Membina pelan tenaga kerja acara
Program sudah tetap; seseorang perlu menyatakan siapa berdiri di mana, bila, dan siapa menggantikan semasa rehat.
Jawapan ringkas
Bina pelan tenaga kerja daripada pos, bukan daripada bilangan kepala. Senaraikan setiap pos yang mesti dijaga pada setiap masa, tentukan siapa memegangnya, siapa menyelianya dan siapa menggantikannya semasa rehat.
Pelan sudah sedia apabila setiap pos dalam setiap blok masa ada orang bernama, tiada orang berada di dua tempat serentak, dan setiap orang ada penyelia bernama serta taklimat.
Mulakan dengan pos
Pos ialah tempat atau fungsi yang mesti dijaga: meja pendaftaran, pintu bilik sesi, bilik rehat penceramah, pentas dan meja isyarat, penghubung katering, pusat maklumat, kawasan pemunggahan pembekal.
Ambil pos daripada aturan acara dan susun atur venue anda, bukan daripada nisbah umum. Format dengan dua bilik selari memerlukan pos berbeza daripada satu plenari.
Susun pos mengikut masa
- Bahagikan hari kepada blok: pemasangan, pintu dibuka, blok sesi, rehat, penutup, pembongkaran.
- Tandakan pos yang diperlukan dalam setiap blok dan yang boleh digabungkan.
- Tandakan pos yang memerlukan kemahiran tertentu, seperti mengendalikan sistem pendaftaran, dan tidak boleh diisi oleh sesiapa sahaja.
- Tambah kerja sebelum dan selepas acara, yang sering dilupakan.
Isi pos, kemudian semak pertembungan
- Seseorang tidak boleh memegang dua pos fizikal di tempat berbeza pada masa yang sama.
- Sesiapa yang bekerja dalam blok yang panjang memerlukan rehat bernama dan pengganti bernama. Perancang syif dan rehat menunjukkan pos tanpa liputan dan pertindihan.
- Semak ketersediaan berdasarkan siapa yang telah bersetuju secara bertulis, bukan siapa yang dijangka.
- Gunakan penganggar jurang kapasiti untuk melihat di mana jam diperlukan melebihi yang boleh diberikan pasukan anda, dan sama ada jurang itu jurang pakar atau umum.
Penyeliaan dan cara merujuk masalah
Setiap orang pada sesuatu pos memerlukan seorang bernama untuk ditanya. Penyelia tidak patut turut memegang pos tetap, atau masalah pertama akan meninggalkan salah satu daripada dua pos tanpa jagaan.
Tuliskan siapa yang boleh membuat keputusan di tempat, sehingga had mana, dan siapa untuk dihubungi selepas itu.
Siapa dalam pelan: pekerja, sukarelawan, kontraktor
Pelan patut menyatakan siapa kakitangan dalaman, siapa sukarelawan dan siapa yang dibekalkan oleh pembekal.
Tanya penasihat HR atau undang-undang anda awal tentang status pengambilan, waktu dan syarat kerja mereka, dan rekodkan jawapannya dalam pelan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Hari seminar dua bilik
Organisasi dan angka rekaan. Pos dan masa hanyalah andaian untuk menunjukkan susunan pelan.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan mengendalikan seminar dengan dua bilik selari. Urus setianya menyenaraikan lima pos dan tiga blok masa ia aktif, kemudian mengisi setiap sel dan menandakan siapa menampung rehat.
| Pos | Pemasangan 07:00-08:30 | Pintu dan sesi 08:30-12:30 | Makan tengah hari dan penutup 12:30-15:00 |
|---|---|---|---|
| Meja pendaftaran | Pegawai A | Pegawai A, Sukarelawan 1 menampung rehat | Sukarelawan 1 |
| Pintu dan isyarat Bilik 1 | Juruteknik | Sukarelawan 2, Pegawai B menampung rehat | Sukarelawan 2 |
| Pintu dan isyarat Bilik 2 | Juruteknik | Sukarelawan 3, Pegawai B menampung rehat | Sukarelawan 3 |
| Bilik rehat penceramah | Tidak diperlukan | Pegawai C | Pegawai C |
| Penyelia (bergerak) | Penanggungjawab projek | Penanggungjawab projek | Penanggungjawab projek |
Gunakan sendiri
Matriks pelan tenaga kerja
Salin ke helaian. Satu baris bagi setiap pos, satu lajur bagi setiap blok masa. Letakkan nama dalam setiap sel; sel kosong ialah pos tanpa liputan.
- Tambah lajur untuk penyelia bagi setiap pos.
- Tambah baris untuk ganti rehat, dan namakan siapa menggantikan siapa.
- Tambah lajur akhir untuk taklimat yang telah diterima setiap orang.
| Pos | Kemahiran diperlukan | Blok 1 | Blok 2 | Blok 3 | Penyelia | Ganti rehat | Telah diberi taklimat? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu venue, satu bilik dan pasukan yang pernah mengendalikan acara jenis ini.
- Cukup orang bernama untuk mengisi setiap pos dan menampung rehat.
- Penyelia yang bebas bergerak.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, sesi hibrid atau kru besar bermakna banyak pos dan serahan untuk diselaraskan.
- Pelan bergantung pada sukarelawan, kakitangan pembekal dan kakitangan anda dengan taklimat berbeza.
- Anda tidak pasti soalan pengambilan mana yang perlu dirujuk kepada penasihat HR atau undang-undang, dan memerlukan seseorang menjalankan perbualan itu.
Perlukan seseorang mengendalikan tenaga kerja dan penyeliaan?
Ketua projek persidangan boleh membina matriks pos bersama anda, memberi taklimat kepada penyelia, menyelaras serahan antara kru pembekal dan pasukan anda, dan mengemas kini pelan ganti apabila orang mengesahkan. Soalan tentang status atau syarat pekerjaan terletak pada penasihat HR atau undang-undang anda sendiri. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa ramai kakitangan diperlukan bagi setiap peserta?
Tiada nisbah umum yang boleh dipercayai. Bina daripada pos dan blok masa, kemudian semak setiap satu dengan venue dan pembekal yang terlibat.
Siapa menampung rehat?
Namakan orang ganti bagi setiap pos yang tidak boleh dibiarkan kosong. Jika tiada yang boleh menggantikan, pendekkan blok masa atau gabungkan pos, jangan biarkan jurang.
Bolehkah sukarelawan dan kontraktor berada dalam pelan yang sama?
Mereka boleh muncul dalam pelan yang sama, tetapi terma pengambilan setiap satu ialah soalan untuk penasihat HR atau undang-undang anda. Lihat halaman huraian peranan untuk cara menulis setiap peranan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.