Cara menganggar tempoh tugas acara
Setiap jadual bergantung pada andaian tempoh, dan kebanyakan kelewatan berpunca daripada andaian yang tidak pernah ditulis.
Jawapan ringkas
Anggarkan setiap tugas dua kali: berapa jam kerja yang diperlukan, dan berapa hari kalendar berlalu sebelum ia siap. Perbezaan antara kedua-duanya ialah masa menunggu kelulusan, jawapan dan giliran pembekal.
Beri setiap tugas angka cepat, mungkin dan lambat, catat siapa yang memberinya dan atas asas apa, dan gunakan angka lambat sebagai angka yang menggerakkan tarikh.
Usaha dan masa berlalu ialah dua angka berbeza
Draf program mungkin memerlukan enam jam menulis tetapi sepuluh hari untuk siap, kerana pengerusi perlu menyemak dan dua penceramah perlu membalas. Jika anda menjadualkan enam jam sahaja, tarikh itu akan terlepas setiap kali.
Catat kedua-duanya. Usaha menunjukkan siapa yang terlalu terbeban (lihat perancang beban kerja jawatankuasa). Masa berlalu menunjukkan kedudukan tugas dalam kalendar.
Sumber anggaran yang boleh dipercayai
- Orang yang akan melakukan kerja itu, diminta memberi angka cepat, mungkin dan lambat, bukan satu angka.
- Acara anda yang lepas: berapa lama tugas yang sama sebenarnya mengambil masa, termasuk menunggu?
- Pembekal, secara bertulis: minta tempoh penyiapan yang dinyatakan dan apa yang mereka perlukan daripada anda sebelum jangka masa bermula.
- Orang kedua yang pernah melakukan kerja serupa, untuk mencabar anggaran, bukan menggantikannya.
Gunakan tiga angka, kemudian pilih satu dengan sengaja
Cepat ialah keadaan jika tiada apa yang silap. Lambat ialah keadaan jika satu perkara silap. Mungkin terletak di antara keduanya.
Gunakan mungkin untuk tugas biasa. Gunakan lambat untuk tugas yang melibatkan pihak luar, keputusan jawatankuasa atau item sekali sahaja tanpa sejarah. Tugas yang angka lambatnya jauh lebih besar daripada angka cepat ialah risiko, jadi beri penanggungjawab bernama dan tarikh semakan awal.
Apa yang mengubah tempoh atau susunan tugas
- Jawatankuasa yang bermesyuarat sebulan sekali menukar semakan dua hari kepada menunggu mesyuarat seterusnya.
- Peraturan hari bekerja: sahkan hari mana yang organisasi anda dan setiap pembekal anggap sebagai bukan hari bekerja, jangan andaikan ia sama dengan kalendar cuti.
- Input yang lewat tiba, seperti biodata penceramah, yang menangguhkan reka bentuk dan cetakan.
- Tugas yang tidak boleh bertindih kerana memerlukan orang yang sama.
- Kitaran semakan semula: jika draf biasanya dikembalikan dua kali, jadualkan tiga pusingan, bukan satu.
Kesilapan lazim
- Menjumlahkan semua angka lambat, yang menghasilkan jadual yang tidak dipercayai sesiapa. Gunakan angka lambat hanya di tempat yang penting, dan lihat perancangan apungan dan masa lebihan.
- Menyalin tempoh daripada acara penganjur lain tanpa mengetahui bagaimana rupa pasukan dan proses kelulusan mereka.
- Meninggalkan masa kelulusan kerana ia bukan kerja. Ia sumber kelewatan yang paling kerap.
- Tidak menyemak semula anggaran selepas tugas pertama siap. Bandingkan sebenar dengan anggaran dan betulkan yang lain.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia forum menganggar pek penceramah
Organisasi dan angka rekaan. Tempoh hanyalah andaian dan ditunjukkan sekadar untuk menerangkan kaedah.
