Tenaga projek tambahan untuk agensi acara
Agensi anda menerima acara profesional dan perlukan tenaga tambahan, sementara hubungan dengan klien tetap di tangan anda.
Jawapan ringkas
Kami berada di sisi agensi anda dalam acara korporat atau profesional. Kami merancang, mengurus dan melaksanakan skop yang anda tetapkan, serta menyelaraskan pakar subkontrak yang diperlukan. Kami boleh bekerja di bawah jenama anda, dalam tanggungjawab yang dipersetujui secara bertulis.
Agensi anda tetap memegang hubungan dengan klien dan kontrak. Kami hanya menghubungi klien anda apabila agensi anda meminta. Jika anda hanya memerlukan orang jangka pendek dalam pasukan sendiri, pengurus acara sementara mungkin lebih sesuai.
Sesuai untuk siapa
- Agensi acara yang memenangi acara korporat atau profesional dan memerlukan lebih ramai tenaga.
- Agensi yang tiada tenaga dalaman untuk persidangan atau program berbilang hari.
- Agensi yang menampung musim sibuk atau beberapa acara yang bertindih.
- Agensi yang mahukan kepimpinan projek bagi aliran kerja tertentu sementara pasukan mereka menumpukan kepada klien.
- Agensi yang melayan klien di Malaysia dari pejabat atau negara lain.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Pasukan anda terbeban dengan beberapa acara dan satu daripadanya memerlukan ketua khusus.
- Kerja itu memerlukan kemahiran yang tiada dalam agensi anda untuk acara ini.
- Mengambil pekerja untuk satu projek tidak masuk akal.
- Perancangan, serah terima pembekal dan pelaporan semakin ketinggalan.
- Anda mahu klien melihat satu agensi, bukan beberapa pihak.
Apa yang termasuk
- Perancangan, pengurusan projek dan pelaksanaan skop yang ditetapkan agensi anda.
- Bekerja di bawah jenama anda, dengan templat, tandatangan dan format laporan anda jika dipersetujui.
- Penyelarasan pakar subkontrak untuk produksi, audio visual, pentas, pendaftaran dan logistik, mengikut keperluan skop.
- Log keputusan, senarai tindakan dan laporan kemajuan kepada wakil agensi anda.
- Pengurusan di lokasi pada hari acara, seperti dipersetujui dalam skop.
- Perjanjian kerahsiaan disediakan sebelum kami melihat fail klien.
- Dokumen serah terima dan perkara belum selesai pada penutup.
Apa yang tidak termasuk
- Hubungan dan kontrak klien, yang tetap di tangan agensi anda.
- Hubungan terus dengan klien anda, kecuali apabila agensi anda memintanya.
- Kelulusan undang-undang, keselamatan dan pelesenan, yang diserahkan kepada pihak berkelayakan.
- Kerja di luar skop bertulis. Ia boleh ditambah selepas skop diubah secara bertulis.
Siapa bertanggungjawab untuk apa
| Bidang | Agensi | Pasukan kami | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Hubungan dan kontrak klien | Memegang hubungan dan kontrak | Menyokong atas permintaan | Tidak berkenaan |
| Perancangan dan pengurusan projek bagi skop yang ditetapkan | Menetapkan skop dan meluluskan | Merancang dan mengurus | Tidak berkenaan |
| Penyelarasan pembekal | Meluluskan pembekal dan kontrak | Memberi taklimat dan menyelaras serah terima | Menyampaikan kerja pakar mereka |
| Pelaporan | Menerima dan menyampaikan kepada klien | Melapor dalam format anda | Tidak berkenaan |
| Hari acara | Mengetuai hubungan dengan klien | Mengurus pelaksanaan seperti dipersetujui | Mengendalikan bahagian masing-masing |
Bagaimana perkhidmatan berjalan
- Kongsikan acara, konteks klien yang boleh didedahkan dan skop yang anda mahu tetapkan.
- Setujui kerahsiaan, peraturan jenama, had kuasa dan pelaporan secara bertulis.
- Kami mengambil alih skop yang ditetapkan dari tarikh mula yang jelas.
