Tulis mesej kepada penaja berasaskan kesesuaian peserta
Anda akan menulis kepada syarikat yang belum pernah anda hubungi, dan draf anda setakat ini kebanyakannya tentang acara anda.
Jawapan ringkas
Mesej pertama yang baik berpusat pada peserta anda dan kepentingannya kepada syarikat yang membaca, bukan pada keperluan acara anda terhadap wang. Ia menyatakan siapa hadir, kenapa kumpulan itu relevan kepada syarikat ini, apa yang anda minta (perbualan, bukan komitmen) dan cara menolak.
Hadkan kepada kira-kira 150 patah perkataan, gunakan fakta yang boleh disokong sahaja, dan hantar hanya melalui saluran yang dibenarkan. Kad skor kesesuaian penaja memberi bukti kerelevanan untuk dipetik.
Lima bahagian mesej pertama
- Kenapa syarikat ini: satu ayat yang menyebut sesuatu yang awam dan menjadikannya relevan, seperti barisan produk atau program.
- Siapa hadir: peranan dan sektor dalam bahasa mudah, dengan angka hanya jika ia angka disahkan atau ditandakan jelas sebagai sasaran.
- Kenapa ia penting kepada mereka: kaitan antara peserta anda dan matlamat mereka, dalam bahasa mereka, bukan bahasa anda.
- Permintaan: panggilan ringkas atau prospektus atas permintaan. Bukan pakej, harga atau tarikh akhir.
- Jalan keluar yang mudah: nyatakan mereka boleh menjawab tidak, atau minta anda menghubungi orang lain, dan anda akan mencatatnya.
Dakwaan yang harus dielakkan
- Kehadiran yang diramal dibentangkan sebagai pasti. Katakan dijangka atau disasarkan, dan nyatakan asasnya.
- Kenyataan tentang apa yang penaja akan peroleh, seperti prospek atau jualan. Anda mengawal huraian peserta, bukan hasil mereka.
- Sindiran bahawa pesaing sudah menandatangani, kecuali ia disahkan, dibenarkan untuk disebut dan benar.
- Tarikh akhir buatan. Jika ada tarikh keputusan sebenar, nyatakan dengan jelas bersama sebabnya.
Siapa menghantar dan dari mana
Hantar daripada individu bernama di pihak penganjur, kepada saluran pertanyaan diterbitkan atau selepas pengenalan yang dipersetujui. Lihat penyelidikan tanpa senarai sulit dan pengenalan jawatankuasa.
Untuk sebarang penghantaran pukal, tanya pegawai perlindungan data anda tentang peraturan pemasaran dahulu. Kaedah ini sesuai untuk mesej peribadi yang dikaji.
Menguji draf sebelum dihantar
- Baca tanpa nama penganjur. Adakah ia masih memberitahu pembaca kenapa mereka dipilih?
- Kira ayat tentang acara anda berbanding ayat tentang matlamat peserta mereka. Sasarkan yang kedua sekurang-kurangnya sama panjang.
- Minta rakan sekerja yang tidak rapat dengan projek menyatakan dalam satu baris apa yang anda mahu daripada pembaca.
- Semak setiap angka dengan dakwaan prospektus yang telah anda sahkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mesej pertama yang bermula dengan peserta
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi.
Persatuan Fiktif Akauntan Perniagaan menganjurkan forum sehari tentang automasi kewangan. Draf pertamanya bermula dengan venue dan peringkat penajaan. Penulisan semula bermula dengan kerja awam prospek dalam alat e-invois dan menyatakan peserta ialah pengurus kewangan firma bersaiz sederhana, dengan kehadiran yang dirancang ditandakan sebagai sasaran.
Ia hanya meminta panggilan dua puluh minit untuk melihat sama ada peserta sepadan dengan yang syarikat mahu capai, dan menyatakan bahawa jawapan tidak, atau petunjuk ke pasukan lain, dialu-alukan.
Gunakan sendiri
Templat mesej pendekatan pertama
Isi setiap baris dengan fakta yang disokong. Padam apa-apa yang tidak boleh anda sokong.
- Subjek: Forum [peserta atau topik], satu soalan ringkas untuk [fungsi]
- Pembukaan: Saya menulis daripada [penganjur] kerana [fakta awam tentang syarikat] berkait dengan kerja peserta kami.
- Peserta: [Nama acara] kami pada [tempoh tarikh] untuk [peranan dan sektor]. Kami merancang untuk [angka, ditandakan sasaran] hadirin.
- Kerelevanan: Ini mungkin penting kepada anda kerana [kaitan dengan matlamat mereka yang dinyatakan].
- Permintaan: Adakah panggilan ringkas membantu untuk melihat kesesuaian? Saya juga boleh menghantar prospektus dahulu.
- Jalan keluar: Jika ini bukan untuk anda, atau pasukan lain patut tahu, sila beritahu dan saya akan mencatatnya.
- Penutup: Nama, peranan, penganjur, cara membalas.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada huraian peserta yang jelas dan senarai kecil organisasi yang dibenarkan.
- Seorang individu bernama boleh menulis dan menghantar setiap mesej serta menyimpan rekod.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Mesej daripada ahli jawatankuasa berbeza bercanggah tentang fakta dan tarikh.
- Huraian peserta dan dakwaan yang disahkan perlu dimuktamadkan sebelum sesiapa menulis.
- Anda mahu langkah kelulusan mesej dan log penghantaran direka sebelum pusingan pendekatan yang lebih besar.
Mahu kerja pendekatan dirancang sebelum mesej dihantar?
Event Blueprint boleh menetapkan huraian peserta, dakwaan yang dibenarkan, siapa meluluskan dan menghantar mesej serta bagaimana balasan direkodkan, supaya setiap mesej menyatakan perkara benar yang sama. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar draf mesej anda dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang e-mel penaja pertama?
Cukup ringkas untuk dibaca di telefon, kira-kira 100 hingga 150 patah perkataan. Tawarkan prospektus atau panggilan dan bukan melampirkan semuanya.
Perlukah saya menyebut peringkat atau harga penajaan dalam mesej pertama?
Biasanya tidak. Mesej pertama menguji kerelevanan. Kongsi pakej selepas organisasi menyatakan minat, dan pastikan cadangan sepadan dengan inventori anda.
Bolehkah saya hantar mesej yang sama kepada banyak syarikat?
Struktur boleh dikongsi, tetapi baris kerelevanan mesti khusus untuk setiap syarikat. Peraturan mesej pemasaran kepada individu dirujuk kepada pegawai perlindungan data anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.