简要回答
好的首次讯息谈的是对方的受众问题，而不是您的活动缺钱。它要说明谁会参加、这群人为什么与这家公司相关、您要求的是什么（一次交流，而不是承诺），以及对方如何婉拒。
篇幅控制在约 150 字以内，只用能够证实的事实，并且只通过允许的渠道发送。赞助匹配评分表可以提供相关性的依据供您引用。
首次讯息的五个部分
- 为什么找这家公司：一句话，点出某项能说明相关性的公开资料，例如产品线或项目。
- 谁会参加：用平实的话说明岗位和行业；只有确认的数字，或明确标注为目标的数字，才可写入。
- 为什么对他们重要：把您的受众与对方目标联系起来，用对方的语言，而不是您的。
- 请求：一次简短通话，或按需提供赞助手册。不要提套餐、价格或截止日期。
- 轻松的退出方式：说明对方可以回复“不”，或告诉您应联系别人，您会记下。
需要省去的说法
- 把预测的出席人数说成确定。应写“预计”或“目标”，并说明依据。
- 关于赞助商将获得什么的说法，例如线索或销售。您能控制的是受众描述，而不是对方的成果。
- 暗示竞争对手已经签约，除非属实、已确认且获准提及。
- 人为设置的截止日期。如果确有决策日期，请直接写明并说明原因。
由谁发送，从哪里发送
由主办方具名的负责人发送，发往公开咨询渠道，或在经同意的引荐之后发送。参见不滥用名单的研究方法和委员会引荐。
任何批量发送之前，请先向数据保护联络人询问营销规则。这套方法适合经过研究的个性化讯息。
发送前如何测试草稿
- 把主办方名称遮掉再读一遍。它是否仍然告诉读者为什么选了他们？
- 比较讲您活动的句子和讲对方受众目标的句子，后者至少应与前者一样长。
- 请一位不熟悉项目的同事用一句话说出您希望读者做什么。
- 对照您已经证实的赞助手册说法，逐一核对每个数字。
实例演示 · 虚构示例
从受众出发的首次讯息
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Akauntan Perniagaan 举办一天的财务自动化论坛。第一版草稿开头是场地和赞助等级。改写后，开头改为对方在电子发票工具方面的公开工作，并说明受众是中型企业的财务经理，计划出席人数标注为目标。
信中只请求一次二十分钟的通话，看受众是否符合对方想触达的人群，并表明回复“不”或指引到其他团队，都是受欢迎的。
可直接使用
首次邀约讯息模板
每一行都填入有依据的事实，删掉无法证实的内容。
- 主题：[受众或主题]论坛，向[部门]请教一个简短的问题
- 开头：我代表[主办方]来信，因为[关于公司的公开事实]与我们受众的工作很接近。
- 受众：我们的[活动名称]将于[日期范围]举行，面向[岗位和行业]，计划出席[数字，标注为目标]人。
- 相关性：这可能对您重要，因为[与对方既定目标的联系]。
- 请求：是否可以安排一次简短通话，看看是否合适？我也可以先发送赞助手册。
- 退出：如果不适合，或应该让其他团队知道，请告诉我，我会记录。
- 署名：姓名、职务、主办方、回复方式。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您有清楚的受众描述，以及一份允许联系的小名单。
- 有一位具名负责人可以撰写、发送每封讯息并保存记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 不同委员会成员发出的讯息在事实和日期上互相矛盾。
- 在有人动笔之前，需要先确定受众描述和已证实的说法。
- 在更大范围联系之前，您希望先设计好讯息的审批步骤和发送记录。
发信之前，想先规划联系工作吗？
如果您要写信给一家从未合作过的公司，草稿却大部分都在讲自己的活动，我们可以用活动蓝图确定受众描述、可以使用的说法、谁来审批和发送，以及回复如何记录。发出的每一封信因此都表达同样的真实内容。活动赞助与商业化可以协助寻找赞助商和设计赞助方案，最终决定权仍在您的委员会。请把现有的草稿发给我们，我们会回复适合的支持层级和范围。
主办方常见问题
首次赞助电邮应该多长？
短到能在手机上读完，大约 100 至 150 字。提供赞助手册或通话，而不是把所有资料都附上。
首次讯息里要写赞助等级或价格吗？
通常不要。首次讯息用来测试相关性。等对方表示有兴趣之后再分享套餐，并确保提案与您的权益清单一致。
可以把同一封信发给很多公司吗？
结构可以共用，但相关性那一句必须针对每家公司。向个人发送营销讯息的规则，请询问数据保护联络人。
相关资源
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