Bahagikan tanggungjawab antara penganjur bersama
Dua organisasi meletakkan nama pada satu acara, dan masing-masing menganggap yang lain mengurus bahagian yang sukar.
Jawapan ringkas
Penganjuran bersama berjaya apabila anda bersetuju secara bertulis, sebelum kerja bermula, organisasi mana memimpin setiap aliran kerja, siapa memegang wang dan kontrak, jenama siapa di hadapan, dan siapa memutuskan apabila anda tidak sependapat.
Selesaikan lima perkara itu dahulu. Selebihnya dalam pelan boleh menyusul.
Bahagikan mengikut aliran kerja, bukan usaha
Bahagikan acara kepada aliran kerja seperti program, pendaftaran, venue dan pembekal, komunikasi serta kewangan. Berikan setiap satu kepada satu organisasi sebagai peneraju, dengan yang lain dirujuk.
Elakkan membahagi setiap tugas separuh-separuh. Tanggungjawab bersama biasanya bermakna tiada siapa yang bertanggungjawab.
Lima soalan untuk diselesaikan secara bertulis
- Wang: siapa mengutip yuran, siapa membayar pembekal, dan cara lebihan atau kerugian dikongsi.
- Kontrak: organisasi mana menandatangani dengan venue dan pembekal utama, dan siapa dinamakan padanya.
- Jenama: nama siapa di hadapan, cara kedua-dua logo dipaparkan, dan siapa meluluskan kenyataan awam.
- Data peserta: organisasi mana memegang data pendaftaran dan bagaimana yang lain boleh menggunakannya. Minta pegawai atau penasihat perlindungan data setiap organisasi mengesahkan apa yang terpakai.
- Keputusan dan pertikaian: siapa memutuskan, apa laluan rujukan isu, dan apa yang berlaku jika acara perlu ditangguhkan atau dibatalkan.
Soalan untuk penasihat undang-undang dan kewangan
Liabiliti, insurans, layanan cukai, kuasa menandatangani dan terma perkongsian data ialah perkara untuk penasihat undang-undang, kewangan dan perlindungan data anda; sahkan setiap satunya dengan mereka.
Bawa draf pembahagian dan soalan ini kepada mereka: siapa pihak berkontrak, siapa menanggung kos jika acara dibatalkan, apa yang mesti ada dalam perjanjian bertulis, dan bagaimana data peribadi boleh dikongsi antara dua organisasi.
Langkah pelaksanaan
- Tulis draf pembahagian sebagai jadual satu halaman dan senaraikan lima jawapan di sebelahnya.
- Minta orang yang diberi kuasa setiap organisasi mengesahkannya.
- Bina matriks RACI dan matriks kuasa keputusan bersama daripadanya.
- Sepakati seorang untuk dihubungi bagi pembekal dan peserta.
- Semak pada setiap peringkat penting dan catat perubahan dalam log keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan dan pusat universiti fiktif menganjurkan forum bersama
Organisasi dan angka fiktif. Pembahagian yang ditunjukkan hanyalah ilustrasi.
Sebuah persatuan logistik fiktif dan pusat penyelidikan universiti fiktif menganjurkan forum sehari untuk 200 orang. Mereka bersetuju persatuan memimpin venue, pembekal dan pendaftaran, manakala pusat memimpin program dan penceramah.
Wang melalui akaun persatuan, dengan rekod bertulis cara lebihan dikongsi, disahkan oleh kedua-dua pegawai kewangan. Kedua-dua logo dipaparkan, dengan logo persatuan dahulu pada bahan bercetak. Kenyataan awam memerlukan kelulusan kedua-dua pegawai komunikasi. Setiap pihak bertanya penasihat sendiri tentang perkongsian data sebelum pendaftaran dibuka.
| Aliran kerja | Peneraju | Dirujuk | Catatan |
|---|---|---|---|
| Program dan penceramah | Pusat universiti | Persatuan | Kelulusan program oleh kedua-duanya |
| Venue dan pembekal | Persatuan | Pusat universiti | Persatuan menandatangani kontrak |
| Pendaftaran dan data | Persatuan | Pusat universiti | Terma perkongsian data disahkan penasihat |
| Komunikasi | Persatuan | Pusat universiti | Kedua-duanya meluluskan kenyataan awam |
| Kewangan | Persatuan | Pusat universiti | Pembahagian lebihan direkodkan secara bertulis |
Gunakan sendiri
Senarai semak tanggungjawab penganjur bersama
Isi bersama kedua-dua organisasi dan simpan versi yang ditandatangani atau disahkan dalam fail projek.
- Nama acara, tarikh, kedua-dua organisasi dan wakil yang dinamakan:
- Aliran kerja dan organisasi yang memimpin setiap satu:
- Siapa mengutip yuran dan siapa membayar pembekal:
- Cara lebihan atau kerugian dikongsi (sahkan dengan kewangan):
- Organisasi mana menandatangani kontrak venue dan pembekal:
- Jenama siapa di hadapan, kedudukan logo dan siapa meluluskan kenyataan awam:
- Organisasi mana memegang data peserta dan apa yang boleh dilakukan pihak lain (sahkan dengan penasihat perlindungan data):
- Siapa memutuskan program, perubahan bajet dan penangguhan:
- Laluan rujukan isu jika kedua-dua organisasi tidak sependapat:
- Seorang untuk dihubungi bagi pembekal dan peserta:
- Soalan dihantar kepada penasihat undang-undang dan kewangan, dan jawapan mereka:
- Tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kedua-dua organisasi pernah menganjurkan bersama dan ada pembahagian yang berfungsi.
- Satu organisasi jelas memimpin dan yang lain menyumbang kandungan.
- Pegawai kewangan dan undang-undang kedua-duanya telah mengesahkan terma.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ini acara bersama pertama dan tanggungjawab tidak jelas.
- Setiap organisasi ada laluan kelulusan sendiri dan kedua-duanya bertembung.
- Pembekal menerima arahan bercampur daripada kedua-dua pihak.
Perlukan seorang yang menyelaras kedua-dua organisasi?
Ketua projek persidangan boleh memudahkan pembahagian, menuliskannya, membina jadual tanggungjawab dan keputusan bersama, mengekalkan satu saluran pembekal dan mengendalikan log keputusan. Kesimpulan undang-undang, kewangan dan perlindungan data terletak pada penasihat anda sendiri. Hantarkan nama kedua-dua organisasi dan tarikh acara, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami memerlukan perjanjian bertulis?
Pembahagian bertulis amat disarankan. Tanya penasihat undang-undang anda sama ada perjanjian formal diperlukan dan apa yang patut ada di dalamnya.
Siapa patut menjadi satu-satunya orang untuk dihubungi pembekal?
Seorang yang dinamakan daripada organisasi yang menandatangani kontrak, dengan seorang timbalan.
Bagaimana jika kedua-dua organisasi tidak sependapat?
Gunakan laluan rujukan yang dipersetujui dan catat hasilnya dalam log keputusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.