Jalankan proses penghantaran abstrak persidangan
Jawatankuasa saintifik mahu abstrak diterima menjelang tarikh tertentu, dan urus setia menjalankan prosesnya untuk mereka.
Jawapan ringkas
Aliran kerja abstrak mempunyai lapan peringkat pentadbiran: seruan, penghantaran, akuan terima, semakan, pengagihan kepada penilai, rekod keputusan, pemberitahuan dan serah tugas program. Urus setia atau perancang menyelaras setiap peringkat.
Jawatankuasa saintifik atau program memegang setiap keputusan tentang kandungan, pemarkahan, penerimaan dan format. Sebarang soalan akreditasi atau kredit ialah untuk badan akreditasi dan jawatankuasa, dan perancang merekodkan jawapan, bukan membuat keputusan.
Tetapkan peraturan sebelum seruan dibuka
Minta jawatankuasa menulis, sebelum seruan dikeluarkan: topik, panjang dan struktur abstrak, format diterima, tarikh penghantaran dan pemberitahuan, berapa banyak abstrak seorang boleh hantar, dan cara keputusan dibuat. Urus setia menerbitkan teks yang tepat itu.
Peraturan yang diterbitkan dalam seruan ialah peraturan. Mengubahnya selepas penghantaran dibuka memerlukan keputusan jawatankuasa, direkodkan dan dimaklumkan kepada semua yang telah menghantar.
Lapan peringkat dan siapa bertanggungjawab atas setiap satu
| Peringkat | Tugas pentadbiran | Pembuat keputusan |
|---|---|---|
| 1. Seruan | Terbitkan peraturan, tarikh dan cara menghubungi | Jawatankuasa meluluskan ayat seruan |
| 2. Penghantaran | Kumpul abstrak melalui saluran dipersetujui, satu rekod bagi setiap abstrak | Urus setia menjalankan |
| 3. Akuan terima | Sahkan penerimaan dengan nombor rujukan dan langkah seterusnya | Urus setia |
| 4. Semakan | Semak kelengkapan berbanding peraturan diterbitkan: medan, panjang, butiran penulis | Urus setia menandakan, jawatankuasa memutuskan pengecualian |
| 5. Pengagihan | Hantar abstrak kepada penilai mengikut peraturan pengagihan jawatankuasa dan senarai konflik (lihat konflik kepentingan dalam penilaian) | Pengerusi jawatankuasa atau wakil |
| 6. Keputusan | Rekodkan setiap keputusan tepat seperti diberikan jawatankuasa | Jawatankuasa saintifik atau program |
| 7. Pemberitahuan | Hantar keputusan dengan teks diluluskan jawatankuasa dan langkah seterusnya | Jawatankuasa meluluskan teks, urus setia menghantar |
| 8. Serah tugas program | Serahkan abstrak diterima kepada penjadualan (lihat abstrak dan penjadualan program) | Jawatankuasa memutuskan penempatan |
Apa yang urus setia tidak patut putuskan
- Sama ada abstrak cukup baik, relevan atau asli.
- Jenis sesi atau format pembentangan yang diberikan kepada abstrak, melainkan jawatankuasa mewakilkannya secara bertulis.
- Sama ada abstrak lewat diterima, melainkan jawatankuasa menetapkan peraturan.
- Sama ada mana-mana sesi atau persidangan membawa kredit profesional. Itu urusan badan bertanggungjawab, dan jawatankuasa menyampaikan jawapannya. Lihat senarai bukti akreditasi.
- Sama ada penilai mempunyai konflik kepentingan.
Pastikan rekod boleh digunakan
- Beri setiap abstrak nombor rujukan semasa penghantaran dan kekalkan sepanjang hayat persidangan.
- Simpan satu rekod bagi setiap abstrak dengan status, versi, butiran hubungan penulis, pengagihan penilai dan keputusan.
- Catat setiap perubahan selepas penghantaran, seperti pembetulan penulis, penarikan atau perubahan tajuk, dan siapa meluluskannya.
- Simpan komen penilai bersama jawatankuasa. Urus setia menghantar apa yang diluluskan jawatankuasa.
