Selaraskan pengenalan jawatankuasa kepada penaja
Tiga ahli jawatankuasa mengenali seseorang di syarikat yang paling sesuai, dan tiada yang tahu orang lain akan menelefon.
Jawapan ringkas
Anggap pengenalan jawatankuasa sebagai permintaan yang dibuat ahli dengan persetujuan kenalan itu, dan anggap urus setia sebagai satu-satunya pusat rujukan yang mencatat siapa mendekati siapa. Satu prospek, satu penanggungjawab, satu saluran pada satu masa.
Sepakati protokol pengenalan ringkas sebelum panggilan pertama: apa yang boleh dikatakan ahli, apa yang tidak boleh dijanjikan, bagaimana pilihan kenalan direkodkan dan bila urus setia mengambil alih. Catat setiap langkah dalam penjejak prospek penaja.
Kenapa pengenalan memerlukan protokol
Pengenalan yang mesra biasanya laluan terbaik kepada pembuat keputusan, tetapi ia membawa reputasi ahli. Pengenalan yang dikendalikan dengan buruk merugikan ahli satu hubungan dan merugikan acara satu prospek.
Tanpa penyelarasan, syarikat yang sama mendengar daripada tiga orang dengan tiga tawaran berbeza. Ia juga mengaburkan siapa yang dibenarkan bercakap bagi pihak penganjur.
Peranan dalam pengenalan
| Peranan | Melakukan | Tidak melakukan |
|---|---|---|
| Ahli jawatankuasa | Bertanya kepada kenalan sama ada pengenalan dialu-alukan, kemudian membuatnya | Memetik harga, menjanjikan manfaat atau berkongsi senarai hubungan |
| Urus setia | Menetapkan satu penanggungjawab setiap prospek, menyimpan rekod, menghantar susulan | Mendekati prospek yang sudah dituntut penanggungjawab lain |
| Pembuat keputusan komersial | Meluluskan mesej, terma pakej dan pengecualian | Mewakilkan kelulusan kepada ahli secara tidak rasmi |
| Kenalan prospek | Memilih sama ada mahu terlibat dan melalui siapa | Dimasukkan ke senarai pemasaran tanpa persetujuan mereka |
Langkah pengenalan
- Sebelum sebarang panggilan, ahli memberitahu urus setia organisasi dan individu yang dikenali, serta sifat hubungan itu.
- Urus setia menyemak penjejak untuk hubungan sedia ada dan penaja persatuan sedia ada, kemudian mengesahkan satu penanggungjawab.
- Ahli bertanya kepada kenalan sama ada mereka mahu diperkenalkan kepada urus setia, dan merekodkan jawapan.
- Jika ya, ahli menghantar nota dua baris yang memperkenalkan urus setia. Mesej tentang tawaran kemudian datang daripada urus setia.
- Jika tidak atau tiada jawapan, ahli berhenti. Penjejak merekodkan pengenalan ditolak, bukan minat.
Konflik kepentingan untuk dibangkitkan awal
- Ahli yang bekerja untuk, menasihati atau bersaing dengan syarikat yang didekati.
- Ahli yang majikannya sudah menjadi penaja dan mungkin menjangka ada suara dalam pakej.
- Hubungan yang membuat kenalan berasa tidak boleh menolak individu kanan.
- Manfaat peribadi yang ditawarkan atau disiratkan berkaitan keputusan penajaan.
Memastikan data dan rekod kemas
Minta ahli membuat pengenalan sendiri dan bukan menyerahkan buku alamat kepada urus setia. Lihat menyelidik penaja tanpa senarai sulit.
Rekodkan siapa memperkenalkan siapa dan pilihan kenalan. Soalan tentang persetujuan kenalan dan peraturan pemasaran dirujuk kepada pegawai perlindungan data anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua ahli, satu syarikat
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi.
Persatuan Fiktif Insurans Am mempunyai persidangan pada akhir November. Seorang naib pengerusi dan seorang bendahari sama-sama menyebut ketua hal ehwal korporat sebuah syarikat insurans serantau. Urus setia melihat pertindihan itu dalam penjejaknya sebelum sesiapa menelefon.
Ia meminta naib pengerusi, yang mempunyai hubungan lebih lama, mengendalikan pengenalan, dan meminta bendahari mengundur diri. Naib pengerusi memastikan kenalan itu selesa diperkenalkan. Bendahari, yang majikannya bersaing dengan syarikat insurans itu, mengisytiharkan konflik dan tidak mengambil bahagian. Urus setia kemudian menulis susulan.
Gunakan sendiri
Protokol pengenalan jawatankuasa
Sepakati ini dalam mesyuarat jawatankuasa dan lampirkan pada penjejak.
- Setiap ahli mengisytiharkan organisasi yang dikenali dan sebarang konflik kepentingan:
- Urus setia menetapkan satu penanggungjawab setiap prospek sebelum sebarang pendekatan:
- Ahli meminta persetujuan kenalan untuk pengenalan dan merekodkan jawapan:
- Ayat yang boleh digunakan ahli (kerelevanan dan peserta sahaja):
- Perkara yang tidak boleh dibincangkan ahli: harga, pakej, eksklusiviti, tarikh akhir:
- Serah tugas: urus setia mengambil alih selepas pengenalan:
- Peraturan tentang desakan: jawapan tidak atau senyap direkodkan dan tidak diulang oleh ahli lain:
- Senarai hubungan tidak dimajukan kepada urus setia atau pembekal:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa anda kecil dan seorang ahli boleh menyemak setiap pendekatan sebelum ia berlaku.
- Ahli selesa mengisytiharkan konflik dan mengundur diri.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai ahli, banyak hubungan dan beberapa pendekatan sudah dibuat secara tidak rasmi.
- Timbul konflik kepentingan yang memerlukan cara neutral untuk diurus.
- Jawatankuasa mahu protokol, penanggungjawab dan penjejak disediakan supaya sukarelawan tidak perlu mencipta sendiri.
Mahu pendekatan jawatankuasa diselaraskan dari awal?
Event Blueprint boleh menetapkan protokol, menugaskan penanggungjawab, menentukan peringkat penjejak dan menyepakati apa yang boleh dikatakan ahli, supaya semangat sukarelawan menyumbang kepada satu pelan dan tidak bertembung. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, tetapi keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar senarai ahli dan kenalan yang disebut dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah ahli jawatankuasa menawarkan tawaran lebih baik kepada penaja?
Tidak, kecuali pembuat keputusan komersial telah meluluskannya untuk semua penaja setara. Tawaran sampingan tidak rasmi mencipta ketidakadilan. Lihat mengurus permintaan diskaun.
Bagaimana jika dua ahli sudah mendekati syarikat yang sama?
Hentikan kedua-duanya, sepakati satu penanggungjawab dan satu suara, dan beritahu syarikat siapa kenalan mereka. Rekodkan apa yang dikatakan setiap ahli supaya mesej seterusnya konsisten.
Adakah perbualan mesra ahli dikira minat daripada penaja?
Tidak. Rekodkan sebagai pengenalan dibuat. Minat direkodkan hanya apabila penaja menyatakannya, sebaik-baiknya secara bertulis.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.