Acara kakitangan dan acara dalaman korporat
Anda diminta menganjurkan town hall, makan malam, malam anugerah atau hari latihan, dan tanggungjawabnya tidak jelas.
Jawapan ringkas
Acara kakitangan bukan tumpuan utama kami, tetapi kaedah perancangannya sama. Ia jarang gagal pada logistik. Yang lebih sering bermasalah ialah pembahagian tanggungjawab: siapa penaja, siapa meluluskan perbelanjaan dan siapa menjawab soalan kakitangan.
Ketua projek boleh menyediakan pelan, kelulusan dan kalendar supaya penanggungjawab acara tidak menanggung segalanya seorang diri. Kandungan, mesej daripada kepimpinan dan keputusan HR tetap dibuat oleh syarikat.
Apa yang diperlukan oleh acara kakitangan
- Penaja eksekutif yang dinamakan dan penanggungjawab harian yang dinamakan, yang mungkin di HR, komunikasi dalaman atau unit perniagaan.
- Tujuan yang dinyatakan: memaklumkan, mengiktiraf, melatih, meraikan atau memutuskan.
- Laluan kelulusan untuk perbelanjaan yang boleh dilihat oleh kakitangan dan kewangan.
- Pelan untuk mereka yang tidak dapat hadir dengan cara yang sama: pekerja syif, pasukan jauh, mereka yang mempunyai keperluan akses.
- Dasar tentang bahan sulit, seperti kertas strategi atau keputusan anugerah, dan siapa memegangnya.
- Cara menyusuli apa yang dikatakan atau dijanjikan oleh kepimpinan semasa acara.
Di mana acara kakitangan berbeza daripada acara profesional
| Bidang | Persidangan atau forum profesional | Acara kakitangan |
|---|---|---|
| Khalayak | Ahli atau perwakilan yang memilih untuk hadir | Pekerja, dijangka hadir |
| Pendapatan | Pendaftaran dan penaja mungkin membiayainya | Dibiayai daripada bajet dalaman, maka kelulusan lebih penting |
| Penanggungjawab kandungan | Jawatankuasa atau penanggungjawab program | Kepimpinan, HR atau komunikasi |
| Topik sensitif | Peraturan perbincangan sulit | Kerahsiaan HR, maklumat prestasi dan ganjaran |
| Ukuran kejayaan | Pembelajaran, kehadiran, nilai kepada ahli | Kefahaman, semangat, penyertaan, tindakan yang disiapkan |
Keputusan yang perlu diselesaikan awal
| Keputusan | Biasanya diputuskan oleh | Apa yang disediakan oleh ketua projek |
|---|---|---|
| Tujuan dan penaja | Penaja eksekutif | Taklimat satu halaman untuk diluluskan penaja |
| Siapa dijemput dan bagaimana kehadiran dikendalikan | HR atau unit perniagaan | Pelan jemputan dan akses, termasuk mereka yang tidak dapat hadir pada hari itu |
| Bajet dan kelulusan | Kewangan dan penaja | Andaian dalam bentuk yang boleh diluluskan oleh kewangan |
| Program dan penceramah | Kepimpinan atau komunikasi | Susunan acara dan taklimat penceramah |
| Bahan sulit | HR atau pemegang maklumat | Senarai perkara yang perlu dirahsiakan dan siapa boleh melihatnya |
| Susulan | Penaja eksekutif | Daftar tindakan dengan penanggungjawab dan tarikh |
Siapa bertanggungjawab untuk apa
| Bidang | Syarikat | Ketua projek | Pembekal pakar |
|---|---|---|---|
| Tujuan, kandungan dan mesej | Memutuskan dan meluluskan | Menyimpan tarikh dan draf pada kalendar | Tidak berkenaan |
| Hal HR dan kerahsiaan | HR memutuskan | Membangkitkan soalan dan merekodkan jawapan | Tidak berkenaan |
| Venue, katering dan hiburan | Meluluskan | Menulis keperluan dan menyelaras | Menyediakan perkhidmatan mereka |
| Komunikasi dengan kakitangan | Meluluskan mesej | Merancang urutan peringatan dan jawapan | Tidak berkenaan |
| Tindakan susulan | Memegang komitmen | Menjejak tindakan dan melaporkan kemajuan | Seperti dilantik |
Di mana sokongan perancangan terpakai
Untuk acara kakitangan pertama, atau yang mempunyai kerumitan kelulusan, Event Blueprint boleh menulis skop dan tanggungjawab. Untuk program lebih besar atau pasukan yang kekurangan tenaga, ketua projek boleh menyelaras pembekal dan kelulusan manakala syarikat mengekalkan kandungan.
