Kenal pasti kelompangan dalam pelan acara anda
Pelan acara anda nampaknya ada kelompangan, tetapi anda belum dapat menyatakannya.
Jawapan ringkas
Penilaian perancangan ialah semakan terhad terhadap pelan acara anda. Kami meneliti skop, keputusan, tanggungjawab, pembekal, bajet dan garis masa, dan menutup dengan senarai tindakan mengikut keutamaan serta laporan ringkas.
Langkah seterusnya terpulang kepada anda: teruskan dengan pasukan sendiri, ambil Event Blueprint, gunakan pengurusan projek secara penyumberan luar, atau serahkan bahagian acara yang lebih besar kepada kami melalui pengurusan acara perkhidmatan penuh.
Sesuai untuk siapa
- Pasukan yang acaranya sudah diluluskan atau sedang berjalan dan mahukan pandangan profesional kedua.
- Jawatankuasa yang mewarisi sesuatu pelan dan tidak pasti apa yang tertinggal.
- Penanggungjawab acara korporat yang akan menyerahkan acara kepada rakan sekerja atau pembekal baharu.
- Penganjur yang menimbang sama ada mereka perlukan bantuan luar, dan sebanyak mana.
- Pasukan kewangan dan perolehan yang mahu risiko dan kelompangan dinyatakan sebelum lebih banyak wang diperuntukkan.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Anda rasa ada kelompangan tetapi tidak dapat menyatakannya.
- Keputusan tertangguh dan tiada sesiapa dapat menyatakan siapa menunggu siapa.
- Komitmen pembekal bercampur antara yang ditandatangani, lisan dan belum muktamad.
- Garis masa wujud berkeping-keping dan bukan sebagai satu pelan.
- Anda tidak pasti bantuan mana, jika ada, yang berbaloi dibayar.
Apa yang termasuk
- Semakan dokumen dan pelan yang anda kongsikan, dalam skop yang tetap.
- Sesi kerja dengan pembuat keputusan anda untuk mengesahkan fakta dan keutamaan.
- Senarai kelompangan merangkumi skop, keputusan, tanggungjawab, pembekal, bajet dan garis masa.
- Pelan tindakan mengikut keutamaan, dengan cadangan penanggungjawab dan urutan.
- Laporan ringkas tentang dapatan.
- Cadangan tentang tahap sokongan yang sesuai, termasuk kemungkinan anda tidak memerlukan sokongan tambahan.
Apa yang tidak termasuk
- Menjalankan acara atau melaksanakan tindakan, melainkan anda kemudian bersetuju dengan skop lanjutan.
- Pendapat undang-undang, keselamatan, struktur atau pelesenan, yang diserahkan kepada pihak berkelayakan.
- Semakan bahan yang tidak dikongsi, atau bahagian acara di luar skop yang dipersetujui.
- Ramalan kehadiran, pendapatan penajaan atau hasil lain. Semakan menilai pelan, bukan hasil.
Siapa bertanggungjawab untuk apa
| Bidang | Klien | Pasukan kami | Pakar |
|---|---|---|---|
| Dokumen dan akses | Berkongsi pelan, kontrak dan nama untuk dihubungi | Menyemak apa yang dikongsi | Tidak berkenaan |
| Dapatan dan keutamaan | Mengesahkan fakta dan keutamaan | Menyediakan senarai kelompangan dan pelan tindakan | Tidak berkenaan |
| Status pembekal | Menyediakan sebut harga dan kontrak | Memetakan komitmen dan perkara tertunggak | Menjawab soalan tentang skop mereka sendiri |
| Soalan keselamatan, undang-undang dan teknikal | Melantik pihak berkelayakan | Menyenaraikan soalan untuk ditanya | Memberi pendapat mereka sendiri |
| Langkah seterusnya | Memilih langkah seterusnya | Mengesyorkan tahap sokongan | Tidak berkenaan |
Bagaimana perkhidmatan berjalan
- Kongsikan taklimat anda dan dokumen pelan yang ada.
- Setujui skop semakan, orang yang perlu ditemui dan tarikh penyampaian secara bertulis.
