Menyokong AGM hibrid sementara persatuan mengesahkan kesahan undang-undang
Ahli di luar negara mahu menyertai AGM dalam talian, dan seseorang bertanya sama ada ia akan sah.
Jawapan ringkas
Sama ada AGM boleh diadakan dengan penyertaan dalam talian, dan sama ada undi dalam talian dikira, bergantung pada perlembagaan persatuan dan peraturan atau undang-undang yang terpakai. Pasukan acara tidak boleh mengesahkannya dan patut menyatakannya secara bertulis.
Yang boleh dilakukan pasukan ialah merancang platform, laluan menyertai, audio dan video, peranan moderator dan latihan, selepas persatuan mengesahkan kedudukannya.
Dua soalan berasingan
Soalan pertama ialah kebenaran: adakah perlembagaan, atau mana-mana undang-undang atau peraturan pendaftar yang terpakai, membenarkan ahli mengambil bahagian dari jauh, dan dengan cara apa? Itu tugas setiausaha dan penasihat persatuan.
Soalan kedua ialah pelaksanaan: setelah dibenarkan, bagaimana ahli jauh menyertai, mendengar, didengar, bertanya dan mengundi? Di situlah pasukan acara membantu. Jangan mulakan soalan kedua sebelum soalan pertama dijawab.
Apa yang boleh disokong pasukan acara
| Bidang | Keputusan untuk persatuan | Apa yang dirancang pasukan acara |
|---|---|---|
| Siapa boleh menyertai dari jauh | Ahli mana, dengan bukti apa | Laluan pendaftaran dan pautan menyertai dijana daripada senarai yang disemak |
| Undian | Sama ada undi jauh dikira, dan kaedahnya | Platform atau alat seperti ditetapkan, ujian dan sandaran |
| Kuorum dan kehadiran | Cara peserta jauh dilayan | Kiraan berasingan dilaporkan kepada setiausaha |
| Bercakap dan soalan | Peraturan siapa bercakap dan dalam urutan apa | Moderator, giliran dan pelan mikrofon |
| Rakaman | Sama ada rakaman dibenarkan, siapa menyimpannya | Peralatan dan simpanan seperti diarahkan |
| Kegagalan | Apa yang berlaku jika sambungan terputus | Sambungan sandaran, pelan jeda, pembuat keputusan |
Langkah merancang
- Hantar senarai soalan kebenaran kepada setiausaha dan tunggu jawapan bertulis.
- Catat kedudukan persatuan dalam taklimat ringkas yang digunakan pasukan acara dan pembekal.
- Pilih platform yang sesuai dengan kedudukan itu, dan tanya pembekal secara bertulis apa yang boleh dan tidak boleh disokong.
- Sediakan laluan pendaftaran jauh menggunakan senarai kelayakan. Lihat semakan kelayakan.
- Latih dengan kumpulan ujian, termasuk undian, sambungan terputus dan soalan daripada giliran jauh.
- Sepakati bila pengerusi membuat keputusan jika teknologi gagal, dan siapa memberitahu dewan.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Memasarkan acara sebagai AGM hibrid yang sah sebelum persatuan mengesahkan.
- Alat undian platform dipilih pembekal dan bukan persatuan.
- Tiada kiraan berasingan untuk peserta jauh.
- Tiada latihan undian.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan merancang AGM hibrid
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Ahli Sains Pemakanan mempunyai 520 ahli, 90 daripadanya di luar Lembah Klang. Setiausaha bertanya penasihatnya sama ada penyertaan jauh dibenarkan dan menerima jawapan bertulis yang membenarkan kehadiran jauh tetapi bukan undian jauh.
Pasukan acara merancang siaran langsung dengan giliran soalan bermoderator, dan mengekalkan undian untuk ahli di dewan sahaja. Peserta jauh dikira berasingan dan dilaporkan kepada setiausaha. Latihan menguji siaran, giliran dan sambungan terputus yang disimulasi.
Gunakan sendiri
Senarai soalan dan pelan ujian AGM hibrid
Hantar senarai pertama kepada setiausaha dan penasihat. Gunakan senarai kedua apabila jawapan diterima.
- Adakah perlembagaan, atau mana-mana peraturan atau undang-undang yang terpakai kepada kami, membenarkan ahli hadir dari jauh? Dalam bentuk apa? Sila petik.
- Bolehkah ahli jauh mengundi? Dengan kaedah apa? Siapa menjalankannya?
- Bagaimana peserta jauh dikira untuk kuorum, jika ada?
- Apakah bukti keahlian yang diperlukan untuk menyertai dari jauh?
- Adakah rakaman atau siaran langsung dibenarkan? Siapa menyimpan rakaman?
- Apa yang patut berlaku jika sambungan gagal semasa mesyuarat? Siapa memutuskan?
- Pelan ujian: latih penyertaan, audio, giliran soalan, undian, sambungan terputus.
- Pelan ujian: sahkan moderator dan isyarat pengerusi untuk menjeda.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Persatuan mempunyai pengesahan bertulis tentang apa yang dibenarkan.
- Mesyuarat kecil dan platform mesyuarat standard mencukupi.
- Seseorang dalam pasukan pernah menjalankan mesyuarat dalam talian.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Undian jauh atau bilik pecahan terlibat.
- Beberapa zon waktu, bahasa atau keperluan akses terlibat.
- Pembekal menjanjikan kesahan atau pematuhan dan persatuan perlu memisahkan apa yang boleh dan tidak boleh mereka dakwa.
Perlukan susunan hibrid dirancang dan dilatih?
Ketua projek persidangan boleh menghantar soalan kebenaran kepada setiausaha anda, kemudian menyelaras taklimat platform, pelan moderator dan pengerusi, pendaftaran jauh dan latihan. Sama ada mesyuarat dan sebarang undi dalam talian sah terletak pada persatuan dan penasihatnya. Hantarkan tarikh dan saiz AGM anda, dan kami membalas dengan cadangan skop. Anda boleh mencatat siapa bertanggungjawab atas apa dalam matriks tanggungjawab.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah pembekal mengesahkan bahawa platform memenuhi keperluan undang-undang?
Pembekal boleh menerangkan fungsi platformnya. Sama ada ia memenuhi perlembagaan atau undang-undang anda, persatuan dan penasihatnya yang memutuskan.
Patutkah ahli jauh dikira berasingan?
Ya pada helaian meja, supaya setiausaha boleh menggunakan peraturan persatuan. Lihat perancangan pendaftaran.
Bagaimana jika undi gagal secara teknikal?
Sepakati lebih awal siapa memutuskan dan apa sandarannya, seperti menjeda atau mengulang undi di dewan. Pengerusi memutuskan di bawah perlembagaan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.