Merancang forum dasar dengan pelbagai kumpulan berkepentingan
Forum dasar berjaya hanya jika setiap kumpulan berkepentingan percaya bilik itu disediakan secara adil sebelum sesiapa bercakap.
Jawapan ringkas
Tugas penganjur ialah berkecuali dalam proses: siapa dijemput dan mengapa, bagaimana masa dibahagi, siapa mempengerusikan, apa diterbitkan kemudian dan siapa meluluskannya. Pendirian terpulang kepada peserta. Tulis proses itu dan setujui dengan jawatankuasa penganjur sebelum jemputan dihantar.
Mulakan dengan carta imbangan pihak berkepentingan yang menyenaraikan setiap kumpulan, siapa bercakap bagi pihaknya, berapa masa agenda yang diperuntukkan kepadanya dan bagaimana ia boleh menyumbang sebelum dan selepas hari itu.
Tentukan tujuan sebelum senarai tetamu
Forum boleh memaklumkan, berunding, bertukar pandangan atau membina asas bukti bersama. Ini memerlukan bilik dan hasil berbeza. Tanya jawatankuasa penganjur yang mana satu dan tulis dalam satu ayat.
Jika tujuannya konsultasi tentang perkara di hadapan badan awam, tanya badan itu apa yang diperlukannya daripada proses dan jangan mengandaikan.
Carta imbangan pihak berkepentingan
| Kumpulan | Siapa dijemput dan mengikut kriteria apa | Suara pada hari itu | Input sebelum acara | Input selepas acara |
|---|---|---|---|---|
| Kerajaan dan pengawal selia | Agensi yang berperanan dalam topik, dijemput pada peringkat pilihan mereka | Ucapan pembukaan dan kerusi panel | Semakan kertas taklimat | Ulasan atas nota hasil draf |
| Industri dan badan profesional | Badan perwakilan, bukan hanya firma individu | Kerusi panel dan soalan dari lantai | Penyerahan bertulis | Ulasan atas nota hasil draf |
| Masyarakat sivil dan kumpulan pengguna | Organisasi yang aktif dalam topik | Kerusi panel dan soalan dari lantai | Penyerahan bertulis | Ulasan atas nota hasil draf |
| Ahli akademik dan penyelidik | Pakar subjek dengan karya terbit berkaitan | Sesi input bukti | Ringkasan bukti | Ulasan atas nota hasil draf |
Keputusan yang menentukan persepsi keadilan
- Siapa menganjurkan dan siapa dinamakan tuan rumah pada jemputan dan bahan.
- Kriteria pemilihan panel, ditulis dan digunakan sama rata.
- Pengerusi: bebas daripada mana-mana satu kumpulan, atau pengerusi bersama daripada kumpulan berbeza.
- Masa agenda bagi setiap kumpulan, termasuk masa untuk lantai.
- Peraturan soalan: bagaimana dikumpul dan siapa memilih.
- Peraturan asas tentang rakaman, petikan dan penyebutan nama, contohnya sama ada kenyataan tidak dikaitkan dengan nama pengucap.
- Siapa melihat nota hasil sebelum dikeluarkan dan bagaimana perbezaan ditunjukkan.
- Tempat duduk, penamaan dan susunan bercakap, yang menandakan pangkat sama ada disengajakan atau tidak.
Urutan untuk urus setia
- Tulis nota tujuan dan proses dan dapatkan kelulusan jawatankuasa penganjur.
- Senaraikan kumpulan berkepentingan dan kriteria menjemput setiap satu.
- Jemput pada peringkat pilihan setiap organisasi, dengan ayat jemputan yang sama bagi setiap kumpulan.
- Kumpul input taklimat dan edarkan pek yang sama kepada semua peserta.
- Beri taklimat pengerusi dan moderator tentang masa, susunan dan peraturan asas.
- Catat nota mengikut struktur yang dipersetujui dan rangka nota hasil tanpa mentafsir pendirian.
