Memisahkan dokumen mesyuarat daripada bahan persidangan awam
Kertas AGM, program persidangan dan risalah penaja semuanya berada dalam folder kongsi yang sama.
Jawapan ringkas
Kertas AGM ialah untuk ahli dan pegawai persatuan: notis, agenda, minit lepas, laporan, akaun, resolusi. Bahan persidangan untuk perwakilan dan orang awam: program, maklumat penceramah, butiran penaja dan venue.
Simpan di tempat berasingan dengan penanggungjawab dinamakan, dan biarkan setiausaha menentukan apa yang boleh ada dalam kertas AGM, siapa menerimanya dan bila.
Mengapa pemisahan penting
Kertas yang disediakan untuk ahli boleh termasuk draf resolusi, penyata kewangan atau perbincangan tentang pegawai. Halaman persidangan awam, beg perwakilan atau aplikasi acara kongsi boleh mendedahkannya kepada orang yang tidak sepatutnya melihat.
Sebaliknya juga berlaku: slaid persidangan masuk ke dalam pek AGM dan mengelirukan apa yang ahli diminta luluskan.
Menyusun dokumen
| Dokumen | Jenis | Siapa boleh menerima | Penanggungjawab |
|---|---|---|---|
| Notis dan agenda | Kertas AGM | Ahli seperti dikehendaki perlembagaan | Setiausaha |
| Minit lepas, laporan pegawai dan kewangan | Kertas AGM | Ahli; sahkan sama ada tetamu boleh melihat | Setiausaha |
| Teks resolusi dan borang proksi | Kertas AGM | Ahli; sahkan laluan edaran | Setiausaha |
| Program persidangan dan maklumat penceramah | Awam | Perwakilan dan orang awam | Pasukan acara |
| Bahan penaja dan pempamer | Awam | Perwakilan dan orang awam | Pasukan acara, dengan kelulusan persatuan |
| Senarai perwakilan | Terhad | Hanya seperti dibenarkan persatuan; lihat privasi | Persatuan |
| Aturcara dan arahan venue | Dalaman | Pasukan penganjur dan pembekal | Pasukan acara |
Langkah menyediakan pemisahan
- Senaraikan setiap dokumen yang mungkin wujud sekitar AGM dan persidangan, termasuk slaid, borang dan papan tanda.
- Minta setiausaha melabel setiap satu sebagai kertas AGM, awam, terhad atau dalaman.
- Sediakan folder berasingan, atau platform berasingan, dengan akses ditetapkan mengikut label dan penanggungjawab.
- Sepakati bagaimana kertas AGM sampai kepada ahli: melalui e-mel, portal ahli atau di meja, seperti ditentukan persatuan.
- Semak aplikasi persidangan, laman web dan beg perwakilan untuk sebarang kertas AGM sebelum diedarkan.
- Selepas mesyuarat, serahkan kertas AGM kepada persatuan; arkibkan bahan awam di pihak acara.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Satu folder kongsi untuk semua, dengan akses pautan terbuka.
- Meletakkan agenda dan resolusi dalam beg perwakilan.
- Menayangkan slaid AGM pada siaran langsung awam atau aplikasi acara.
- Membiarkan draf dalam folder selepas versi akhir dihantar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan mengasingkan folder
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Kimia menyimpan 31 dokumen untuk AGM dan persidangan gabungannya. Setiausaha melabel sembilan sebagai kertas AGM, enam sebagai terhad dan selebihnya awam atau dalaman.
Pasukan acara mewujudkan tiga folder. Folder AGM mempunyai dua penyunting dan tiada pautan awam. Aplikasi persidangan hanya membawa folder awam. Seorang penyemak memeriksa kandungan beg perwakilan sehari sebelum dan mengeluarkan ringkasan kewangan bercetak daripada beg kerana ia hanya untuk ahli.
Gunakan sendiri
Daftar dokumen dan peraturan edaran
Salin baris ke dalam helaian dan lengkapkan bersama setiausaha sebelum dokumen dikongsi.
- Nama dokumen dan versi:
- Label: kertas AGM, awam, terhad atau dalaman:
- Penanggungjawab (siapa menyunting dan meluluskan):
- Siapa boleh menerima, dan bila (seperti ditetapkan setiausaha):
- Laluan edaran (e-mel, portal ahli, meja, cetak):
- Tempat simpanan, dan siapa mempunyai akses:
- Semakan sebelum diedarkan: siapa menyemak, tarikh:
- Selepas mesyuarat: serah kepada persatuan atau arkib, tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dokumen sedikit dan seorang individu menyimpan semuanya.
- AGM dan persidangan acara berasingan dengan folder berasingan sudah ada.
- Setiausaha menyemak setiap dokumen sebelum diedarkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- AGM berada dalam program awam dengan aplikasi, siaran langsung atau bahan perwakilan bercetak.
- Beberapa jawatankuasa dan pembekal mengendalikan dokumen.
- AGM terdahulu pernah membocorkan kertas atau mengedar versi salah.
Mahu pelan dokumen yang boleh diikuti seluruh pasukan?
Ketua projek persidangan boleh membina daftar bersama setiausaha anda, menyediakan folder dan semakan pengeluaran, serta menyelaras siapa menyemak beg perwakilan, aplikasi dan skrin. Kandungan kertas AGM, dan siapa boleh melihatnya, ialah keputusan persatuan anda. Hantarkan senarai dokumen anda, dan kami membalas dengan cadangan skop. Anda boleh mencatat penanggungjawab dalam matriks tanggungjawab.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah aplikasi persidangan memaparkan agenda AGM?
Hanya jika setiausaha bersetuju. Banyak persatuan menghantar kertas AGM melalui laluan sendiri dan mengekalkan aplikasi untuk maklumat awam.
Patutkah penaja melihat kertas AGM?
Itu persatuan yang memutuskannya. Pada kebiasaannya, hadkan akses penaja kepada folder bahan awam.
Siapa menyimpan kertas AGM selepas itu?
Persatuan. Lihat menyerahkan rekod kembali.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.