Sebuah persatuan pembelajaran profesional rekaan sedang menyediakan forum sehari. Urus setianya menyenaraikan empat tugas dan meminta orang yang melakukannya memberi angka cepat, mungkin dan lambat dalam hari bekerja (masa berlalu).
| Tugas | Usaha (jam) | Cepat | Mungkin | Lambat | Asas |
|---|---|---|---|---|---|
| Menyediakan pek jemputan penceramah | 5 | 2 | 3 | 5 | Pek tahun lalu, pegawai urus setia |
| Semakan dan kelulusan pengerusi | 1 | 1 | 3 | 7 | Pengerusi sedang berjalan jauh; mesyuarat majlis seterusnya sebagai pilihan akhir |
| Penceramah menghantar biodata | 1 bagi setiap penceramah | 5 | 10 | 20 | Tahun lalu: dua penceramah membalas selepas peringatan |
| Reka bentuk dan semak halaman program | 8 | 3 | 5 | 8 | Tempoh penyiapan pereka, secara bertulis |
Gunakan sendiri
Jadual anggaran tempoh tugas
Salin ke spreadsheet, satu baris bagi setiap tugas daripada pecahan kerja anda. Isi lajur asas dengan jujur; asas yang kosong bermakna angka itu hanya andaian.
- Tandakan tugas yang angka lambatnya lebih daripada dua kali angka cepat sebagai risiko dan beri penanggungjawab.
- Tambah satu baris akhir untuk masa menunggu kelulusan supaya ia kelihatan.
- Selepas tiga tugas pertama siap, gantikan anggaran dengan angka sebenar dan semak semula baris yang berikutnya.
| Tugas | Penanggungjawab | Usaha (jam) | Cepat (hari) | Mungkin (hari) | Lambat (hari) | Asas atau sumber | Menunggu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda pernah mengendalikan format ini dan menyimpan rekod tempoh sebenar.
- Hanya sedikit tugas bergantung pada pihak luar atau keputusan jawatankuasa.
- Seorang penanggungjawab jadual boleh mengemas kininya setiap minggu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ini acara pertama anda dalam jenis ini dan tiada siapa tahu angka lambat yang munasabah.
- Beberapa orang yang meluluskan atau pembekal berada di laluan kritikal dan tempoh respons mereka tidak diketahui.
- Anggaran lalu berulang kali silap dan jawatankuasa tidak lagi mempercayai jadual.
Perlukan tempoh yang dipercayai jawatankuasa anda?
Jika tarikh anda sering tergelincir, puncanya selalunya masa menunggu yang tidak dicatat. Event Blueprint boleh merangkumi senarai tugas dengan tempoh, asas bagi setiap angka, serta masa menunggu pembekal dan kelulusan yang ditulis dalam garis masa. Perancang juga boleh meneliti kes lambat bersama pasukan anda, supaya tarikh yang anda tetapkan boleh dipertahankan. Hantarkan taklimat anda melalui WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana menganggar tugas yang tidak pernah saya lakukan?
Tanya orang yang pernah melakukannya, dan minta pembekal memberi tempoh penyiapan secara bertulis. Gunakan angka lambat untuk jadual dan tandakan tugas itu tidak pasti. Gantikan anggaran dengan angka sebenar sebaik sahaja tugas siap.
Perlukah saya menambah margin keselamatan pada setiap tugas?
Tidak. Menokok setiap tugas menyembunyikan di mana risiko sebenar berada. Kekalkan anggaran yang jujur dan letakkan masa lebihan dengan sengaja di tempat yang paling tidak pasti, seperti dalam perancangan apungan dan masa lebihan.
Perlukah cuti umum dimasukkan dalam anggaran?
Sahkan hari bukan bekerja dengan organisasi anda dan setiap pembekal, jangan menganggapnya. Masukkan sebagai pengecualian yang dinyatakan dalam perancang undur tarikh penting supaya kalendar menunjukkannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.