Menulis laporan konsultasi supaya dibaca sebagai rekod
Pembaca yang tidak hadir menilai laporan konsultasi melalui ayatnya: rekod atau sokongan.
Jawapan ringkas
Tulis nota hasil sebagai rekod apa yang dibincangkan, dengan penyebutan nama seperti dipersetujui, dan nyatakan statusnya pada halaman pertama: siapa menganjurkan, siapa menyumbang, siapa telah melihat draf dan apa yang bukan dakwaannya. Sokongan rasmi, jika ada, datang daripada badan yang memegang kuasa itu, dalam ayatnya sendiri.
Sepakati label status dan laluan kelulusan dengan jawatankuasa penganjur sebelum acara, kemudian gunakan pada setiap hasil: nota, slaid, kenyataan akhbar dan hantaran sosial.
Tentukan status hasil sebelum acara
Adakah hasil itu ringkasan pandangan, set cadangan penganjur, kenyataan bersama atau input kepada badan awam? Setiap satu mempunyai laluan kelulusan berbeza. Tulis jawapan dalam satu ayat dan letakkan di bahagian atas dokumen.
Jika mana-mana badan rasmi akan menggunakan hasil itu, tanya badan itu bagaimana ia mahu menerima dan menghuraikannya.
Bahasa yang merekodkan tanpa menyokong
| Gantikan | Pertimbangkan |
|---|---|
| Forum bersetuju bahawa... | Peserta membincangkan... ; pandangan berbeza tentang... |
| Disokong oleh kementerian | Wakil kementerian mengambil bahagian dalam sesi tentang... |
| Cadangan rasmi | Cadangan daripada penganjur, diambil daripada perbincangan |
| Hasil diluluskan kerajaan | Hasil seperti direkodkan urus setia; tidak disemak mana-mana agensi kecuali dinyatakan |
| Peserta menyokong... | Peserta yang mengulas sebelum dikeluarkan: [nama], dengan perubahan yang mereka minta |
Apa yang mesti dibawa setiap hasil
- Tajuk yang menamakan penganjur dan tarikh.
- Pernyataan status: siapa menganjurkan, siapa menyumbang, siapa menyemak dan apa yang bukan dakwaan dokumen.
- Peraturan penyebutan nama yang digunakan: bernama, mengikut kumpulan atau tanpa nama.
- Nombor versi dan tarikh pembetulan fakta terakhir.
- Logo hanya organisasi yang membenarkan penggunaan logo secara bertulis.
- Di mana perselisihan direkodkan dan bagaimana.
- Orang untuk dihubungi bagi pembetulan.
Urutan menghasilkan rekod
- Sepakati pernyataan status dan peraturan penyebutan nama dengan jawatankuasa penganjur.
- Catat nota mengikut struktur agenda, bukan mengikut pendirian.
- Rangka nota tanpa menilai atau menyusun pandangan.
- Hantar draf kepada peserta yang dinamakan untuk pembetulan fakta sahaja, dengan tarikh akhir.
- Rekod permintaan dan respons bagi setiap satu.
- Semak logo, petikan dan gelaran terhadap kebenaran bertulis.
- Terbitkan dengan versi dan pernyataan status, dan simpan jejak kelulusan.
Hasil yang bergerak pantas
Kenyataan akhbar, hantaran sosial dan ringkasan slaid mengulang risiko status yang sama dalam bentuk lebih pendek. Letakkan pernyataan status dalam satu ayat pendek yang boleh digunakan semua, dan minta jawatankuasa meluluskan setiap hasil luaran. Senarai pemilikan kandungan bersama membantu; lihat matriks pemilikan kandungan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Konsultasi rekaan tentang mobiliti bandar
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan menganjurkan konsultasi separuh hari dengan agensi perbandaran, dua badan industri dan tiga kumpulan komuniti. Draf nota menyatakan "Agensi menyokong cadangan tentang penggunaan lorong".
Wakil agensi membalas bahawa beliau mengambil bahagian dalam sesi tetapi agensi tidak mempunyai pendirian. Urus setia menukar ayat itu untuk merekodkan penyertaannya dan perkara yang dibangkitkan, dan menambah pernyataan status: tidak disemak mana-mana agensi.
Nota dikeluarkan sebagai versi 2 dengan tarikh pembetulan fakta dan catatan tentang tiga peserta yang mengulas.
Gunakan sendiri
Senarai semak status hasil konsultasi
Salin jadual ini, jalankan sebelum sebarang nota, slaid atau hantaran dikeluarkan.
| Hasil | Pernyataan status ada | Peraturan penyebutan nama digunakan | Peserta yang menyemak | Logo dan gelaran dibenarkan secara bertulis | Diluluskan oleh | Versi dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Konsultasi dalaman kecil dengan satu penganjur dan peraturan penyebutan nama yang dipersetujui.
- Tiada penerbitan luaran selain kepada peserta.
- Pengerusi jawatankuasa menyemak setiap hasil.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi, badan awam dalam bilik dan pengeluaran awam dirancang.
- Peserta berbeza pendapat dan ayat dipertikaikan.
- Kelajuan pengeluaran menekan semakan logo, petikan dan status.
Perlukan rekod ditulis dan diluluskan dengan kemas?
Ketua projek persidangan boleh menyepakati pernyataan status dan peraturan penyebutan nama dengan jawatankuasa anda, menyemak nota terhadap agenda, mengedarkan draf untuk pembetulan fakta, menyemak logo dan petikan terhadap kebenaran bertulis dan menyimpan jejak versi. Pendirian dan hak bercakap bagi mana-mana organisasi tetap di tangan peserta dan badan berkenaan. Hantar agenda dan senarai peserta anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami kata kementerian terlibat?
Nyatakan apa yang benar: wakil hadir atau menyumbang. Jangan membayangkan kementerian menyokong hasil kecuali ia telah menyatakannya secara bertulis.
Perlukah kelulusan peserta untuk nota?
Untuk pembetulan fakta dan petikan bernama, ya. Penganjur memutuskan teks akhir.
Bolehkah logo penaja muncul pada nota?
Hanya jika jawatankuasa meluluskan dan hubungan pembiaya dinyatakan dengan jelas.
Bagaimana dengan rakaman?
Anggap transkrip atau rakaman sebagai hasil berasingan dengan kebenaran dan status sendiri.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.