Cara menganggar beban kerja acara anda
Jawatankuasa meluluskan pelan, dan belum ada yang bertanya sama ada beberapa sukarelawan yang sama mempunyai masa.
Jawapan ringkas
Senaraikan tugas, beri setiap satu anggaran jam dan penanggungjawab, kemudian letakkan jam itu pada bulan ia perlu siap. Bandingkan dengan jam yang boleh diberikan setiap orang secara realistik, selepas kerja harian dan komitmen lain.
Jika jam diperlukan melebihi jam tersedia, anda ada jurang. Putuskan sama ada mengurangkan skop, mengubah tarikh, berkongsi kerja atau mendapatkan bantuan sebelum jurang itu menjadi tarikh akhir yang terlepas.
Kira kerja, bukan orang
Jawatankuasa seramai dua belas orang tidak mempunyai jam setara dua belas orang. Kebanyakan ahli ialah sukarelawan atau kakitangan dengan beban kerja penuh, dan beberapa orang menanggung kebanyakan beban.
Mulakan daripada tugas. Gunakan pecahan kerja sebagai senarai, supaya tiada yang diperlukan tertinggal dan tiada yang dikira dua kali.
Anggar jam bagi setiap tugas
- Tanya orang yang melakukan tugas itu untuk julat, dan simpan angka yang paling mungkin.
- Masukkan penyelarasan: mesyuarat, mengejar jawapan, menyemak kerja orang lain.
- Asingkan usaha daripada masa berlalu; satu tugas boleh jadi empat jam kerja yang berlangsung selama tiga minggu. Lihat anggaran tempoh tugas.
- Tandakan tugas yang belum diambil sesiapa, kerana ia membawa jam yang tiada penanggungjawabnya.
Tetapkan ketersediaan dengan jujur
Tanya setiap orang berapa jam sebulan yang boleh diberikan kepada acara, mengikut bulan, bukan purata. Masukkan cuti, acara lain, tempoh akhir suku tahun atau audit, dan musim sibuk bagi kerja mereka sendiri.
Anggap ketersediaan yang dinyatakan sebagai had atas, bukan sasaran. Sesiapa yang berada pada had maksimumnya beberapa bulan berturut-turut ialah risiko.
Baca jurang itu
| Corak | Biasanya bermakna | Tindak balas lazim |
|---|---|---|
| Seorang bebannya jauh melebihi ketersediaan | Kerja tertumpu pada orang yang paling banyak menawarkan diri | Agih semula tugas, pecahkan peranan, tulis serahan |
| Semua sibuk pada bulan yang sama | Kemuncak bersama, seperti program dimuktamadkan dan jemputan dihantar serentak | Alihkan tugas lebih awal, buang atau tangguh kerja tidak penting |
| Jam tanpa penanggungjawab | Tugas tanpa penanggungjawab | Tetapkan atau gugurkan; jangan biarkan |
| Kerja pakar tanpa orang yang layak | Jurang kemahiran, bukan jam | Lantik pembekal atau penasihat bagi tugas itu |
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Menganggap jam sukarelawan percuma. Ia tetap terhad dan tetap menjadi kos kepada kerja lain seseorang; kalkulator kos usaha dalaman menunjukkannya sebagai kos peluang, berasingan daripada perbelanjaan tunai.
- Menganggap seorang boleh menampung tugas yang berlaku serentak.
- Menganggar sekali dan tidak mengemas kini. Semak setiap bulan terhadap jam sebenar.
- Menyembunyikan jurang kerana jawapannya mungkin ialah mengambil bantuan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Semakan beban kerja jawatankuasa bulan sebelum persidangan
Organisasi dan angka rekaan. Jam hanyalah andaian untuk menunjukkan cara perbandingan berfungsi.
Urus setia sebuah persatuan profesional rekaan membandingkan jam diperlukan dan jam tersedia untuk bulan sebelum persidangannya. Empat orang menanggung kebanyakan kerja, dan seorang individu mempunyai tarikh akhir laporan suku tahunan pada bulan itu.
| Orang | Jam diperlukan | Jam tersedia | Jurang |
|---|---|---|---|
| Pegawai urus setia | 42 | 40 | 2 lebih |
| Setiausaha kehormat | 30 | 20 | 10 lebih |
| Pengerusi program | 18 | 20 | tiada |
| Bendahari | 12 | 6 | 6 lebih |
| Tugas tanpa penanggungjawab | 14 | 0 | 14 lebih |
Gunakan sendiri
Lembaran kerja anggaran beban kerja
Salin ke helaian dan lengkapkan satu blok bagi setiap bulan. Jam diperlukan datang daripada senarai tugas anda; jam tersedia datang daripada setiap orang, secara bertulis.
- Senaraikan setiap tugas dengan penanggungjawab, bulan siap dan julat jam.
- Minta setiap orang memberi ketersediaan bagi setiap bulan.
- Tandakan jurang, kemudian sepakati salah satu daripada empat tindak balas: kurangkan, alih, kongsi atau dapatkan bantuan.
| Orang atau peranan | Bulan | Jam diperlukan | Jam tersedia | Jurang | Tugas utama | Tindak balas dipersetujui |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jurangnya kecil dan jawatankuasa sanggup mengalihkan atau menggugurkan tugas.
- Setiap tugas ada penanggungjawab yang telah menyatakan apa yang boleh diberikan.
- Seseorang boleh mengemas kini helaian setiap bulan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jurangnya besar atau tertumpu pada seorang dua.
- Bulan kemuncak bersama tidak boleh dialihkan kerana tarikh tetap.
- Anda memerlukan pihak neutral untuk mengagih semula kerja antara ahli jawatankuasa.
Jurang ditemui dan tiada siapa yang ada jam?
Ketua projek persidangan boleh mengambil sebahagian penyelarasan yang ditakrifkan, dengan skop dipersetujui lebih awal, supaya jawatankuasa mengekalkan keputusan dan beban berkurang di tempat yang paling tinggi. Hantar lembaran kerja itu; ia menunjukkan apa yang boleh diserahkan dan apa yang mesti kekal di tangan anda. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Setepat mana anggaran ini perlu?
Cukup tepat untuk menunjukkan di mana jurang besar berada. Julat kasar yang disemak setiap bulan lebih berguna daripada angka tepat yang dibuat sekali.
Patutkah jam sukarelawan dikira?
Ya, sebagai masa, bukan wang tunai. Sukarelawan mempunyai had seperti orang lain, dan jam mereka patut berada dalam pelan yang sama.
Bagaimana jika jurang lebih besar daripada yang boleh dibaiki dengan mengalihkan tugas?
Maka skop atau tarikh perlu berubah, atau bantuan diperlukan. Penganggar jurang kapasiti mengasingkan jurang pakar daripada jam biasa, yang membantu menentukan jenis bantuan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.