Cara menilai kapasiti dalaman anda untuk acara
Acara telah diluluskan, dan anda memerlukan pandangan jujur sama ada orang anda mempunyai masa dan kemahiran untuk melaksanakannya.
Jawapan ringkas
Penilaian kapasiti dalaman membandingkan jam yang diperlukan acara, tempoh demi tempoh, dengan jam yang benar-benar boleh diberikan oleh orang anda, dan memisahkan jurang jam daripada jurang kemahiran pakar.
Hasilnya salah satu daripada tiga: pasukan anda boleh melaksanakannya, boleh dengan bantuan tertentu, atau acara perlu dikecilkan atau dialihkan.
Jam, ketersediaan dan kemahiran ialah tiga soalan berbeza
Jam diperlukan datang daripada tugas. Jam tersedia datang daripada apa yang setiap orang benar-benar boleh luangkan selepas kerja biasa, cuti dan komitmen lain. Kemahiran ialah sama ada sesiapa pernah melakukan tugas itu.
Pasukan boleh mempunyai jam yang cukup tetapi tidak mempunyai orang yang tahu menjalankan sistem pendaftaran. Pisahkan kedua-dua jurang.
Langkah-langkahnya
- Senaraikan tugas mengikut aliran kerja dan tempoh, bermula daripada anggaran beban kerja dan pelan tenaga kerja.
- Anggar jam yang diperlukan setiap tugas. Gunakan julat jika tidak pasti.
- Tanya setiap orang apa yang mereka boleh berikan setiap tempoh, selepas tugas biasa, cuti yang dirancang dan acara lain. Tulis jawapan mereka, bukan jawapan yang anda harapkan.
- Tolak jam tersedia daripada jam diperlukan bagi setiap tempoh. Jalankan penganggar jurang kapasiti atau helaian.
- Tandakan setiap tugas sama ada memerlukan pakar, dan sama ada sesiapa dalam pasukan pernah melakukannya.
- Bagi setiap jurang, pilih: panjangkan garis masa, kurangkan skop, pinjam kapasiti dalaman atau dapatkan bantuan luar. Gunakan lembaran kerja luaran atau kekal dalaman untuk perbandingan.
- Tunjukkan hasilnya kepada penanggungjawab acara bersama andaian, supaya mereka boleh menerima risiko atau melepaskan sumber.
Paparan tempoh yang mudah
| Tempoh | Jam diperlukan | Jam tersedia | Jurang | Jurang pakar? |
|---|---|---|---|---|
| 8 hingga 6 minggu sebelum | Diperlukan tolak tersedia | Ya / Tidak | ||
| 6 hingga 4 minggu sebelum | ||||
| 4 hingga 2 minggu sebelum | ||||
| 2 minggu terakhir | ||||
| Hari acara dan penutupan |
Mengira ketersediaan dengan jujur
- Gunakan jam selepas tugas biasa, bukan jam kontrak.
- Kira setiap orang sekali sahaja. Seseorang tidak boleh bekerja sepenuh masa pada acara ini dan sepenuh masa pada projek lain.
- Pos fizikal pada hari acara tidak boleh dijaga oleh orang yang juga berada di pos lain.
- Keluarkan cuti, acara lain, tempoh akhir bulan atau audit dan waktu puncak yang diketahui.
- Jangan kira orang yang belum bersetuju. Tanya dahulu.
- Asingkan masa tanpa bayaran atau sukarelawan daripada masa bergaji. Kalkulator kos usaha dalaman boleh menunjukkan kos peluang tanpa menjadikannya invois tunai.
Membaca hasil
Jurang kecil pada tempoh tidak kritikal boleh diserap dengan menggerakkan tugas. Jurang besar dalam dua minggu terakhir, atau jurang pakar dalam tugas kritikal, ialah yang memerlukan keputusan sekarang.
