Merancang hari pembelajaran tanpa mengganggu operasi penting
Semua orang patut hadir pada hari pembelajaran, tetapi seseorang masih mesti menjawab telefon.
Jawapan ringkas
Kenal pasti peranan yang mesti sentiasa ada pengganti, kemudian rancang hari pembelajaran di sekelilingnya: pecahkan khalayak kepada kumpulan, ulang sesi, atau gunakan blok yang lebih pendek. Sepakati pelan liputan dengan setiap pengurus sebelum jemputan dihantar.
Keutamaan operasi ditetapkan oleh perniagaan dan pengurusnya. Ketua projek boleh membina carta kehadiran dan jadual, tetapi tidak boleh memutuskan apa yang kritikal.
Mulakan dengan memetakan apa yang mesti diliputi
- Senaraikan pasukan dan syif dengan peranan yang mesti diliputi semasa hari pembelajaran, dan liputan minimum bagi setiap satu.
- Catat tempoh puncak apabila tiada siapa boleh tiada, seperti hujung bulan, penghantaran atau tarikh akhir pelanggan.
- Semak peranan yang pengetahuannya dipegang seorang sahaja, dan putuskan sama ada pengganti boleh disediakan.
- Tanya setiap pengurus apa pengaturan liputan yang boleh diterima di kawasan mereka.
Pilihan menyesuaikan pembelajaran dengan kerja
| Pilihan | Cara berfungsi | Kelebihan dan kekurangan |
|---|---|---|
| Kumpulan berpecah, sesi berulang | Aturcara yang sama dijalankan dua atau tiga kali dengan kumpulan berbeza | Lebih masa jurulatih dan tempahan bilik; liputan lebih mudah |
| Blok lebih pendek sepanjang beberapa hari | Blok separuh hari atau dua jam dibahagi sepanjang seminggu | Gangguan setiap hari lebih sedikit; lebih sukar mengekalkan perhatian dan kehadiran |
| Seluruh pasukan pada satu hari | Semua orang hadir bersama | Paling mudah dirancang, memerlukan perniagaan berhenti atau mengurangkan perkhidmatan |
| Berperingkat mengikut syif | Sesi dijadualkan sebelum, antara atau selepas syif | Sesuai untuk pekerja syif; semak sebarang peraturan rehat dan gaji dengan HR |
| Rakaman atau sesi susulan | Yang terlepas sesi mengejar dengan cara lain | Kurang interaksi; sepakati apa yang dikira selesai |
Pelan liputan dalam lima langkah
- Bina carta pasukan, peranan dan syif berbanding tarikh sesi.
- Minta setiap pengurus menandakan siapa hadir sesi mana dan siapa menggantikan.
- Semak carta untuk sebarang jurang dan selesaikan sebelum jemputan dihantar.
- Namakan seorang yang boleh melepaskan atau memanggil balik seseorang semasa sesi jika isu operasi timbul, dan beritahu jurulatih bagaimana ia berfungsi.
- Rekodkan apa yang berlaku kepada mereka yang tidak dapat hadir, supaya keputusan yang sama tidak dipertikaikan lagi.
Soalan untuk HR dan pengurusan
- Adakah kehadiran dalam waktu bekerja dijangka, sukarela atau campuran, dan siapa memutuskan?
- Bagaimana kerja lebih masa, cuti ganti atau perubahan syif dikendalikan? Anggap ini soalan untuk HR dan penasihat undang-undang, bukan perancang acara.
- Siapa boleh mengeluarkan seseorang daripada sesi dalam keadaan kecemasan?
- Adakah tarikh apabila perniagaan tidak dapat melepaskan sesiapa?
Kaitan dengan bahagian lain pelan
Carta liputan menyumbang kepada panduan perancangan hari latihan dalaman. Sesi berulang memerlukan penyelarasan jurulatih dan bilik dalam menyelaraskan jurulatih, bilik dan sesi berulang. Gunakan penyemak tempoh aturcara untuk melihat sama ada blok lebih pendek masih muat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah pusat perkhidmatan fiktif menjaga liputan pelanggan
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah pusat perkhidmatan fiktif mempunyai 36 ejen dan mahu kesemuanya menghadiri taklimat sistem baharu. Pengurus operasi menyatakan sekurang-kurangnya 24 mesti berada di telefon pada setiap masa.
HR merancang tiga sesi dalam satu hari, dengan 12 ejen setiap sesi, dijadualkan sekitar tempoh paling lengang yang dikenal pasti oleh pengurus. Seorang ketua pasukan bertanggungjawab melepaskan dan memanggil balik ejen. Ejen yang tidak dapat hadir pada hari itu ditempatkan dalam sesi ulangan minggu berikutnya.
Gunakan sendiri
Carta liputan dan peraturan hari pembelajaran
Lengkapkan bersama setiap pengurus sebelum jemputan dihantar.
| Pasukan dan syif | Liputan minimum yang diperlukan | Sesi yang dihadiri | Siapa menggantikan | Tarikh puncak untuk dielakkan | Orang yang melepaskan atau memanggil balik |
|---|---|---|---|---|---|
| (pasukan, syif) | (bilangan atau peranan) | (sesi dan masa) | (nama) | (tarikh) | (nama) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil yang pengurusnya boleh bersetuju tentang liputan dalam satu perbualan.
- Sesi boleh dijalankan pada hari lengang dengan risiko rendah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pasukan dan syif dengan paras liputan minimum berbeza.
- Sesi berulang dan carta kehadiran yang berubah.
- HR tidak mempunyai masa untuk mengejar setiap pengurus bagi nama dan pengaturan liputan.
Mahu hari pembelajaran dijadualkan mengikut operasi sebenar?
Jika HR tidak mempunyai masa untuk mengejar setiap pengurus, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: Event Blueprint menyatakan pembahagian kumpulan, jadual sesi dan tanggungjawab bagi liputan serta kebenaran peserta keluar, dan ketua projek mengejar kelulusan pengurus serta memastikan carta terkini apabila pelan berubah. Keutamaan operasi dan keputusan gaji atau pekerjaan diputuskan oleh syarikat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa memutuskan peranan mana kritikal?
Pengurus berkaitan dan pemilik perniagaan. Perancang merekodkan keputusan mereka dan merancang di sekelilingnya.
Patutkah kehadiran diwajibkan?
Itu keputusan HR dan pengurusan. Minta HR mengesahkan kedudukan sebelum jemputan ditulis.
Bagaimana jika kecemasan berlaku semasa sesi?
Namakan lebih awal orang yang boleh melepaskan atau memanggil balik peserta, dan beritahu jurulatih bagaimana ia berfungsi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.