Gabungkan maklum balas jawatankuasa dalam satu senarai
Tujuh ahli jawatankuasa masing-masing menghantar komen mengenai draf program dalam format berbeza, dan sebahagiannya bercanggah.
Jawapan ringkas
Tetapkan satu tarikh akhir dan satu format untuk komen, rekodkan setiap komen dalam satu jadual, kumpulkan mengikut bahagian, dan selesaikan percanggahan dengan menamakan siapa memutuskan dan bukan mengambil jalan tengah. Kemudian keluarkan satu versi gabungan dengan nota ringkas tentang apa yang berubah dan apa yang tidak.
Hasilnya harus membolehkan setiap ahli melihat komen mereka, keputusan dan sebabnya.
Kumpul di satu tempat dan satu format
- Hantar satu versi dengan tarikh balas dan satu alamat atau fail kongsi untuk komen.
- Minta komen menamakan bahagian atau halaman, menyatakan perubahan yang diinginkan dan, jika boleh, sebabnya.
- Terima komen dalam format lain, tetapi minta seseorang menyalinnya ke dalam log dalam masa sehari.
- Tutup pengumpulan pada tarikh itu. Komen lewat dibawa ke pusingan seterusnya kecuali pengerusi memutuskan sebaliknya.
Susun komen
- Nomborkan setiap komen dan rekodkan siapa membuatnya serta bahagian yang dirujuk.
- Tandakan jenis: pembetulan fakta, ubah suai ayat, keutamaan, atau permintaan baharu.
- Kumpulkan komen yang menyentuh bahagian sama supaya percanggahan kelihatan.
- Tandakan mana-mana komen yang mengubah skop, kos atau tarikh dan hantar kepada pembuat keputusan menggunakan format permintaan keputusan.
Selesaikan percanggahan tanpa mengambil jalan tengah
Apabila dua ahli mahu perkara bertentangan, jangan gabungkan menjadi sesuatu yang tidak diminta kedua-duanya. Bawa pilihan kepada penanggungjawab bahagian dalam matriks tanggungjawab, atau kepada pengerusi, dan rekodkan keputusan serta sebab dalam log keputusan.
Pembetulan fakta boleh diterima oleh urus setia. Keutamaan perlu diputuskan, bukan dicari jalan tengah.
Keluarkan satu versi gabungan
- Kemas kini dokumen dan simpan senarai perubahan: diterima, diterima sebahagian, tidak diterima, dirujuk.
- Beri setiap komen yang tidak diterima satu baris sebab.
- Hantar versi baharu dan senarai perubahan kepada semua orang, dengan tarikh versi dikunci.
- Beritahu ahli yang komennya dirujuk bila mereka akan menerima jawapan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menggabungkan komen jawatankuasa mengenai draf program forum
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Kejuruteraan Alam Sekitar menghantar draf programnya kepada tujuh ahli jawatankuasa pada hari Isnin dengan tarikh akhir Jumaat. Menjelang Jumaat terdapat 31 komen melalui e-mel dan dua panggilan telefon.
Urus setia merekodkannya, mendapati 12 ialah pembetulan atau perubahan ayat, 14 ialah keutamaan dan lima ialah permintaan baharu. Tiga keutamaan bercanggah tentang tempoh rehat makan tengah hari. Pengerusi memutuskan 45 minit dan sebabnya direkodkan. Dua permintaan baharu mengubah bilangan sesi dan dirujuk kepada jawatankuasa sebagai keputusan D-14 dan D-15. Versi 2 dihantar pada hari Isnin dengan senarai perubahan satu muka surat.
Gunakan sendiri
Log komen jawatankuasa
Salin lajur ini ke dalam spreadsheet. Satu baris bagi setiap komen.
| No. | Daripada | Bahagian atau halaman | Komen | Jenis | Bercanggah dengan | Hasil | Sebab | Diputuskan oleh |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| C-07 | Nama ahli | Hari 1, makan tengah hari | Jadikan rehat 60 minit | Keutamaan | C-12 (30 minit) | Tidak diterima | Pengerusi memutuskan 45 minit | Pengerusi |
| C-08 | Nama ahli | Tajuk sesi 4 | Betulkan jawatan penceramah | Fakta | Diterima | Disahkan oleh penceramah | Urus setia |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penyemak sedikit dan komen jarang bercanggah.
- Seorang individu boleh merekodkan dan menggabungkan dalam masa sehari.
- Penanggungjawab bahagian jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penyemak daripada beberapa organisasi menghantar komen dalam format dan masa berbeza.
- Komen berulang kali mengubah skop, kos atau tarikh.
- Perselisihan menjadi buntu dan tiada siapa jelas siapa yang memutuskan.
Mahu pusingan maklum balas diurus?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan pusingan maklum balas, merekodkan dan mengumpul komen, membawa percanggahan dan perubahan skop kepada pembuat keputusan yang betul, mengeluarkan versi gabungan dan menyimpan keputusan jawatankuasa dalam log. Jawatankuasa anda masih memutuskan setiap perkara. Hantar dokumen dan komen yang diterima setakat ini; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa pusingan komen patut kami jalankan?
Satu pusingan bagi setiap versi utama biasanya memadai. Tetapkan tarikh akhir dan nyatakan komen lewat dibawa ke pusingan seterusnya.
Bagaimana jika ahli kanan terus menambah komen selepas tarikh akhir?
Minta pengerusi bersetuju tentang peraturan di awal. Rekodkan komen dan putuskan bersama pengerusi sama ada ia pembetulan segera atau boleh menunggu.
Perlukah kami tunjukkan siapa berkata apa?
Kongsi log dengan jawatankuasa jika itu amalan anda. Jika tidak, tunjukkan hasil dan sebab tanpa nama.
Bolehkah kami menggunakan dokumen kongsi dengan perubahan dijejak?
Boleh, tetapi tetap simpan senarai perubahan. Suntingan yang dijejak menunjukkan apa yang berubah, bukan sebabnya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.