Perancangan dan pengurusan persidangan di seluruh Malaysia
Persidangan sudah ada dalam kalendar, dan program, penceramah, venue serta pendaftaran perlu bersatu pada satu hari.
Jawapan ringkas
Perancangan dan pengurusan persidangan merangkumi keseluruhan rantaian: program, penceramah, pendaftaran, venue dan produksi, dari taklimat pertama hingga acara tamat. Kami merancang, menganjurkan, mengurus dan melaksanakan persidangan dalam skop yang dipersetujui secara bertulis, serta menyelaraskan pakar yang menyediakan produksi, AV, pentas dan pendaftaran.
Anda yang menentukan setakat mana untuk diserahkan. Ada klien yang mengekalkan program dan hubungan dengan penceramah, lalu meminta kami mengurus yang lain. Ada juga yang meminta kami mengurus keseluruhan persidangan. Peta skop di bawah menunjukkan siapa memegang apa.
Sesuai untuk siapa
- Urus setia dan jawatankuasa persatuan yang menganjurkan persidangan tahunan atau persidangan ahli sambil menjalankan kerja biasa.
- Syarikat yang menganjurkan persidangan pelanggan, rakan kongsi atau industri.
- Badan profesional yang mengadakan persidangan dengan sesi CPD dan rekod pendaftaran.
- Pasukan serantau yang mengadakan persidangan di Malaysia tanpa pasukan setempat.
- Penganjur yang beralih daripada acara kecil kepada persidangan lebih besar dengan pelbagai trek.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Program sering berubah dan aturcara tidak dapat dimuktamadkan.
- Pengesahan penceramah, biodata dan slaid tiba lewat dan sedikit demi sedikit.
- Pendaftaran, bayaran dan rekod kehadiran berada dalam senarai berasingan.
- Pasukan venue, audio visual dan katering bekerja mengikut versi pelan yang berbeza.
- Keputusan jawatankuasa mengambil masa terlalu lama dan pembekal terpaksa menunggu.
- Urus setia memikul persidangan di samping kerja ahli dan pejabat.
Peta skop persidangan: apa yang kami urus dan apa yang anda kekalkan
| Bidang | Apa yang kami urus | Apa yang anda kekalkan | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Program | Struktur sesi, masa, trek, aturcara dan kemas kini | Tema, kandungan dan kelulusan akhir | Tidak berkenaan |
| Penceramah | Logistik jemputan, pengesahan, taklimat, pengumpulan slaid, perjalanan dan penginapan | Pemilihan penceramah dan hubungan dengan mereka | Tidak berkenaan |
| Pendaftaran | Aliran pendaftaran, komunikasi kepada peserta, pelan daftar masuk di lokasi dan rekod kehadiran | Dasar tiket, yuran dan siapa layak hadir | Platform pendaftaran dan petugas di lokasi |
| Venue | Bantuan mencari venue, lawatan tapak, susun atur bilik, aliran lantai dan perhubungan dengan venue | Pilihan akhir venue dan tandatangan kontrak | Pengendali venue |
| Produksi | Taklimat teknikal, jadual, latihan dan penyeliaan | Kelulusan hala tuju kreatif | AV, pentas, pencahayaan, jurubahasa dan rakaman |
| Pengalaman peserta | Pelan katering, papan tanda, waktu rehat, soalan kebolehcapaian dan aliran pada hari acara | Keputusan pemakanan dan dasar untuk ahli anda | Pembekal katering dan papan tanda |
| Bajet dan pelaporan | Pemantauan bajet, perbandingan sebut harga dan laporan kemajuan | Kelulusan bajet dan pembayaran | Sebut harga dan invois |
Apa yang termasuk
- Pelan persidangan: skop, garis masa, rangka bajet dan tanggungjawab.
- Bantuan menyusun program menggunakan perancang program persidangan, termasuk semakan sesi yang terlajak masa dan pertindihan penceramah.
- Taklimat pembekal, perbandingan sebut harga dan penyelarasan pakar yang diperlukan oleh skop anda.
- Kertas jawatankuasa dan persediaan mesyuarat, supaya keputusan dibuat tepat pada masanya.
- Log keputusan, senarai tindakan dan laporan kemajuan berkala.
- Pengurusan persidangan di lokasi dengan seorang ketua yang dinamakan dan kawalan aturcara.
- Penutup: dokumen serah tugas, bantuan penyelarasan bayaran pembekal dan ulasan ringkas.
Apa yang tidak termasuk
- Kandungan program dan pemilihan penceramah, yang diputuskan oleh anda.
- Akreditasi, mata CPD atau kelulusan badan profesional. Kami menyelaraskan soalan yang perlu ditanya dan badan anda yang memutuskan.
- Nasihat undang-undang, cukai, insurans atau pensijilan keselamatan.
- Janji tentang kehadiran, tajaan atau hasil pendapatan. Untuk kerja tajaan, lihat tajaan dan pengkomersialan.
- Kerja di luar skop bertulis. Perubahan dipersetujui secara bertulis terlebih dahulu.
Bagaimana kerjasama berjalan
- Kongsikan taklimat persidangan: tujuan, hadirin, tempoh tarikh, status venue dan apa yang sudah diputuskan.
