Apa yang perlu disemak semasa lawatan venue
Anda ada senarai pendek venue dan tarikh lawatan, dan mahu lawatan itu menghasilkan bukti yang boleh disemak.
Jawapan ringkas
Lawatan tapak ialah kunjungan bertarikh yang menyemak setiap keperluan dalam taklimat anda berdasarkan apa yang boleh dilihat, diukur atau difoto, dan setiap dakwaan yang tidak dapat dilihat dijadikan soalan bertulis kepada venue.
Sediakan senarai semak daripada keperluan anda sebelum pergi, bawa dua orang, dan tulis laporan dalam masa sehari ketika ingatan masih segar.
Bersedia sebelum melangkah masuk
Mulakan daripada matriks keperluan venue, bukan risalah venue. Setiap keperluan wajib menjadi satu baris dalam senarai semak dengan ruang bukti yang kosong.
Minta venue memberikan nama pegawai jualan dan pegawai operasi, bilik yang akan dilawati, serta akses ke kawasan belakang dan kawasan pemunggahan. Lawatan yang setakat menunjukkan dewan besar hanya menjawab separuh soalan.
Apa yang diperiksa mengikut kawasan
| Kawasan | Perkara diperiksa | Bukti disimpan |
|---|---|---|
| Ketibaan dan pintu masuk | Cara perwakilan mencari pintu masuk, papan tanda, tempat turun penumpang, ruang pendaftaran. | Foto laluan masuk, nota kedudukan meja dan barisan. |
| Bilik utama | Bentuk, tiang, ketinggian siling, kedudukan skrin, pandangan dari belakang, akses pentas. | Foto dari pentas dan belakang, lakaran dengan ukuran anda sendiri. |
| Bilik sesi selari dan mesyuarat | Jarak dari bilik utama, pintu antara bilik, bunyi antara bilik. | Foto, nota bilik yang berkongsi dinding atau sekatan. |
| Ruang makan dan minum | Tempat hidangan, aliran barisan, titik elektrik dan air, akses dapur. | Foto, nama pengusaha katering dan sama ada pengusaha katering luar dibenarkan. |
| Kemudahan | Tandas, ruang solat, bilik tenang, lif, laluan tanpa tangga. | Foto, dan nota untuk mengesahkan setiap item secara bertulis. Lihat pemeriksaan kebolehcapaian. |
| Kawasan belakang | Pintu pemunggahan, laluan ke bilik, ruang simpan, pengurusan sisa. | Foto laluan dan nota pihak yang mengawal akses. |
| Teknikal | Soket elektrik, kawalan lampu, titik akses internet, AV sedia ada. | Foto panel dan port, serta senarai soalan untuk juruteknik venue. |
Asingkan yang dilihat daripada yang diberitahu
Gunakan dua lajur bukti: Dilihat dan Diberitahu. Angka kapasiti, kadar rintangan api atau kelajuan internet hampir selalu tergolong dalam Diberitahu. Ia belum disahkan sehingga venue menyatakannya secara bertulis, dan soal kapasiti serta kebakaran ditentukan oleh venue dan pihak berkuasa yang berkaitan, bukan anda.
Catat siapa yang berkata dan bila. Kenyataan pegawai jualan semasa lawatan ialah petunjuk untuk soalan bertulis, bukan fakta untuk taklimat anda.
Selepas lawatan
- Dalam masa sehari, lengkapkan log bukti dengan foto disimpan pada setiap baris. Log bukti lawatan tapak menyediakan struktur siap guna.
- Hantar satu e-mel kepada venue yang menyenaraikan setiap item Diberitahu sebagai soalan bertulis, dengan tarikh balasan.
- Tandakan setiap keperluan sebagai dipenuhi, tidak dipenuhi atau belum disahkan, dan biarkan status belum disahkan kelihatan dalam senarai pendek anda.
- Kongsikan log dengan pembuat keputusan lain sebelum senarai pendek dibincangkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua lawatan dalam satu petang
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Juruaudit merancang persidangan ahli sehari untuk kira-kira 200 perwakilan. Ketua urus setia dan bendahari melawat dua venue pada petang yang sama dengan satu senarai semak.
Di venue pertama, bilik utama sesuai dengan aturcara, tetapi laluan pemunggahan melalui koridor awam dan ruang solat hanya disebut berdekatan tanpa ditunjukkan. Di venue kedua, semuanya dilihat dan difoto, tetapi soalan internet hanya dijawab secara lisan. Kedua-dua venue menerima senarai item terbuka secara bertulis, dan tiada yang diberi kedudukan sehingga balasan diterima.
Gunakan sendiri
Senarai semak lawatan tapak venue
Salin ke nota anda. Pada setiap baris tulis Dilihat, Diberitahu atau Belum diperiksa, dan simpan rujukan foto.
- Venue, tarikh dan masa lawatan, peserta, tuan rumah:
- Keperluan dalam taklimat yang disemak semasa lawatan (satu baris setiap satu):
- Laluan ketibaan dan pintu masuk: dilihat / diberitahu:
- Bilik utama: bentuk, tiang, pandangan, akses pentas:
- Bilik sesi selari: jarak, dinding dikongsi, pintu:
- Ruang makan dan akses dapur:
- Tandas, ruang solat, lif, laluan tanpa tangga:
- Laluan pemunggahan dan akses kawasan belakang:
- Soket elektrik dan titik akses internet yang dilihat:
- Aktiviti bersebelahan yang disedari semasa lawatan:
- Item Diberitahu yang dijadikan soalan bertulis, dengan tarikh balasan:
- Keperluan ditandakan dipenuhi / tidak dipenuhi / belum disahkan:
Guna alat percuma: Pembina senarai semak pemeriksaan lokasi acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada senarai keperluan yang jelas dan satu atau dua venue untuk dilawati.
- Dua orang dalam pasukan boleh hadir dan menyimpan nota pada hari yang sama.
- Acara itu format yang pernah anda kendalikan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa venue perlu dibandingkan dengan kaedah yang sama dalam tempoh singkat.
- Tiada sesiapa dalam pasukan pernah memeriksa venue untuk program profesional.
- Dapatan perlu dibentangkan kepada jawatankuasa atau perolehan sebagai bukti yang boleh dibandingkan.
Mahu kaedah pemeriksaan disediakan untuk acara anda?
Event Blueprint boleh menukar keperluan anda kepada senarai semak pemeriksaan, log bukti dan senarai pengesahan bertulis yang perlu diminta daripada setiap venue. Ketua projek juga boleh hadir bersama anda semasa lawatan dan menyatukan dapatan, manakala pilihan venue kekal di tangan jawatankuasa anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa orang patut hadir semasa lawatan tapak?
Dua orang munasabah: seorang mengetuai perbualan dan seorang lagi mencatat serta mengambil foto. Tambah penanggungjawab kebolehcapaian atau operasi jika acara mempunyai keperluan khas.
Bolehkah saya memeriksa venue tanpa memberitahu saya sedang membandingkan?
Boleh, tetapi lebih baik beritahu venue bahawa anda membandingkan pilihan. Anda lebih mudah mendapat akses kepada kakitangan operasi dan kawasan belakang, dan susulan bertulis menjadi permintaan biasa.
Perlukah saya melawat ketika bilik disediakan untuk acara lain?
Melihat suasana sebenar membantu, tetapi minta juga melihat bilik kosong atau dalam susun atur yang anda perlukan. Bilik yang sudah disusun boleh menyembunyikan tiang, soket elektrik dan bentuk sebenar ruang.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.