Buat susulan pertanyaan penaja tanpa mendesak
Anda menghantar mesej dua minggu lalu, tiada balasan, dan jawatankuasa asyik bertanya sama ada anda sudah mengejarnya.
Jawapan ringkas
Susulan yang beradab menambah sesuatu yang berguna, dijarakkan, terhad bilangannya dan sentiasa memberi jalan mudah untuk menjawab tidak. Senyap bukan minat dan bukan penolakan: rekodkan sebagai tiada respons.
Sepakati rentak lebih awal, contohnya satu susulan selepas dua minggu dan satu nota akhir selepas tiga minggu lagi, kemudian berhenti kecuali prospek membalas. Jejak setiap langkah dalam penjejak prospek penaja supaya status kekal jujur.
Kenapa perlu menyusul
Pasukan yang sibuk terlepas mesej, memajukannya dan terlupa. Satu susulan yang dipertimbangkan dengan teliti ialah perkara biasa dan sering dialu-alukan, terutama apabila ia menambah maklumat baharu.
Tekanan bermula apabila permintaan yang sama diulang dengan lebih mendesak tanpa sebab baharu. Begitulah prospek yang neutral menjadi prospek yang tidak senang.
Rentak yang munasabah
| Langkah | Bila | Kandungan |
|---|---|---|
| Mesej pertama | Hari 0 | Kerelevanan, peserta, permintaan kecil dan jalan keluar yang mudah |
| Susulan 1 | Kira-kira dua minggu kemudian | Satu fakta baharu, seperti topik penceramah yang disahkan atau nota peserta yang disemak, dan permintaan kecil yang sama |
| Nota akhir | Kira-kira tiga minggu selepas itu | Penutup ringkas: nyatakan anda tidak akan menulis lagi kecuali mereka menghubungi, dan ucap terima kasih |
| Selepas itu | Tiada hubungan lanjut | Tandakan tiada respons. Semak semula hanya jika keadaan mereka berubah secara terbuka atau mereka menghubungi anda |
Apa yang ada dalam susulan yang baik
- Rujukan kepada mesej pertama dalam satu baris, bukan keseluruhan rantaian e-mel yang ditampal.
- Satu perkara yang baharu dan benar. Jika tiada yang berubah, peringatan ringkas sudah memadai.
- Permintaan kecil yang sama, seperti panggilan atau prospektus. Jangan meningkat kepada pakej atau harga.
- Kenyataan jelas bahawa jawapan tidak, atau petunjuk ke pasukan lain, tidak mengapa.
Susulan yang melampaui batas
- Mengejar individu yang sama melalui beberapa saluran, termasuk pesanan peribadi, selepas tiada balasan.
- Membayangkan tempat akan diberi kepada pihak lain kecuali mereka membuat keputusan. Katakan hanya jika benar dan itulah tarikh akhir sebenar.
- Meminta ahli jawatankuasa menekan melalui hubungan peribadi.
- Menamakan prospek berminat dalam rekod kerana mereka membuka e-mel.
Rekodkan apa yang berlaku, bukan apa yang diharapkan
Catat tarikh, saluran, penanggungjawab dan respons sebenar. Gunakan peringkat seperti belum dihubungi, dihubungi, tiada respons, menolak, dalam perbualan dan disahkan, dengan bukti di sebalik sebarang kemajuan.
Apabila prospek menolak, catat sebab yang dinyatakan dan teruskan. Jika corak berulang, lihat mengetahui bila perlu berhenti dan menjejak bantahan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tiga mesej yang berhenti ikut jadual
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi.
Persatuan Fiktif Pengurusan Fasiliti menulis kepada sebuah syarikat perkhidmatan fasiliti pada 3 Mac. Pada 17 Mac ia menyusul dengan satu fakta baharu: trek petang kini disahkan tentang sistem keselamatan tempat kerja. Pada 7 April ia menghantar nota akhir tiga baris, berterima kasih dan menyatakan ia tidak akan menulis lagi.
Tiada balasan. Penjejak menunjukkan tiada respons, dengan tiga catatan bertarikh dan nama penanggungjawab. Seorang ahli jawatankuasa mencadangkan menelefon pengarah urusan. Urus setia menolak, kerana rentak yang dipersetujui sudah selesai dan laluan pengenalan tidak pernah dipersetujui.
Gunakan sendiri
Rentak susulan dan log
Sepakati peraturan ini sekali, kemudian log setiap sentuhan.
- Bilangan maksimum mesej setiap prospek, termasuk yang pertama:
- Jarak antara mesej (hari):
- Maklumat baharu yang mesti ada dalam setiap susulan:
- Ayat jalan keluar yang digunakan dalam setiap mesej:
- Saluran dibenarkan (saluran pertanyaan diterbitkan sahaja / laluan pengenalan):
- Siapa boleh menghantar, dan siapa meluluskan teks mesej:
- Medan log: tarikh, saluran, penghantar, balasan tepat atau tiada respons, tindakan seterusnya:
- Peraturan penutupan: selepas nota akhir, status menjadi tiada respons dan penanggungjawab merekodkan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang sahaja menghantar semua mesej dan rentaknya mudah.
- Jawatankuasa menerima bahawa senyap selepas nota akhir menamatkan hubungan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang mengejar syarikat yang sama dan prospek menerima mesej berganda.
- Ahli jawatankuasa menekan urus setia supaya menghantar lebih banyak mesej daripada had yang dipersetujui.
- Anda mahu rentak, peringkat dan penanggungjawab ditulis sebelum kerja penajaan lebih besar bermula.
Perlukan peraturan susulan dipersetujui sebelum jumlah meningkat?
Event Blueprint boleh menetapkan had susulan, peringkat, siapa bertanggungjawab atas setiap prospek dan bagaimana rekod disimpan, supaya semangat jawatankuasa tidak bertukar menjadi tekanan. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar rentak susulan yang anda rancang dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak susulan yang munasabah?
Satu susulan dan satu nota penutup ringkas ialah had yang biasa. Jawatankuasa patut menyepakati bilangan itu lebih awal dan mengenakannya sama rata kepada setiap prospek.
Bolehkah saya menelefon orang yang tidak membalas e-mel?
Hanya jika saluran telefon diterbitkan untuk pertanyaan atau individu itu bersetuju. Jika tidak, kekal menggunakan saluran yang sudah mereka lihat dan terima bahawa senyap mungkin bermakna tidak.
Perlukah prospek yang tidak menjawab kekal dalam ramalan?
Tidak. Simpan sebagai tiada respons dan keluarkan daripada sebarang jangkaan pendapatan. Penjejak hanya patut menunjukkan penaja yang telah berjanji apabila ada bukti ditandatangani.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.