Menyerahkan rekod AGM kepada organisasi pemilik rekod
AGM sudah tamat, dewan sudah dikosongkan, dan pasukan acara masih memegang helaian kehadiran, borang proksi dan rakaman.
Jawapan ringkas
Rekod AGM ialah milik persatuan. Selepas mesyuarat, pasukan acara menyenaraikan apa yang dipegang, menyerahkan setiap item kepada pemegang rekod dinamakan, mendapatkan pengesahan terima, dan memadam atau memusnahkan salinannya hanya seperti diarahkan persatuan.
Lakukan pada tarikh yang dipersetujui sebelum mesyuarat, supaya rekod tidak tertinggal dalam peti masuk pembekal atau folder kongsi.
Apa yang dikira rekod AGM
Item lazim ialah helaian kehadiran, borang proksi, kertas undi atau eksport undi elektronik, agenda dan kertas akhir, sebarang rakaman, nota di meja dan senarai hadirin. Yang mana mesti disimpan persatuan, dan berapa lama, setiausaha dan penasihatnya yang menentukannya.
Jadual penyerahan
| Item | Dipegang oleh | Diserahkan kepada | Salinan pasukan acara |
|---|---|---|---|
| Helaian kehadiran dan senarai hadirin | Pasukan pendaftaran | Setiausaha | Seperti diarahkan persatuan |
| Borang proksi diterima | Pendaftaran atau pejabat setiausaha | Setiausaha | Seperti diarahkan persatuan |
| Kertas undi atau eksport undi elektronik | Pengira atau penyedia platform | Setiausaha atau pengerusi | Tidak disimpan melainkan persatuan meminta |
| Rakaman atau arkib siaran langsung | Pembekal AV atau platform | Pemegang rekod dinamakan | Pembekal memadam atas arahan, dengan pengesahan bertulis |
| Kertas dan slaid akhir | Pasukan acara | Setiausaha | Arkib item awam sahaja |
| Gambar mesyuarat | Jurugambar | Persatuan, untuk keputusan penggunaan | Seperti diarahkan persatuan |
Langkah penyerahan
- Sebelum mesyuarat, tanya setiausaha siapa memegang setiap kategori rekod, dalam format apa dan menjelang bila.
- Sejurus selepas mesyuarat, kumpulkan setiap item di meja dan dewan, dan tutup item kertas dalam sampul atau kotak berlabel.
- Senaraikan item dalam log pemindahan dengan kuantiti dan format.
- Serahkan kepada orang dinamakan dan dapatkan pengesahan terima bertandatangan atau melalui e-mel.
- Minta pembekal yang memegang salinan, seperti pembekal AV atau platform, mengesahkan secara bertulis apa yang dipegang dan memadam seperti diarahkan.
- Tutup folder: catat tarikh, siapa menerima, dan sebarang salinan disimpan dengan kebenaran persatuan.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Rekod tertinggal dalam e-mel pasukan acara atau telefon peribadi.
- Tiada pengesahan terima, jadi item hilang tiada jejak.
- Menyimpan rakaman untuk promosi tanpa keputusan persatuan.
- Membuang borang proksi atau kertas undi sebelum persatuan mengesahkan tempoh simpanan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan mengumpul rekodnya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Selepas AGM yang dihadiri 190 orang, pasukan pendaftaran Persatuan Fiktif Arkitek Landskap memegang dua helaian kehadiran, 24 borang proksi dan komputer riba dengan senarai hadirin. Penyedia platform memegang rakaman.
Setiausaha meminta semuanya lebih awal, dalam tempoh lima hari bekerja. Ketua acara menutup item kertas, menghantar log pemindahan, dan meminta pembekal mengesahkan pemadaman selepas persatuan menyalin rakaman. Setiausaha mengesahkan terima melalui e-mel.
Gunakan sendiri
Log pemindahan rekod AGM dan senarai pembersihan
Salin log ke dalam helaian. Lengkapkan satu baris bagi setiap item dan simpan pengesahan bersama.
| Item | Format dan kuantiti | Pemegang sebelum pemindahan | Diserahkan kepada (nama, peranan) | Tarikh dan masa | Disahkan terima (tandatangan atau tarikh e-mel) | Salinan di pihak acara: disimpan, dipadam atau dipulangkan, seperti diarahkan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Helaian kehadiran | Kertas, 2 helai | Ketua pendaftaran | ||||
| Borang proksi | Kertas, bilangan | Ketua pendaftaran | ||||
| Senarai hadirin | Fail elektronik | Ketua acara | ||||
| Rakaman | Arkib platform | Pembekal | ||||
| Kertas akhir | Folder elektronik | Ketua acara |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Setiausaha mengumpul semua di dewan sendiri.
- Rekod sedikit dan tiada pembekal luar memegang salinan.
- Persatuan sudah mempunyai prosedur rekod.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal memegang salinan, seperti AV, platform, fotografi.
- Bahan undian atau rakaman terlibat.
- AGM lepas meninggalkan rekod di beberapa tempat dan tiada siapa dapat menjumpainya.
Mahu penyerahan dirancang dari awal?
Ketua projek persidangan boleh menyepakati pemegang rekod dan tarikh akhir dengan setiausaha anda sebelum mesyuarat, menyimpan log pemindahan, mengumpul pengesahan daripada pembekal dan menutup folder selepas AGM. Apa yang mesti disimpan, dan berapa lama, diputuskan persatuan anda. Hantarkan senarai rekod AGM anda, dan kami membalas dengan cadangan skop. Lihat pek serah terima untuk penutupan lebih luas.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah pasukan acara menyimpan salinan senarai hadirin?
Hanya jika persatuan bersetuju secara bertulis. Jika tidak, serahkan dan padam salinan di pihak acara seperti diarahkan.
Siapa pemilik rakaman?
Tanya persatuan. Sepakati dengan pembekal sebelum mesyuarat, termasuk pemadaman dan sebarang penggunaan selepas acara.
Berapa lama rekod patut disimpan?
Persatuan menetapkan tempoh simpanan di bawah perlembagaan dan mana-mana undang-undang yang terpakai. Pasukan acara mengikut arahan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.