Cara membina struktur pecahan kerja acara
Pelan hanyalah senarai tugas yang panjang, dan tiada siapa dapat memastikan sama ada ia meliputi segala keperluan acara.
Jawapan ringkas
Struktur pecahan kerja memecahkan acara kepada hasil serahan, kemudian setiap hasil serahan kepada pakej kerja yang cukup kecil untuk diberikan kepada seorang penanggungjawab dan disemak siap. Ia menjawab apa yang mesti wujud supaya acara berfungsi, sebelum anda bertanya siapa melakukannya dan bila.
Pecahkan mengikut hasil serahan, bukan mengikut bulan atau orang. Tarikh dan kebergantungan menyusul kemudian.
Mulakan daripada hasil serahan
Hasil serahan ialah sesuatu yang wujud apabila siap, seperti program yang disahkan, kontrak venue yang ditandatangani atau laman pendaftaran yang berfungsi. Tugas seperti E-mel penceramah ialah aktiviti, bukan hasil serahan.
Mulakan di puncak dengan acara itu sendiri, kemudian senaraikan enam hingga sembilan hasil serahan utama, contohnya program, penceramah, venue dan logistik, pendaftaran dan komunikasi peserta, pembekal, kewangan dan tadbir urus, serta serahan dan semakan.
Pecahkan kepada pakej kerja
- Pecahkan setiap hasil serahan utama kepada bahagian sehingga satu bahagian ada seorang penanggungjawab, takrif siap yang jelas dan saiz yang munasabah.
- Berhenti memecahkan apabila satu pakej boleh dibuat dan disemak oleh seorang atau satu pasukan, paling lama dalam beberapa minggu.
- Tulis setiap pakej sebagai hasil: Perjanjian penceramah ditandatangani.
- Semak kelengkapan dengan peraturan 100 peratus: jumlah semua anak sama dengan induk, tidak lebih dan tidak kurang.
- Beri setiap pakej peranan penanggungjawab dan syarat penerimaan, iaitu cara anda tahu ia siap.
Nyatakan apa yang ditinggalkan, jangan senyap
Jika sesuatu di luar skop, seperti produksi teknikal di pentas yang dikendalikan pembekal, tulis dalam senarai ringkas Tidak termasuk. Pengecualian yang tidak ditulis menjadi kejutan.
Biarkan pakej tanpa penanggungjawab kelihatan dengan Penanggungjawab: belum ditetapkan. Pembina pecahan kerja memaparkannya dan tidak menyembunyikannya.
Langkah seterusnya
- Tetapkan penanggungjawab dengan matriks RACI.
- Tambah tempoh dan pautan dalam pemeta kebergantungan, dan lihat laluan kritikal.
- Tetapkan tarikh ke belakang daripada acara dengan perancang undur tarikh penting.
- Semak beban kerja jawatankuasa dalam perancang beban kerja.
Kesilapan biasa
- Mencampur peringkat, sehingga Tempah venue sejajar dengan Pencetakan tanpa hasil serahan induk.
- Menyenaraikan aktiviti dan bukan hasil serahan, yang menyembunyikan maksud siap.
- Memecah terlalu jauh sehingga 300 baris yang tiada siapa selenggara.
- Melupakan kerja yang tiada pembekal lakukan: kelulusan, rekod keputusan, serahan dan semakan selepas acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum dua hari fiktif, tiga peringkat teratas
Organisasi fiktif. Struktur dan bilangan pakej hanyalah ilustrasi, bukan piawaian untuk mana-mana acara.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti merancang forum dua hari untuk kira-kira 300 peserta. Jawatankuasa bermula dengan senarai 80 tugas dan tidak dapat memastikan apa yang tertinggal.