- Kami menyemak bahan dan mengadakan sesi kerja dengan pembuat keputusan anda.
- Kami menyampaikan senarai kelompangan, pelan tindakan mengikut keutamaan dan laporan ringkas.
- Anda memutuskan langkah seterusnya, dengan syor daripada kami.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca taklimat anda dan membalas dengan soalan atau cadangan skop semakan. Jika sesuai, kami menyetujui skop secara bertulis dan menghantar sebut harga sebelum sebarang kerja bermula.
Jika semakan menunjukkan anda memerlukan lebih daripada nasihat, kami menerangkan pilihan dengan jelas dan menyebut harganya secara berasingan.
Faktor yang mempengaruhi yuran
Sebut harga disediakan daripada taklimat anda setelah skop jelas, dengan faktor di sebalik yuran dan perkara yang boleh mengubahnya (lihat yuran dan sebut harga). Faktor utamanya:
- Saiz dan peringkat acara.
- Jumlah bahan yang perlu disemak.
- Bilangan aliran kerja dan pembekal dalam skop.
- Bilangan sesi kerja dan orang yang terlibat.
- Kedalaman pelan tindakan yang anda perlukan.
- Sama ada semakan dibuat secara jarak jauh atau termasuk lawatan ke venue atau pejabat anda.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jarak jauh untuk acara di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan diatur di seluruh Malaysia mengikut ketersediaan, keperluan projek, skop yang dipersetujui dan kos.
Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban. Kos perjalanan dan penginapan dikenakan apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Gunakan sendiri
Senarai semak skop: soalan yang perlu ditanya oleh penilaian perancangan
Gunakan ini untuk semakan kendiri pantas sebelum menugaskan semakan, atau untuk memberi taklimat kepada penyemak.
- Adakah tujuan acara ditulis dalam satu atau dua ayat?
- Adakah pembuat keputusan untuk program, bajet dan pembekal dinamakan?
- Komitmen pembekal mana yang sudah ditandatangani, lisan atau belum muktamad?
- Keputusan mana yang tertangguh, dan siapa yang menunggunya?
- Adakah garis masa ditulis bersama tugasan yang bergantung antara satu sama lain?
- Siapa menguruskan hubungan dengan setiap pembekal?
- Soalan mana yang perlu dijawab oleh pakar undang-undang, keselamatan atau teknikal?
- Adakah ada serah terima bertulis jika ahli pasukan berhenti?
- Apa yang anda mahu orang luar uruskan, jika ada?
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pelan sudah ditulis, penanggungjawab dinamakan dan keputusan dibuat tepat pada masanya.
- Anda boleh menjawab soalan senarai semak tanpa mencari dokumen.
- Anda mempunyai orang berpengalaman yang sudah menyemak pelan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Anda rasa ada kelompangan tetapi tidak dapat menamakannya.
- Beberapa orang memegang sebahagian pelan dan tiada sesiapa memegang keseluruhannya.
- Anda memerlukan pandangan bebas sebelum menambah komitmen bajet.
Adakah pandangan kedua terhadap pelan anda membantu?
Hantarkan penerangan ringkas tentang acara dan dokumen pelan yang ada. Kami akan membalas dengan cadangan skop semakan, apa yang anda terima pada akhirnya dan, jika berguna, pilihan sokongan yang boleh menyusul.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama semakan ini?
Tempohnya mengikut skop yang ditetapkan. Tarikh penyampaian dipersetujui dan ditulis sebelum kerja bermula.
Adakah saya perlu meneruskan dengan anda selepas itu?
Pelan tindakan itu milik anda untuk digunakan dengan pasukan sendiri atau pembekal lain.
Bolehkah anda mengambil alih tindakan selepas semakan?
Boleh, jika anda mahu. Itu akan menjadi skop berasingan, misalnya pengurusan projek secara penyumberan luar atau pengurusan acara perkhidmatan penuh.
Adakah ia hanya untuk acara besar?
Ia sesuai untuk mana-mana acara profesional yang pelannya terasa tidak jelas, besar atau kecil.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.