Perancangan AGM untuk urus setia persatuan
Jawatankuasa telah menetapkan tarikh mesyuarat agung tahunan, dan urus setia diminta mengatur hari itu.
Jawapan ringkas
Asingkan dua tugas: mesyuarat rasmi, yang peraturannya ditetapkan oleh perlembagaan persatuan, dipegang pegawainya dan diselia pendaftar, dan acara sekelilingnya, iaitu bilik, pendaftaran, bahan, akses dan pengendalian rekod. Sokongan meliputi yang kedua, dan menyediakan soalan untuk penanggungjawab yang pertama.
Mulakan dengan bertanya soalan dalam pek di bawah. Jangan umumkan tempoh notis, kuorum, proksi atau peraturan undian sendiri kecuali pegawai telah mengesahkannya daripada perlembagaan.
Siapa bertanggungjawab atas apa
| Bidang | Siapa memutuskan | Apa yang dilakukan sokongan acara |
|---|---|---|
| Notis, agenda, resolusi, kuorum, proksi, undian | Pegawai di bawah perlembagaan, dengan pendaftar atau penasihat undang-undang jika perlu | Meminta peraturan yang disahkan secara bertulis dan merancang bilik serta proses mengikutinya |
| Kelayakan ahli | Urus setia atau pegawai diberi kuasa | Merancang aliran daftar masuk setelah peraturan diberikan |
| Bilik, tempat duduk, mikrofon, meja pendaftaran | Penanggungjawab acara | Menentukan spesifikasi, menempah dan menjalankan |
| Kertas dan rekod mesyuarat | Setiausaha atau pegawai diberi kuasa | Mengendalikan pengedaran dan penyerahan seperti diarahkan |
| Sebarang elemen persidangan, sosial atau hibrid gabungan | Jawatankuasa | Merancangnya dan memastikannya berasingan daripada mesyuarat rasmi |
Pek soalan untuk pegawai dan perlembagaan
- Siapa secara rasmi memanggil mesyuarat, dan bagaimana notis diberikan serta pada bila?
- Apa yang mesti ada dalam notis dan agenda, dan siapa meluluskan teks akhir?
- Bagaimana kuorum ditakrifkan, siapa mengesahkannya pada hari itu, dan apa yang berlaku jika tidak dicapai?
- Adakah proksi, undi pos atau elektronik dibenarkan, dan bukti apa diperlukan?
- Siapa berhak hadir, bercakap dan mengundi, dan siapa menyemaknya di pintu?
- Bagaimana undi akan dikira dan direkodkan, dan oleh siapa?
- Dokumen mana untuk ahli sahaja, dan bila dikeluarkan?
- Adakah pemfailan atau pengesahan pendaftar diperlukan selepas mesyuarat, dan siapa mengendalikannya?
Semak panduan pendaftar sendiri
Tanya pegawai persatuan siapa pendaftar atau pihak berkuasa yang menyelianya dan panduan apa yang diterbitkan untuk mesyuarat agung. Baca panduan itu sendiri jika boleh, dan petik dalam pek perancangan anda. Jika jawapannya tidak jelas, tanya pendaftar atau penasihat undang-undang dan jangan membuat andaian.
Logistik acara setelah peraturan diketahui
- Sahkan tarikh, masa dan tempat, serta apa yang tempat perlukan secara bertulis.
- Rancang pendaftaran dan daftar masuk supaya sepadan dengan peraturan kelayakan yang diberikan.
- Rancang bilik: tempat duduk, mikrofon, persediaan kaedah undian, akses mesra OKU dan ruang senyap untuk pengiraan.
- Rancang jadual acara yang memisahkan mesyuarat rasmi daripada sebarang elemen sosial atau persidangan.
- Rancang penyerahan rekod kehadiran, kertas dan keputusan kepada pegawai diberi kuasa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pelan sokongan AGM pertama urus setia
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan profesional rekaan, Persatuan Fiktif Penilai Profesional, menjangka kira-kira 180 ahli pada AGM di Kuala Lumpur. Setiausaha kehormat memberi urus setia senarai pendek: tempat, pendaftaran, mikrofon dan percetakan.
Urus setia membalas dengan pek soalan dan meminta setiausaha mengesahkan setiap jawapan daripada perlembagaan sebelum borang pendaftaran dibina. Tiga hari kemudian setiausaha menyerahkan peraturan kelayakan dan proksi secara bertulis. Urus setia kemudian merancang meja daftar masuk dan bilik, dan bersetuju bahawa hanya setiausaha mengisytiharkan kuorum pada hari itu.
Gunakan sendiri
Pek soalan sokongan AGM dan helaian tanggungjawab
Salin ini dan hantar kepada setiausaha kehormat. Isi jawapan daripada perlembagaan, bukan daripada ingatan.
- Siapa memanggil mesyuarat dan bagaimana notis diberikan (jawapan daripada perlembagaan, dengan rujukan klausa):
- Tarikh notis dan penanggungjawab kelulusan agenda:
- Takrifan kuorum dan siapa mengesahkannya pada hari itu:
- Peraturan proksi, undi pos dan elektronik, dan bukti diperlukan:
- Peraturan kelayakan untuk hadir, bercakap dan mengundi, dan siapa menyemak:
- Kaedah mengira dan merekodkan undi, dan siapa melakukannya:
- Dokumen untuk ahli sahaja dan tarikh pengeluaran:
- Pengesahan pendaftar atau undang-undang diperlukan sebelum atau selepas:
- Tugas sokongan acara disahkan (bilik, pendaftaran, bahan, akses, jadual acara):
- Penyerahan rekod: apa, kepada siapa, bila:
- Soalan terbuka, penanggungjawab dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Setiausaha atau pegawai memegang peraturan dan membalas dengan cepat.
- Mesyuarat ialah sesi rasmi pendek di tempat yang biasa.
- Tiada elemen hibrid atau persidangan gabungan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- AGM digabungkan dengan persidangan, makan malam atau elemen hibrid.
- Pegawai tidak pasti siapa bertanggungjawab atas keputusan mana, atau perlembagaan tidak jelas.
- Urus setia kecil dan memerlukan seseorang menyelaras pembekal, pendaftaran dan penyerahan.
Mahu seseorang menguruskan keputusan dan penyerahan AGM?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan pek soalan bersama pegawai anda, memastikan mesyuarat rasmi dan tugas acara kekal berasingan, menyelaras tempat, pendaftaran dan pembekal, serta menyediakan penyerahan rekod kepada pegawai diberi kuasa. Peraturan terletak pada pegawai anda dan, jika perlu, pendaftar atau penasihat undang-undang. Hantarkan tarikh, tempat dan nama pegawai anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah pasukan acara memberitahu ahli tempoh notis atau kuorum?
Hanya selepas pegawai mengesahkannya daripada perlembagaan secara bertulis. Sokongan acara menyampaikan teks yang disahkan dan tidak menetapkan atau mentafsir peraturan.
Adakah ketua projek mengira undi?
Hanya jika pegawai diberi kuasa meminta bantuan logistik, seperti menyediakan kawasan undian. Pengiraan dan pengisytiharan dibuat oleh orang yang diberi kuasa.
Patutkah AGM menjadi acara berasingan daripada persidangan?
Kedua-duanya boleh. Putuskan sebagai jawatankuasa, pastikan mesyuarat rasmi jelas berasingan, dan semak sebarang pengaturan gabungan dengan perlembagaan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.