- Kami bersetuju tentang skop dan tahap sokongan secara bertulis, berpandukan peta skop di atas.
- Kami membina pelan, struktur program dan rangka bajet.
- Kami memberi taklimat dan membandingkan pembekal untuk kelulusan anda, kemudian menyelaraskan mereka sepanjang persiapan.
- Kami mengadakan latihan dan semakan akhir aturcara bersama semua pasukan.
- Kami mengurus persidangan di lokasi, kemudian menutupnya dengan dokumen serah tugas dan ulasan ringkas.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca mesej anda dan membalas dengan beberapa soalan tentang persidangan itu, supaya skop berasaskan fakta. Jika sesuai, kami aturkan perbualan ringkas untuk mengesahkan apa yang anda mahu kekalkan dan apa yang anda mahu kami urus.
Sebut harga bertulis menyusul setelah skop jelas, menyatakan apa yang termasuk dan apa yang boleh mengubah yuran. Lihat yuran dan sebut harga.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilaksanakan secara jarak jauh untuk persidangan di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur di seluruh Malaysia apabila skop memerlukannya. Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban ialah kawasan tempat kami paling kerap bekerja.
Kos perjalanan dan penginapan dicaj apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Untuk melihat siapa buat apa antara PCO, syarikat pengurusan acara, DMC dan pasukan venue, baca siapa buat apa; glosari acara perniagaan menerangkan istilahnya.
Pilih tahap sokongan yang sesuai
- Mahu seluruh persidangan diurus: pengurusan acara perkhidmatan penuh.
- Merancang acara korporat lain: pengurusan acara korporat.
- Perlu pelan dan taklimat dahulu: Event Blueprint.
- Anda sendiri mengendalikan program tetapi perlukan penyelarasan: pengurusan projek acara secara penyumberan luar.
- Perlukan tenaga khusus jangka pendek: pengurus acara sementara.
Gunakan sendiri
Senarai semak skop persidangan: apa yang perlu diputuskan sebelum memberi taklimat kepada pembekal
Gunakan senarai ini untuk menulis siapa memegang setiap bahagian persidangan. Ia sesuai untuk mana-mana pembekal, termasuk kami.
- Tujuan persidangan, hadirin dan tempoh tarikh.
- Program: bilangan hari, trek, jenis sesi dan siapa meluluskan versi akhir.
- Penceramah: siapa menjemput, siapa mengesahkan, siapa mengumpul biodata dan slaid.
- Pendaftaran: siapa menetapkan jenis tiket dan yuran, dan rekod apa yang anda perlukan selepas itu.
- Venue: disenarai pendek, dipilih atau masih terbuka, dan siapa menandatangani kontrak.
- Produksi: keperluan AV, pentas, rakaman, jurubahasa dan siaran langsung.
- Pengalaman peserta: katering, soalan kebolehcapaian, papan tanda dan waktu rehat.
- Julat bajet, orang yang meluluskan dan peraturan pembayaran.
- Mesyuarat jawatankuasa yang perlu disediakan dan dihadiri oleh pembekal.
- Pelaporan: format, kekerapan dan penerima.
- Siapa berada di lokasi dan siapa membuat keputusan pada hari acara.
- Serah tugas: dokumen dan perkara tertunggak selepas persidangan.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Persidangan satu hari dengan satu trek, venue yang biasa dan jawatankuasa kecil.
- Urus setia yang mempunyai masa khusus dan pasukan pembekal tetap.
- Program yang mengulang format tahun lepas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Persidangan baharu, lebih besar atau berbilang trek, atau berpindah ke venue baharu.
- Kerja penceramah, pendaftaran dan venue berjalan serentak tanpa seorang penanggungjawab tunggal.
- Jawatankuasa terdiri daripada sukarelawan dan tidak mampu menanggung penyelarasan mingguan.
Merancang persidangan dan mahu ia diurus?
Ceritakan tentang persidangan anda dan apa yang mahu dikekalkan sendiri. Kami akan membalas dengan beberapa soalan, kemudian menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya. Pakar yang diperlukan kami selaraskan bagi pihak anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami mengekalkan program dan penceramah serta menyerahkan yang lain?
Boleh. Banyak persidangan dikendalikan begitu. Peta skop menunjukkan pembahagiannya, dan skop bertulis mencatat dengan tepat apa yang dipegang oleh setiap pihak.
Adakah anda sendiri menyediakan AV dan pentas?
Subkontraktor pakar menyediakan AV, pentas dan produksi seumpamanya. Kami memberi taklimat, menjadual dan menyelaraskan mereka dalam skop yang dipersetujui, dan anda meluluskan pelantikan.
Bolehkah anda menyokong sesi CPD atau sesi yang diakreditasi?
Kami boleh menyelaraskan logistik seperti rekod kehadiran dan pengendalian sijil. Keputusan akreditasi dan CPD ditentukan oleh badan profesional anda.
Apa bezanya dengan pengurusan projek secara penyumberan luar?
Pengurusan projek acara secara penyumberan luar menyelaraskan pasukan dan pembekal anda sementara anda mengendalikan pelaksanaan. Pengurusan persidangan pula mengambil alih skop yang dipersetujui, dengan pakar diselaraskan oleh kami.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.