Selepas disusun semula kepada enam hasil serahan, senarai menunjukkan komunikasi peserta dan semakan selepas acara tiada penanggungjawab. Satu pakej kerja ditambah di bawah setiap satu dan diberikan penanggungjawab.
| Hasil serahan Peringkat 1 | Pakej kerja Peringkat 2 | Peranan penanggungjawab | Siap apabila |
|---|---|---|---|
| 1 Program | 1.1 Tema dan struktur sesi dipersetujui | Ketua program | Jawatankuasa meluluskan rangka |
| 1 Program | 1.2 Perjanjian penceramah ditandatangani | Ketua program | Semua penceramah yang disahkan memulangkan perjanjian |
| 2 Venue dan logistik | 2.1 Kontrak venue ditandatangani | Pengerusi dan bendahari | Salinan bertandatangan disimpan |
| 3 Pendaftaran | 3.1 Laman pendaftaran dibuka | Urus setia | Pendaftaran ujian selesai |
| 4 Komunikasi peserta | 4.1 Pengesahan dan maklumat penyertaan dihantar | Urus setia | Mesej dihantar dan disemak |
| 5 Kewangan dan tadbir urus | 5.1 Bajet diluluskan dan dijejak | Bendahari | Diluluskan oleh badan yang meluluskannya |
| 6 Semakan dan serahan | 6.1 Semakan selepas acara diadakan | Pengerusi | Keputusan dan pengajaran dicatat |
Gunakan sendiri
Templat pecahan kerja acara
Salin jadual ini. Isi peringkat 1 dahulu, kemudian pecahkan kepada pakej kerja. Biarkan baris tanpa penanggungjawab kelihatan.
- Nama acara dan tarikh:
- Skop: termasuk / tidak termasuk:
- Hasil serahan Peringkat 1 (enam hingga sembilan):
- Pakej kerja Peringkat 2 di bawah setiap satu (ayat hasil):
- Peranan penanggungjawab bagi setiap pakej (atau Belum ditetapkan):
- Syarat penerimaan bagi setiap pakej:
- Semakan 100 peratus: adakah jumlah semua anak sama dengan induk?
- Langkah seterusnya: penanggungjawab (RACI), tempoh dan pautan, tarikh.
| No. WBS | Hasil serahan atau pakej kerja | Peranan penanggungjawab | Syarat penerimaan | Catatan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | (hasil serahan) | |||
| 1.1 | (pakej kerja) | |||
| 1.2 | (pakej kerja) | |||
| 2 | (hasil serahan) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara biasa dan anda boleh menggunakan semula struktur tahun lepas.
- Seorang individu boleh menyediakan draf dan jawatankuasa boleh menyemaknya dalam sejam.
- Skop stabil.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ia acara pertama, format baharu atau skala lebih besar daripada sebelumnya.
- Beberapa organisasi menyumbang dan masing-masing ada senarai tugas sendiri.
- Anda memerlukan pelan yang didokumenkan untuk diluluskan oleh kewangan atau lembaga.
Mahu pecahan ditukar menjadi pelan kerja?
Event Blueprint boleh mengambil skop anda dan menghasilkan pecahan kerja yang didokumenkan dengan peranan penanggungjawab, syarat penerimaan, garis masa dan keperluan pembekal, sedia untuk diluluskan jawatankuasa anda. Hantarkan apa yang ada, walaupun senarai tugas yang belum disusun, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Setakat mana pecahan kerja perlu terperinci?
Cukup terperinci supaya setiap pakej kerja ada seorang penanggungjawab dan takrif siap yang jelas. Pemecahan lanjut biasanya menambah kerja selenggara tanpa nilai.
Adakah pecahan kerja sama dengan jadual?
Tidak. Ia menyenaraikan apa yang mesti wujud. Jadual menambah tempoh, urutan dan tarikh. Lakukan pecahan dahulu.
Perlukah ia merangkumi kerja yang dilakukan pembekal?
Masukkan hasil serahan yang anda perlukan daripada mereka dan pakej yang pasukan anda mesti lakukan untuk mengurus mereka. Tugas dalaman mereka diuruskan mereka sendiri.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.