Bina pek serah tugas acara
Seseorang meninggalkan acara, atau seseorang baharu menyertainya, dan serah tugas kini hanya ada dalam kepala seorang.
…
Jawapan ringkas
Pembina ini menukar apa yang anda tahu kepada senarai semak serah tugas yang boleh dimuat turun dan manifes berstruktur: status semasa, tempat fail dan pautan disimpan, keputusan dan tugas tertunggak, peranan penanggungjawab dan tarikh akhir.
Fail dan pautan direkodkan sebagai rujukan sahaja. Item belum selesai kekal kelihatan, dan alat ini tidak pernah meminta dokumen sumber majikan atau senarai peserta.
Apa yang dimasukkan
- Tarikh serah tugas, peranan yang menyerahkan dan peranan yang menerima. Gunakan peranan, bukan nama peribadi.
- Status semasa dalam beberapa baris.
- Satu baris bagi setiap item: fail, pautan, keputusan tertunggak atau tugas sedang berjalan.
- Bagi fail dan pautan, tulis tempat ia disimpan atau pautan itu sendiri. Jangan tampal kandungannya.
- Peranan penanggungjawab, tarikh akhir dan keadaan bagi setiap item: selesai, terbuka, tersekat atau tidak diketahui.
Cara item belum selesai dikendalikan
Apa-apa yang tidak ditandakan selesai kekal dalam senarai belum selesai, termasuk keadaan tersekat, tidak diketahui dan kosong. Senarai semak menunjukkan semuanya dan jadual berasingan mengulang hanya yang belum selesai.
Item lewat apabila tarikh akhirnya sebelum tarikh serah tugas dan belum selesai. Item tanpa peranan penanggungjawab ditandakan, kerana item tanpa penanggungjawab lazimnya tercicir.
Rujukan, bukan salinan
Manifes merekodkan di mana sesuatu berada, bukan benda itu. Simpan dokumen sulit, fail sumber majikan, data peribadi dan kelayakan masuk di tempat yang sedia menyimpannya, dengan akses dikawal oleh penanggungjawabnya.
Jika sesuatu item menyebut senarai peserta, kata laluan atau nombor pengenalan, alat menandakannya sebagai peringatan untuk merekodkan lokasinya sahaja.
Menggunakan pek ini
Semak senarai bersama penerima, item demi item, dan sepakati penanggungjawab dan tarikh bagi setiap baris terbuka. Simpan manifes bersama log keputusan anda.
Selepas serah tugas, penerima boleh menjalankan kemas kini mingguan dengan pembina laporan status.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Serah tugas aturcara fiktif
Peranan dan item fiktif, untuk menunjukkan pek.
Penyelaras aturcara yang akan keluar menyerahkan kepada ketua projek yang akan masuk. Lima item disenaraikan: fail aturcara yang diluluskan, pautan pentadbir halaman pendaftaran yang dipegang urus setia, keputusan penceramah, tugas skop AV tanpa penanggungjawab, dan senarai peserta berdaftar yang dipegang pendaftar.
Empat item belum selesai dan satu lewat. Senarai peserta ditandakan supaya hanya lokasinya direkodkan, dan tugas AV ditandakan kerana tiada penanggungjawab.
Gunakan sendiri
Senarai semak serah tugas
Salin jadual ini dan lengkapkan satu baris bagi setiap item. Sepakati penanggungjawab dan tarikh bagi setiap baris yang belum selesai.
| Selesai | Jenis | Apa | Tempat disimpan atau pautan | Peranan penanggungjawab | Tarikh akhir | Keadaan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fail | ||||||
| Pautan | ||||||
| Keputusan tertunggak | ||||||
| Tugas sedang berjalan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Serah tugas antara dua orang yang sudah mengenali acara.
- Kebanyakan item selesai dan senarai terbuka pendek.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Status tidak jelas, fail bertaburan dan keputusan tidak direkodkan.
- Penerima baharu kepada acara dan memerlukan taklimat selain senarai.
- Beberapa orang menyerahkan serentak dan item terbuka bertindih.
Mahu serah tugas dijalankan untuk anda?
Ketua projek boleh mengambil alih acara di tengah jalan: membina semula status, menyusun pek serah tugas bersama pasukan anda, dan menetapkan siapa bertanggungjawab atas setiap item terbuka. Kerja kekal dalam skop yang anda tetapkan, dan bahan sulit kekal di tempat ia disimpan. Hantar status semasa anda dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah pek ini termasuk fail saya?
Tidak. Ia menyenaraikan tempat fail dan pautan disimpan. Ia tidak membaca, menyalin atau menyimpannya.
Adakah alat ini meminta senarai peserta?
Tidak. Jika sesuatu item menyebutnya, alat mengingatkan anda untuk merekodkan tempat ia dipegang sahaja.
Apa yang dikira belum selesai?
Apa-apa yang tidak ditandakan selesai, termasuk tersekat, tidak diketahui dan kosong.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.