- Semak bahan dengan penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan apabila abstrak menjadi bahan sesi, dan rancang bilik dengan penyemak agihan bilik persidangan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan teknologi perubatan merancang proses abstrak untuk mesyuarat dua hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan menjangka kira-kira 160 abstrak untuk mesyuarat saintifik dua hari. Jawatankuasa saintifik bersetuju topik, had perkataan, tiga format pembentangan dan peraturan pengagihan penilai, dan meluluskan teks seruan.
Urus setia menjalankan penghantaran melalui borang dalam talian, menghantar akuan terima dengan nombor rujukan, menandakan 14 abstrak yang melebihi had, dan bertanya jawatankuasa cara mengendalikannya. Pengerusi jawatankuasa memutuskan memulangkannya kepada penulis sekali. Urus setia merekodkan keputusan dan menghantar ayat yang diluluskan jawatankuasa.
Gunakan sendiri
Aliran kerja abstrak dan peta sempadan
Salin ini dan lengkapkan bersama jawatankuasa sebelum seruan dibuka.
- Ayat seruan diluluskan jawatankuasa (nama, tarikh):
- Topik, panjang, struktur dan format ditetapkan jawatankuasa:
- Saluran dan tarikh penghantaran (buka, tutup, peraturan lewat ditetapkan jawatankuasa):
- Teks akuan terima dan format nombor rujukan:
- Semakan kelengkapan yang akan dijalankan urus setia:
- Peraturan pengecualian: siapa memutuskan, dan cara direkodkan:
- Peraturan pengagihan penilai dan penanggungjawab senarai konflik:
- Format rekod keputusan, dipegang oleh:
- Teks pemberitahuan diluluskan oleh (nama, tarikh):
- Serah tugas program: siapa memutuskan penempatan, bila rekod diserahkan:
- Penanggungjawab soalan akreditasi atau kredit dan siapa mengesahkan jawapan:
- Log perubahan: siapa boleh meluluskan perubahan selepas penghantaran:
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa mempunyai peraturan dipersetujui dan pengerusi yang memutuskan dengan pantas.
- Anda menggunakan sistem abstrak yang sudah dikenali.
- Jumlah boleh diurus oleh seorang penyelaras.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa, urus setia dan penaja masing-masing memberi arahan tentang abstrak.
- Jumlah besar dan melibatkan beberapa bilik, bahasa atau format.
- Keputusan, versi dan serah tugas kepada penjadualan program sentiasa tercicir.
Perlukan proses abstrak diselaraskan bersama bahagian lain persidangan?
Ketua projek persidangan boleh menyelaras aliran kerja pentadbiran, menyimpan log keputusan, mengejar jawatankuasa untuk keputusan yang menjadi hak mereka, dan mengurus serah tugas kepada pasukan program dan pembekal. Kandungan saintifik, penilaian dan sebarang soalan akreditasi tetap di tangan jawatankuasa anda dan badan akreditasi. Hantar tarikh persidangan dan garis masa abstrak jawatankuasa; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut menerbitkan seruan abstrak?
Urus setia menerbitkan, tetapi jawatankuasa meluluskan teksnya. Simpan teks diluluskan dan tarikhnya supaya sebarang perubahan kemudian boleh dikesan.
Bolehkah urus setia menerima abstrak lewat?
Hanya jika jawatankuasa telah menetapkan peraturannya. Jika tidak, tanya pengerusi jawatankuasa dan rekodkan keputusan.
Perlukah kami menjanjikan kredit profesional dalam seruan?
Jangan nyatakan melainkan badan bertanggungjawab telah mengesahkannya secara bertulis. Tanya jawatankuasa dan badan itu apa yang boleh dikatakan, dan gunakan teks yang mereka sahkan.
Sistem apa patut digunakan untuk mengumpul abstrak?
Mana-mana sistem yang memberi setiap abstrak rujukan, merekodkan versi dan mengeksport keputusan akan memadai. Pilih bersama jawatankuasa, dan uji seperti diterangkan dalam ujian pautan dan pendaftaran.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.