- Kami menjalankan pelan dan melapor kepada wakil agensi anda seperti dipersetujui.
- Kami menyerahkan dokumen dan perkara belum selesai pada penutup.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca taklimat anda dan membalas dengan soalan atau cadangan skop. Jika sesuai, kami menyetujui skop dan terma kerahsiaan secara bertulis dan menghantar sebut harga sebelum sebarang kerja bermula.
Jika anda hanya perlukan seorang tenaga jangka pendek dalam pasukan sendiri, lihat pengurus acara sementara. Jika organisasi anda sendiri mahu acara diurus sepenuhnya, lihat pengurusan acara perkhidmatan penuh.
Faktor yang mempengaruhi yuran
Sebut harga disediakan daripada taklimat anda setelah skop jelas, dengan faktor di sebalik yuran dan perkara yang boleh mengubahnya (lihat yuran dan sebut harga). Faktor utamanya:
- Skop yang ditetapkan: perancangan sahaja, satu aliran kerja atau keseluruhan acara.
- Tempoh perkhidmatan dan bilangan bulan sebelum acara.
- Bilangan pembekal dan aliran kerja yang perlu diselaraskan.
- Jumlah pengurusan di lokasi yang dipersetujui dalam skop.
- Keperluan pelaporan dan keperluan jenama.
- Kos pembekal, yang dikenakan mengikut sebut harga mereka sendiri dan berada di luar yuran pengurusan kami.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jarak jauh untuk acara di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan diatur di seluruh Malaysia mengikut ketersediaan, keperluan projek, skop yang dipersetujui dan kos.
Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban. Kos perjalanan dan penginapan dikenakan apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Gunakan sendiri
Senarai semak skop: membawa pengurus acara subkontrak ke acara klien
Gunakan ini untuk menetapkan sempadan sebelum sesiapa menyertai acara klien anda.
- Tugas dan keputusan mana yang dipegang oleh subkontraktor.
- Siapa yang bercakap dengan klien, dan dalam keadaan mana subkontraktor boleh berbuat demikian.
- Peraturan jenama: nama, templat, tandatangan dan format laporan.
- Perjanjian kerahsiaan sebelum akses kepada fail klien.
- Sistem dan dokumen yang boleh diakses subkontraktor.
- Pembekal mana yang diselaraskan, dan siapa memegang setiap kontrak.
- Semakan pertindihan: adakah ada tugas yang dipegang oleh agensi dan subkontraktor sekali gus.
- Siapa di agensi yang dihubungi apabila masalah tidak dapat diselesaikan serta-merta.
- Apa yang diserahkan pada penutup.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda mempunyai tenaga dan kemahiran untuk acara ini.
- Kerja itu cukup kecil untuk dikongsi antara kakitangan sedia ada.
- Anda boleh mengambil atau meminjam seseorang yang sudah anda kenali.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pasukan anda terbeban dengan acara yang bertindih.
- Acara memerlukan ketua khusus untuk perancangan dan pelaksanaan.
- Anda mahu menerima kerja tanpa mengambil pekerja tetap.
Perlukan tenaga tambahan untuk acara klien?
Hantarkan acara, skop yang anda mahu tetapkan serta peraturan jenama dan kerahsiaan. Kami akan membalas dengan cadangan skop dan memberitahu jika susunan lain lebih sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah anda bekerja di bawah jenama kami?
Ya, jika anda mahu. Peraturan jenama, templat dan format laporan dipersetujui secara bertulis pada permulaan.
Adakah anda akan menghubungi klien kami secara terus?
Hanya jika agensi anda memintanya. Anda tetap memegang hubungan dengan klien.
Bolehkah anda mengurus acara pada hari acara?
Boleh. Pengurusan di lokasi dan penyelarasan subkontraktor pakar boleh menjadi sebahagian daripada skop.
Apakah bezanya dengan pengurus acara sementara?
Pengurus acara sementara bekerja dalam pasukan anda di bawah arahan anda. Subkontrak bermaksud kami merancang, mengurus dan melaksanakan skop yang ditetapkan, dengan tanggungjawab dipersetujui secara bertulis.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.