Kaji penaja tanpa menyalahgunakan senarai hubungan
Seorang ahli jawatankuasa menawarkan spreadsheet nama kepada anda, dan anda tidak pasti sama ada wajar menggunakannya.
Jawapan ringkas
Selidik organisasi, bukan individu: gunakan sumber awam tentang apa yang syarikat itu lakukan, siapa pelanggannya dan acara mana yang sudah ditajanya, dan catat sumber setiap fakta.
Anggap buku alamat ahli, senarai perwakilan lepas dan hubungan yang dikikis sebagai tidak boleh digunakan untuk pendekatan penaja sehingga pegawai perlindungan data mengesahkan asas yang dibenarkan. Gunakan kad skor kesesuaian penaja supaya kajian tertumpu pada kesesuaian, bukan butiran peribadi.
Apa yang dikira sebagai senarai hubungan sulit
Senarai sulit ialah mana-mana set nama dan butiran hubungan yang dikumpul untuk tujuan lain: rekod ahli, pendaftaran perwakilan, senarai pempamer acara lepas, kenalan telefon ahli jawatankuasa atau pangkalan data yang dibeli.
Ujiannya mudah. Adakah individu dalam senarai itu menjangka akan didekati untuk menaja acara anda berdasarkan cara butiran mereka sampai kepada anda? Jika jawapannya tidak jelas, senarai itu belum sedia digunakan.
Apa yang selamat untuk diselidik
- Laman web, laporan tahunan, kenyataan akhbar dan program komuniti atau kelestarian yang diterbitkan organisasi itu sendiri.
- Laman acara awam yang menunjukkan acara industri yang sudah ditajanya, dan tahap yang kelihatan.
- Direktori industri dan laman ahli persatuan yang diterbitkan oleh organisasi itu sendiri.
- Saluran perniagaan yang diterbitkan untuk perkongsian atau pertanyaan, seperti peti mel perkongsian am.
Langkah kajian yang meninggalkan rekod yang kemas
- Tulis kriteria kesesuaian dahulu, dengan definisi prospek penaja yang sesuai, supaya kajian tertumpu pada kerelevanan organisasi kepada peserta anda.
- Senaraikan organisasi sahaja, satu baris setiap satu, dengan laman awam yang menunjukkan sebab ia sesuai.
- Catat sumber dan tarikh anda membacanya di sebelah setiap fakta supaya sesiapa boleh menyemak semula.
- Tandakan saluran hubungan sebagai saluran pertanyaan diterbitkan, pengenalan jawatankuasa atau belum ada. Jangan isi nama peribadi daripada ingatan atau senarai.
- Hantar senarai siap kepada pembuat keputusan komersial untuk kelulusan sebelum sebarang mesej dihantar.
Apa yang tidak perlu dimasukkan dalam rekod
Jangan catat andaian tentang jawatan, agama, keluarga, kesihatan, kewangan atau media sosial peribadi seseorang. Semua itu tidak membantu menilai kesesuaian penaja, dan sebahagiannya data peribadi sensitif.
Jangan tulis bahawa syarikat itu berminat. Kajian hanya menunjukkan kerelevanan. Minat wujud hanya selepas syarikat sendiri menyatakannya.
Apabila senarai sudah berada di tangan seseorang
Jika seorang ahli menawarkan kenalannya, minta beliau membuat pengenalan sendiri dan bukan menyerahkan senarai. Uruskan laluan itu melalui pengenalan jawatankuasa.
Soalan sama ada senarai boleh digunakan, bagaimana persetujuan diberi dan notis apa yang terpakai perlu dirujuk kepada pegawai perlindungan data atau penasihat anda, bukan kepada orang yang menjalankan pendekatan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia menerima tiga senarai dalam seminggu
Organisasi dan angka rekaan, untuk menunjukkan kaedahnya.
Persatuan Fiktif Logistik Malaysia merancang forum fret sehari. Seorang bekas pengerusi menawarkan spreadsheet 120 nombor terus ahli, pegawai acara menemui senarai perwakilan tahun lepas, dan seorang sukarelawan mencadangkan membeli pangkalan data pengurus perolehan.
Urus setia mengetepikan ketiga-tiganya. Ia menyenaraikan 18 organisasi yang laman awamnya menunjukkan kerja rantaian sejuk, pelabuhan atau kastam, mencatat laman sumber setiap satu, dan menandakan empat yang mempunyai peti mel perkongsian diterbitkan. Bekas pengerusi diminta memperkenalkan dua organisasi secara peribadi. Pegawai perlindungan data ditanya sama ada senarai perwakilan boleh digunakan sebegini.
Gunakan sendiri
Log kajian penaja tanpa data peribadi
Salin lajur ini ke dalam spreadsheet. Satu baris setiap organisasi, bukan setiap individu.
| Lajur | Apa yang diisi | Peraturan |
|---|---|---|
| Organisasi | Nama berdaftar atau nama perniagaan | Organisasi sahaja, tiada nama peribadi |
| Sebab sesuai | Satu ayat berkaitan peserta anda | Mesti merujuk laman awam |
| Sumber dan tarikh dibaca | Tajuk laman atau pautan, dan tarikh | Wajib untuk setiap fakta |
| Saluran hubungan | Saluran pertanyaan diterbitkan / pengenalan jawatankuasa / belum ada | Tidak disalin daripada senarai sulit |
| Semakan data sensitif | Disahkan tiada yang direkodkan | Tandakan sebelum kelulusan |
| Diluluskan oleh | Nama pembuat keputusan komersial | Perlu sebelum pendekatan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai sasaran sekitar dua puluh organisasi atau kurang dan setiap fakta datang daripada laman awam.
- Seorang sahaja menyimpan spreadsheet itu dan jawatankuasa bersetuju dengan kriteria kesesuaian lebih awal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa memegang senarai hubungan sendiri dan tiada siapa tahu yang mana boleh digunakan.
- Anda memerlukan kaedah kajian, kriteria dan langkah kelulusan ditulis sebelum lebih ramai terlibat.
- Timbul soalan privasi atau persetujuan yang perlu dirujuk kepada pegawai perlindungan data atau penasihat anda.
Perlukan kaedah kajian disediakan sebelum pendekatan bermula?
Event Blueprint boleh menyusun kriteria kesesuaian, log kajian, siapa meluluskan senarai dan soalan untuk pegawai perlindungan data anda, supaya kerja ini dirancang sebelum sesiapa dihubungi. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar senarai yang ditawarkan kepada anda dan perkara yang anda ragui dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah saya guna senarai perwakilan tahun lepas untuk mencari penaja?
Jangan andaikan boleh. Perwakilan memberi butiran untuk menghadiri acara, bukan untuk didekati secara komersial. Tanya pegawai perlindungan data anda apa kandungan notis asal sebelum menggunakannya, dan selidik organisasi daripada sumber awam.
Adakah boleh menggunakan e-mel perniagaan yang saya jumpa di laman web syarikat?
Alamat perkongsian atau pertanyaan yang diterbitkan ialah saluran pertama yang munasabah untuk pertanyaan peringkat organisasi. Soalan tentang peraturan pemasaran untuk alamat individu dirujuk kepada pegawai perlindungan data anda.
Perlukah kajian mencatat siapa yang memutuskan penajaan?
Catat fungsi yang biasanya memutuskan, seperti pemasaran atau hal ehwal korporat, dan di mana anda melihatnya diterangkan. Nama datang daripada organisasi atau pengenalan yang dipersetujui. Lihat mengenal pasti fungsi pembuat keputusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.