Glosari acara perniagaan Malaysia

Orang dan organisasi

• PCO (penganjur kongres profesional): Syarikat yang menguruskan persidangan, terutamanya kongres persatuan, daripada sokongan program dan pendaftaran hingga khidmat peserta. Lihat siapa buat apa.
• DMC (syarikat pengurusan destinasi): Syarikat perkhidmatan profesional di destinasi tuan rumah yang menyediakan kepakaran dan sumber tempatan seperti pengangkutan, lawatan dan makan malam gala.
• Syarikat pengurusan acara: Syarikat yang merancang dan menguruskan acara dari awal hingga akhir merentas pelbagai jenis acara korporat dan awam.
• Pasukan dalaman venue: Kakitangan acara dan katering venue sendiri yang menguruskan dewan, peralatan standard dan operasi venue di lokasi.
• Jawatankuasa penganjur: Sukarelawan atau ahli yang membuat keputusan acara bagi pihak penganjur, selalunya disokong oleh urus setia.
• Urus setia: Pejabat pentadbiran persatuan atau jawatankuasa yang mengendalikan pendaftaran, komunikasi dan rekod.
• Biro konvensyen: Badan destinasi yang mempromosikan sesebuah bandar atau negeri untuk acara perniagaan dan mungkin menawarkan sokongan bidaan dan perkenalan. Lihat bekerjasama dengan biro konvensyen negeri.
• MyCEB: Biro Konvensyen dan Pameran Malaysia, yang menerbitkan program sokongan untuk acara perniagaan. Lihat sokongan MyCEB.
• Industry Partner Programme: Senarai rakan MyCEB untuk venue, biro, syarikat acara dan pembekal, dengan kelayakan ditetapkan oleh MyCEB.

Dokumen perancangan dan istilah hari acara

• Taklimat acara: Dokumen ringkas yang menyatakan tujuan, khalayak, tarikh, lokasi dan skop acara, digunakan untuk menerangkan kepada pembekal dan pembuat keputusan. Bina satu dengan pembina taklimat acara.
• RFP (permintaan cadangan): Dokumen berstruktur yang meminta pembekal mencadang dan meletakkan harga berdasarkan keperluan yang sama. Bina satu dengan pembina RFP acara.
• Event Blueprint: Pek perancangan yang meliputi skop, taklimat, garis masa, tanggungjawab, keperluan pembekal dan dokumen serah tugas. Lihat Event Blueprint.
• Lembaran aturan (run of show): Jadual minit demi minit tentang siapa membuat apa semasa acara. Lihat run-of-show induk acara.
• BEO (banquet event order) atau pesanan majlis: Pesanan bertulis venue untuk sesuatu majlis, yang menyenaraikan susun atur bilik, masa, menu dan perkhidmatan. Lihat semakan pesanan majlis.
• Rider: Senarai keperluan teknikal atau layanan daripada penceramah, penghibur atau pembekal, seperti peralatan, tempat duduk atau jamuan.
• Pelan lantai: Lukisan berskala susun atur bilik yang disahkan oleh venue dan penganjur. Lihat pengesahan pelan lantai.
• Pemeriksaan tapak: Lawatan, secara bersemuka atau jauh, untuk menyemak venue berbanding keperluan anda. Lihat senarai semak pemeriksaan tapak venue.
• Memuat masuk (load-in): Tempoh berjadual apabila peralatan, pentas dan bahan memasuki venue untuk penyediaan. Lihat jadual memuat.
• Daftar risiko: Senarai perkara yang mungkin berlaku, kebarangkaliannya, siapa penanggungjawabnya dan tindakan yang akan diambil. Lihat reka bentuk daftar risiko.

Wang, cukai dan pembiayaan

• SST (Cukai Jualan dan Perkhidmatan): MySST menyatakan kadar cukai perkhidmatan ialah 8% mulai 1 Mac 2024, dengan perkhidmatan makanan dan minuman pada 6%. Lihat SST dan caj perkhidmatan.
• Caj perkhidmatan: Peratusan yang ditambah pembekal pada bil. Soalan lazim MySST menerangkan bagaimana cukai perkhidmatan terpakai kepadanya secara berbeza bagi makanan dan minuman dan bagi penginapan.
• ++ (plus plus): Tanda di sebelah harga yang bermaksud caj perkhidmatan dan cukai ditambah. Minta jumlah penuh secara bertulis.
• Minimum F&B: Perbelanjaan makanan dan minuman minimum yang diperlukan venue untuk tempahan. Tanya bagaimana ia dikira dan sama ada cukai dan caj perkhidmatan termasuk.
• Blok bilik: Sejumlah bilik hotel yang ditahan untuk peserta anda pada kadar yang dipersetujui. Lihat soalan blok bilik hotel.
• Pengurangan bilik (attrition): Bahagian blok bilik atau jumlah terjamin yang boleh anda lepaskan tanpa caj sebelum tarikh akhir. Sahkan terma dengan hotel.
• Subvention: Sokongan kewangan yang ditawarkan untuk menarik acara perniagaan ke sesebuah destinasi. MyCEB menyenaraikan Subvention Support untuk konvensyen dan pameran yang layak. Lihat sokongan MyCEB.
• HRD Corp: Pembangunan Sumber Manusia Berhad, yang mentadbir skim latihan berasaskan levi untuk majikan berdaftar. Lihat HRD Corp dan acara boleh tuntut.
• Levi: Sumbangan yang dibayar majikan berdaftar kepada HRD Corp. Buku panduan HRD Corp menyatakan yuran kursus di bawah skim kursus boleh tuntutnya didebit daripada levi terkumpul.
• Allowable Cost Matrix (ACM): Buku panduan HRD Corp yang menetapkan kos yang boleh dituntut bagi setiap jenis latihan, termasuk seminar dan persidangan.