Panduan terperinci acara kakitangan
- Town hall: panduan perancangan town hall korporat.
- Makan malam: panduan perancangan makan malam tahunan syarikat.
- Anugerah: panduan perancangan majlis anugerah pekerja.
- Retreat kepimpinan: panduan perancangan retreat kepimpinan.
- Ulang tahun: panduan sambutan ulang tahun syarikat.
- Hari latihan: panduan perancangan hari latihan dalaman.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah syarikat rekaan menjelaskan siapa bertanggungjawab atas makan malamnya
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah syarikat pembuatan rekaan merancang makan malam tahunannya. HR menganggap bahagian komunikasi yang menganjurkannya, dan komunikasi menganggap HR yang menganjurkannya.
Pengarah urusan menamakan HR sebagai penanggungjawab harian dan dirinya sebagai penaja. Kedua-dua pasukan kemudian menulis siapa meluluskan perbelanjaan, siapa mengendalikan permintaan diet dan akses, dan siapa menjawab soalan kakitangan. Perancangan makan malam bermula hanya selepas tiga baris itu disahkan.
Gunakan sendiri
Lembaran tanggungjawab dan kelulusan acara kakitangan
Lengkapkan ini sebelum menempah apa-apa. Setiap ruang kosong ialah keputusan yang perlu dibuat atau orang yang perlu ditanya.
- Tujuan dalam satu baris (memaklumkan, mengiktiraf, melatih, meraikan atau memutuskan):
- Penaja eksekutif:
- Penanggungjawab harian:
- Siapa meluluskan perbelanjaan, dan setakat mana penanggungjawab boleh membuat komitmen tanpa bertanya:
- Siapa dijemput, dan bagaimana mereka yang tidak dapat hadir dengan cara yang sama disertakan:
- Perkara sulit (contohnya keputusan anugerah), siapa memegangnya dan bila dikeluarkan:
- Siapa menjawab soalan kakitangan yang dibangkitkan semasa atau selepas acara:
- Tindakan susulan: penanggungjawab, tarikh dan cara kemajuan dilaporkan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dengan penaja yang jelas dan pasukan yang pernah mengendalikannya.
- Kelulusan mudah dan bajet sudah dipersetujui.
- Penanggungjawab mempunyai masa dan acara tidak berkait dengan keputusan HR yang sensitif.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pembahagian tanggungjawab antara HR, komunikasi dan kepimpinan tidak jelas.
- Acara besar, mempunyai beberapa pembekal atau melibatkan beberapa lokasi.
- Penanggungjawab juga menjalankan kerja sepenuh masa dan tidak dapat memegang pelan.
Perlukan bantuan menyusun pelan dan kelulusan untuk acara kakitangan?
Jika acara kakitangan mempunyai penanggungjawab pada nama sahaja, ketua projek boleh menulis taklimat untuk penaja, menyelaras pembekal dan memastikan daftar kelulusan dan susulan sentiasa terkini. Keputusan HR dan mesej kepimpinan tetap diputuskan oleh syarikat anda. Beritahu kami jenis acara dan siapa yang terlibat, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah acara kakitangan tumpuan utama anda?
Persidangan, forum dan seminar profesional diutamakan. Acara kakitangan ialah tawaran lebih kecil yang menggunakan kaedah perancangan yang sama.
Bolehkah ketua projek mengendalikan hal HR seperti keputusan anugerah?
Keputusan itu milik HR dan kepimpinan. Ketua projek menyelaras logistik dan kalendar, tetapi tidak membuat keputusan itu.
Bagaimana kami menyertakan pekerja syif dan pasukan jauh?
Tanya awal kumpulan mana yang tidak dapat hadir dengan cara biasa, kemudian rancang alternatif khusus seperti sesi ulangan atau rakaman yang dipersetujui dengan penaja.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.