Jurang ialah maklumat, bukan kegagalan. Penilaian berguna jika dibuat cukup awal untuk bertindak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia persatuan empat orang merancang persidangan dua hari
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah urus setia persatuan rekaan mempunyai empat kakitangan yang juga mengendalikan pembaharuan keahlian dan laporan tahunan. Anggaran untuk persidangan ialah kira-kira 480 jam sepanjang sepuluh minggu. Selepas tugas biasa dan cuti yang dirancang, kakitangan berkata mereka boleh memberi kira-kira 320 jam, dengan ketersediaan terendah dalam tiga minggu terakhir kerana laporan tahunan.
Jurangnya 160 jam, tertumpu pada tempoh akhir, ditambah jurang pakar dalam menjalankan sistem pendaftaran dan aturcara di lokasi. Ketua urus setia memilih untuk mengalihkan tarikh akhir laporan tahunan, meminta pembekal sistem pendaftaran menjalankan sokongan di lokasi dan melantik ketua projek untuk empat minggu terakhir. Penilaian dibawa kepada majlis bersama andaian itu.
Gunakan sendiri
Helaian penilaian kapasiti dalaman
Salin ke helaian. Masukkan jam dan andaian anda sendiri; tiada apa di sini ialah penanda aras.
| Aliran kerja atau tugas | Tempoh | Jam diperlukan (julat) | Siapa boleh melakukannya | Jam yang boleh diberikan | Jurang | Perlu kemahiran pakar? | Pilihan tindakan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Penyelarasan venue dan pembekal | Ya / Tidak | Lanjutkan / Kurangkan / Pinjam / Bantuan luar | |||||
| Aturcara dan penceramah | Ya / Tidak | ||||||
| Pendaftaran dan komunikasi | Ya / Tidak | ||||||
| Pelaksanaan di lokasi | Ya / Tidak | ||||||
| Penjejakan bajet | Ya / Tidak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jurang kecil, di luar minggu terakhir dan tiada keperluan pakar.
- Pasukan anda pernah menjalankan format ini dan mencatat jam sebenar.
- Pasukan dalaman lain boleh meminjamkan kapasiti dengan susunan yang dipersetujui.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jurang jatuh pada minggu terakhir atau pada tugas pakar yang tiada siapa pernah lakukan.
- Ketersediaan semua orang bergantung pada projek lain yang bukan hak anda untuk dialihkan.
- Penanggungjawab memerlukan pandangan bebas dengan skop yang jelas sebelum meluluskan skop atau perbelanjaan.
Mahu pandangan kedua tentang apa yang boleh dipikul pasukan anda?
Ketua projek persidangan boleh mengambil senarai tugas dan ketersediaan anda, membina paparan jurang tempoh demi tempoh dan menyatakan pilihan bagi jurang itu. Jika anda mahu semakan berskop terhad, diagnostik perancangan kami direka untuk itu dan diakhiri dengan pelan tindakan mengikut keutamaan. Penganjur memutuskan jurang mana hendak ditutup dan caranya. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Setepat mana anggaran jam perlu?
Julat sudah memadai. Yang penting ialah tempoh jurang itu berlaku dan sama ada ia jurang kemahiran, bukan jumlah yang tepat.
Bagaimana jika kakitangan mengatakan mereka lebih lapang daripada sebenar?
Minta setiap orang menunjukkan komitmen lain dalam tempoh itu. Gunakan angka yang lebih rendah untuk perancangan dan kemas kini apabila kerja berjalan.
Patutkah sukarelawan dikira?
Kira mereka untuk tugas yang mereka terlatih dan telah bersetuju, secara berasingan daripada kakitangan, dan bukan sebagai pengganti pos kritikal pada hari acara.
Adakah alat ini memutuskan sama ada hendak menggunakan luaran?
Tidak. Ia menunjukkan jurang dan perbandingan. Keputusan, termasuk sama ada mengekalkan semuanya dalaman, terletak pada penganjur.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.