Pihak berkuasa dan permit

• PDRM: Polis Diraja Malaysia. Penganjur perhimpunan di tempat awam memberi notis kepada Pegawai yang Menjaga Daerah Polis. Lihat permit dan kelulusan.
• PBT (pihak berkuasa tempatan): Majlis bandaraya, perbandaran atau daerah yang mengeluarkan permit dan lesen bagi aktiviti di kawasannya.
• DBKL: Dewan Bandaraya Kuala Lumpur, pihak berkuasa tempatan bagi Kuala Lumpur. Ia menyenaraikan permit penutupan jalan sementara untuk penutupan tidak melebihi 3 hari.
• Bomba (JBPM): Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia. Tanya venue dan PBT anda aturan keselamatan kebakaran mana yang terpakai bagi susun atur anda.
• PUSPAL: Pusat permohonan di bawah Kementerian Komunikasi untuk persembahan artis luar negara dan penggambaran filem asing. Kelulusannya diperoleh sebelum pas lawatan ikhtisas daripada Imigresen.
• Akta Perhimpunan Aman 2012: Akta 736, undang-undang tentang perhimpunan di tempat awam. Ia memerlukan penganjur memberi notis kepada polis lima hari sebelum perhimpunan (seksyen 9(1)), dengan pengecualian yang disenaraikan.
• PDPA: Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia, yang mempengaruhi cara anda mengumpul dan menggunakan data peserta. Lihat inventori data peribadi.

Format dan istilah acara

• MICE: Mesyuarat, insentif, persidangan dan pameran, label biasa untuk acara perniagaan.
• Acara perniagaan: Mesyuarat, persidangan, pameran dan program insentif yang diadakan untuk tujuan profesional atau komersial.
• Peserta (delegate): Orang yang menghadiri persidangan atau kongres, biasanya berdaftar.
• Plenari: Sesi yang dihadiri semua peserta bersama, biasanya di dewan utama.
• Sesi selari (breakout): Sesi lebih kecil yang berlangsung serentak di bilik berasingan.
• Susun atur teater, jamuan dan bilik darjah: Persediaan bilik dengan barisan kerusi, meja bulat, atau meja dan kerusi. Kapasiti berbeza bagi setiap satu, jadi minta angka untuk susun atur anda. Lihat kapasiti dinyatakan dan susun atur diluluskan.
• Pax: Singkatan untuk penumpang, digunakan venue untuk bermaksud orang atau tempat duduk. Sahkan unit yang digunakan dalam angka venue.
• Acara hibrid: Acara dengan khalayak fizikal dan khalayak jauh bersama-sama. Lihat perancangan seminar profesional hibrid.
• CPD (pembangunan profesional berterusan): Pembelajaran yang diselesaikan ahli sesuatu profesion untuk memastikan kemahiran mereka terkini. Lihat acara CPD dan pembelajaran profesional.
• Abstrak: Ringkasan pendek kertas kerja atau pembentangan yang dihantar untuk program persidangan. Lihat aliran kerja penghantaran abstrak.
• Seminar dan persidangan (maksud HRD Corp): HRD Corp menghuraikan seminar sebagai acara pendidikan yang berfokus pada interaksi, dan persidangan sebagai pembentangan utama kepada semua hadirin dengan sesi serentak.
• ICCA: International Congress and Convention Association. Halaman Subvention Support MyCEB merujuk kepada persidangan yang disenaraikan ICCA.
• Lawatan peninjauan (fam trip): Lawatan yang dihoskan supaya perancang dapat melihat destinasi dan venuenya sebelum menempah.

Sahkan sebelum bergantung pada sesuatu istilah

Istilah boleh membawa maksud yang sedikit berbeza antara pembekal. Apabila sebut harga, kontrak atau kelulusan bergantung pada sesuatu istilah, minta pihak lain mentakrifkannya secara bertulis, dan sahkan perkara undang-undang atau cukai dengan pihak berkuasa berkenaan atau penasihat anda.