Cara menyemak pesanan fungsi acara sebelum menandatangani
Venue telah menghantar pesanan fungsi untuk kelulusan, dan orang yang akan menandatanganinya belum melihat program atau kontrak.
Jawapan ringkas
Pesanan fungsi ialah helaian operasi venue untuk acara anda. Ia menukar kontrak kepada arahan untuk pasukan venue sendiri. Semak baris demi baris dengan tiga sumber: kontrak yang ditandatangani, program anda dan keputusan jawatankuasa anda.
Apa sahaja yang berbeza, atau yang tidak dapat dipadankan dengan sumber, dibangkitkan dengan venue secara bertulis sebelum anda menandatangani. Tandatangan anda biasanya mengesahkan helaian itu sebagai arahan yang akan diikuti venue.
Apa itu pesanan fungsi
Ia rekod venue tentang apa yang akan berlaku, di mana dan bila, bagi setiap bilik dan hidangan. Ia berasingan daripada kontrak, dan kesilapan di dalamnya masih boleh menyebabkan bilik, hidangan atau caj yang salah pada hari acara.
Anggap ia dokumen kerja yang dibaca pasukan venue, jadi setiap butiran perlu jelas kepada orang yang tidak pernah bertemu anda.
Semak berbanding tiga sumber
| Bahagian pesanan fungsi | Bandingkan dengan | Ketidakpadanan lazim |
|---|---|---|
| Tarikh, bilik dan masa | Kontrak dan program | Permulaan atau penamat sesi berbeza daripada program; masa persediaan dan pembongkaran tiada |
| Susunan bilik dan susun atur | Pelan lantai dan keputusan susun atur (lihat pengesahan pelan lantai) | Gaya susun atur salah, bilik salah untuk sesi selari |
| Makanan dan minuman | Pilihan katering dan maklumat diet | Waktu hidangan bertembung dengan sesi; nota diet tiada |
| Bilangan | Bilangan terkini anda dan terma minimum kontrak (lihat pengesahan jumlah tetamu akhir) | Angka yang disalin venue daripada anggaran awal |
| Peralatan dan perkhidmatan | Keperluan teknikal dan sebut harga pembekal | Peralatan venue disenaraikan walaupun anda bercadang membawa sendiri, atau sebaliknya |
| Caj dan syarat | Sebut harga dan kontrak | Item yang dicaj tetapi tidak dipersetujui; terma yang berbeza daripada kontrak |
| Orang untuk dihubungi dan tanggungjawab | Senarai pasukan acara anda | Orang untuk dihubungi pada hari acara salah atau tiada; tiada ketua venue yang dinamakan |
Urutan semakan
- Baca kontrak dan catat item yang telah dipersetujui sebelum membuka pesanan fungsi.
- Tandakan setiap baris pesanan fungsi sebagai Sepadan, Berbeza atau Tidak dapat dipadankan.
- Jalankan baris katering melalui kalkulator senario jaminan minimum katering supaya anda tahu caj venue di bawah bilangan yang berbeza.
- Hantar senarai perbezaan kepada venue dan minta helaian disemak semula. Jangan tandatangani helaian yang lama.
- Sepakati siapa menandatangani, rekod tarikh dan simpan salinan bertandatangan bersama kontrak.
Perubahan selepas tandatangan
- Tanya cara perubahan dibuat dan tarikh akhir bagi setiap jenis: bilangan, menu, susun atur, peralatan.
- Simpan log setiap perubahan dengan tarikh, siapa yang memohon dan siapa di venue yang mengesahkannya.
- Minta venue mengeluarkan semula helaian apabila perubahan penting, bukannya bergantung pada e-mel.
- Adakan semakan ringkas pada mesyuarat operasi venue supaya pasukan di tapak mempunyai versi terkini.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menyemak pesanan fungsi untuk persidangan persatuan dua hari
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan kaedah.
Sebuah persatuan veterinar rekaan menerima pesanan fungsi untuk persidangan dua hari. Pengurus program menandakan dua puluh dua baris. Tiga berbeza: pagi kedua bermula lebih awal daripada program, bilik selari disenaraikan dalam susun atur teater, dan bilangan makan tengah hari mengulangi anggaran awal.
Beliau menghantar tiga perkara itu kepada venue dan meminta helaian disemak semula, yang tiba dengan rujukan baharu. Beliau menandatangani versi itu, menyimpannya dan berkongsi pada mesyuarat operasi.
Gunakan sendiri
Log semakan pesanan fungsi
Salin ke dalam hamparan dan isi satu baris bagi setiap baris pesanan fungsi.
| Baris pesanan fungsi | Sumber yang patut dipadankan | Sepadan / Berbeza / Tidak dapat dipadankan | Soalan dihantar kepada venue (tarikh) | Jawapan venue dan versi semakan semula | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|---|---|
| Bilik dan masa (plenari hari 1) | Kontrak, program | Belum disemak | |||
| Susun atur bilik selari | Pelan lantai | Belum disemak | |||
| Bilangan dan menu makan tengah hari | Pilihan katering, bilangan terkini | Belum disemak | |||
| Peralatan disenaraikan | Keperluan AV | Belum disemak | |||
| Caj dan syarat | Kontrak dan sebut harga | Belum disemak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dan kontrak serta program sudah jelas kepada seorang pegawai.
- Venue sudah biasa dan pesanan fungsi mencerminkan kontrak.
- Perubahan selepas tandatangan sedikit dan bernilai rendah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jabatan masing-masing memegang sebahagian pesanan fungsi.
- Helaian berbeza daripada kontrak dan perbincangan perlu dijejak.
- Beberapa bilik, hidangan dan pembekal perlu diselaraskan sepanjang beberapa hari.
Perlu seseorang menjalankan semakan pesanan fungsi bersama anda?
Ketua projek persidangan boleh membaca kontrak, program dan pesanan fungsi bersama, menyenaraikan perbezaan, membawanya kepada venue dan menyimpan setiap versi semakan semula sehingga tandatangan, sementara keputusan tetap di tangan pasukan anda. Hantar pesanan fungsi dan kontrak seperti yang ada sekarang, dan beritahu siapa yang kini mempunyai kuasa menandatangani. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang patut menandatangani pesanan fungsi?
Orang yang mempunyai kuasa daripada organisasi anda untuk mengikat kandungannya. Sepakati ini sebelum helaian tiba supaya tiada kelewatan.
Bagaimana jika pesanan fungsi bercanggah dengan kontrak?
Bangkitkan secara bertulis dan minta venue membetulkan helaian atau menerangkan perbezaan. Jangan bergantung pada jaminan lisan.
Bolehkah saya menandatangani sekarang dan membetulkan butiran kemudian?
Anda boleh meminta perubahan selepas tandatangan, tetapi helaian itulah yang diikuti venue. Selesaikan perbezaan yang diketahui dahulu.
Adakah ini semakan undang-undang?
Tidak. Ini perbandingan operasi. Jika terma tidak jelas, tanya penasihat yang berkelayakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.