan kehadiran di lokasi seperti dalam skop.
- Dokumen serah tugas pada penutup.
Apa yang tidak termasuk
- Keputusan yang menjadi hak organisasi anda: program, penceramah, kelulusan bajet dan menandatangani kontrak.
- Pelaksanaan kerja pakar. Jika skop memerlukannya, kami melantik dan menyelaras pakar subkontrak. Untuk seluruh acara diurus dari awal hingga akhir, lihat pengurusan acara perkhidmatan penuh.
- Kerja di luar skop bertulis. Ia boleh ditambah selepas perubahan dipersetujui secara bertulis.
Siapa uruskan apa
| Bidang | Anda | Kami | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Program, penceramah dan kandungan | Memutuskan dan meluluskan | Menyelaras input dan tarikh | Tidak berkenaan |
| Bajet dan kontrak | Meluluskan dan menandatangani | Memantau berbanding pelan dan menandakan perbezaan | Memberi sebut harga dan melaksanakan kontrak |
| Garis masa, tindakan dan log keputusan | Membuat keputusan tepat pada masanya | Menjalankan pelan dan menyusuli tindakan | Menepati tarikh masing-masing |
| Penyelarasan pembekal | Tetap sebagai klien | Memberi taklimat dan menyelaras serahan kerja | Menyediakan venue, audio visual, katering dan pendaftaran |
| Pelaksanaan di lokasi | Menjadi tuan rumah dan mewakili penganjur | Hadir seperti dalam skop dan menyelaras | Menyampaikan perkhidmatan pakar masing-masing |
Bagaimana kerjasama berjalan
- Kongsikan taklimat anda dan beritahu kami di mana penyelarasan paling menekan.
- Kami bersetuju secara bertulis tentang skop, had kuasa, pelaporan dan kehadiran di lokasi.
- Kami mengambil alih pelan, log keputusan dan penyelarasan pembekal dari tarikh mula yang ditetapkan.
- Kami menjalankan penyelarasan mingguan dan melaporkan kemajuan seperti dipersetujui.
- Kami menyerahkan dokumen dan perkara tertunggak pada penutup.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca mesej anda dan membalas dengan beberapa soalan, supaya skop berasaskan fakta. Jika perlu, kami aturkan perbualan ringkas untuk mengesahkan skop dan had kuasa.
Sebut harga bertulis menyusul setelah skop jelas, dan ia menyatakan apa yang termasuk serta apa yang boleh mengubah yuran (lihat yuran dan sebut harga). Anda yang memutuskan sama ada mahu meneruskan.
Apa yang menentukan yuran
Yuran mengikut skop yang dipersetujui, dan sebut harga menyatakan faktor di sebaliknya. Faktor utamanya:
- Tempoh kerjasama dan bilangan bulan sebelum acara.
- Bilangan pembekal dan aliran kerja yang perlu diselaraskan.
- Bilangan trek program dan anggaran kehadiran.
- Jumlah kehadiran di lokasi yang dipersetujui dalam skop.
- Kekerapan pelaporan dan bilangan mesyuarat jawatankuasa yang disokong.
- Sama ada pakej perancangan sudah ada atau perlu dibina dahulu.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jarak jauh untuk acara di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan diatur di seluruh Malaysia mengikut ketersediaan, keperluan projek, skop yang dipersetujui dan kos. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Kos perjalanan dan penginapan dicaj apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Bandingkan dengan tahap sokongan lain
- Belum ada pelan: mulakan dengan Event Blueprint.
- Mahu pelaksanaan dan juga penyelarasan: pengurusan acara perkhidmatan penuh, pengurusan acara korporat atau pengurusan persidangan.
- Perlukan tenaga tambahan dalam pasukan anda: pengurus acara sementara.
- Lihat semua pilihan dalam gambaran keseluruhan perkhidmatan.
Gunakan sendiri
Senarai semak skop: memberi taklimat kepada ketua projek
Gunakan senarai ini untuk memberi taklimat kepada kami atau mana-mana ketua projek, supaya skop dan kuasa ditulis sebelum kerja bermula.
- Tujuan acara, format, julat tarikh dan kawasan.
- Keputusan yang boleh dibuat sendiri oleh ketua projek, dan yang perlukan kelulusan orang tertentu.
- Pembekal yang sudah dilantik dan siapa memegang setiap kontrak.
- Pelaporan: format, kekerapan dan penerima.
- Kehadiran di lokasi: hari mana dan peranan siapa.
- Mesyuarat jawatankuasa yang disokong oleh ketua projek.
- Waktu bekerja dan orang di pihak klien yang dihubungi untuk keputusan harian.
- Apa yang berlaku semasa serah tugas: dokumen, fail, perkara tertunggak.
- Bagaimana perubahan skop dipersetujui secara bertulis.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang pegawai ada masa khusus untuk acara dan kuasa yang jelas.
- Hanya beberapa pembekal terlibat dan mereka tahu skop masing-masing.
- Keputusan dibuat oleh kumpulan kecil yang kerap bertemu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan terletak pada beberapa jawatankuasa atau jabatan.
- Serahan kerja pembekal tertangguh dan tiada sesiapa bertanggungjawab atas tindakan susulan.
- Pasukan anda mempunyai kerja biasa yang tidak berhenti kerana acara.
Perlukan seseorang untuk menyelaras acara?
Jika pelan sudah ada tetapi tindakan, tarikh dan serahan kerja pembekal tertangguh, kami boleh mengetuai penyelarasan dalam skop yang anda luluskan. Beritahu kami tentang acara, julat tarikh dan bahagian yang paling tertekan. Kami membalas dengan cadangan skop dan had kuasa ketua projek.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah anda menandatangani kontrak bagi pihak kami?
Kontrak ditandatangani oleh organisasi anda. Kami menyelaras sebut harga dan serahan kerja, dan had kuasa ditulis dalam skop.
Adakah kehadiran di lokasi termasuk?
Kehadiran di lokasi dipersetujui bagi setiap taklimat dan ditulis dalam skop, termasuk hari dan peranan.
Bolehkah ini menyusuli Event Blueprint?
Boleh. Event Blueprint yang siap ialah skop permulaan yang sesuai untuk pengurusan projek.
Apakah beza dengan pengurus acara sementara?
Kami mengetuai dan menyelaras skop tertentu antara orang dan pembekal. Pengurus sementara bekerja dalam pasukan anda sebagai tenaga khusus, di bawah arahan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.