- Edarkan draf kepada peserta untuk pembetulan fakta sebelum dikeluarkan.
Peranan di sekeliling bilik
Gunakan matriks tanggungjawab supaya setiap tugas mempunyai satu orang bertanggungjawab: jemputan, pek taklimat, perhubungan pengerusi, catatan, kelulusan penerbitan. Pembina matriks tanggungjawab acara menandakan tugas tanpa penanggungjawab atau dengan dua.
Cara merekod apa yang dikatakan dan bagaimana ia diterbitkan dibincangkan dalam mendokumenkan hasil konsultasi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum dasar rekaan tentang pembayaran digital
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut rekaan menganjurkan forum separuh hari untuk kira-kira 80 peserta. Empat kumpulan dijemput: pengawal selia, badan industri, kumpulan pengguna dan ahli akademik. Setiap satu mempunyai satu kerusi panel dan 15 minit masa lantai.
Industri mula-mula meminta dua kerusi panel. Jawatankuasa berpegang pada kriteria bertulis, satu kerusi setiap kumpulan, dan menawarkan slot penyerahan bertulis sebagai ganti.
Pengerusi ialah ahli akademik bebas. Draf nota hasil dihantar kepada keempat-empat kumpulan untuk pembetulan fakta sebelum dikeluarkan.
Gunakan sendiri
Nota proses forum
Salin ini dan hantar kepada jawatankuasa penganjur untuk kelulusan sebelum jemputan dihantar.
- Tujuan dalam satu ayat: memaklumkan, berunding, bertukar pandangan atau membina bukti.
- Penganjur dan tuan rumah dinamakan pada bahan:
- Kumpulan berkepentingan dan kriteria menjemput setiap satu:
- Kriteria pemilihan panel (bertulis):
- Pengerusi atau pengerusi bersama dan cara dipilih:
- Masa agenda bagi setiap kumpulan dan masa untuk lantai:
- Cara soalan dari lantai dikumpul dan dipilih:
- Peraturan asas tentang rakaman, petikan dan penyebutan nama:
- Siapa merangka nota hasil dan siapa meluluskan pengeluaran:
- Cara pandangan berbeza ditunjukkan dalam nota:
- Apa diterbitkan, di mana dan bila:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua atau tiga kumpulan yang pernah bekerja bersama.
- Meja bulat jemputan kecil di bawah peraturan asas yang jelas.
- Jawatankuasa sudah bersetuju tentang tujuan, pengerusi dan penerbitan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Empat kumpulan atau lebih dengan sumber tidak sama atau perselisihan terbuka tentang topik.
- Forum besar, awam atau menyentuh perkara di hadapan badan awam.
- Tiada siapa boleh memegang nota proses, matriks dan kelulusan penerbitan bersama.
Perlukan proses forum diurus secara berkecuali?
Ketua projek persidangan boleh merangka nota proses dan carta pihak berkepentingan bersama jawatankuasa penganjur anda, menjalankan jemputan dengan ayat yang sama untuk semua, membina matriks tanggungjawab, memberi taklimat kepada pengerusi dan moderator serta menyelaras penggubalan dan kelulusan nota hasil. Pendirian, kriteria dan keputusan penerbitan tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar tujuan, kumpulan dan julat tarikh anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah penganjur juga mempengerusikan?
Biasanya lebih baik mempunyai pengerusi bebas. Jawatankuasa memutuskan.
Adakah semua kumpulan memerlukan masa sama?
Masa sama ialah pilihan. Apa sahaja yang dipilih patut ditulis dan digunakan dengan cara yang sama.
Bagaimana menangani kumpulan yang menolak?
Rekod jemputan dan balasan, dan beritahu peserta kumpulan itu telah dijemput.
Siapa memegang nota hasil?
Jawatankuasa penganjur, selepas pembetulan fakta oleh peserta.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.