Merancang soalan kakitangan dan jawapan kepimpinan dalam town hall
Kakitangan akan bertanya soalan sukar dalam town hall, dan belum ada yang bersetuju tentang siapa yang memilih atau siapa yang menjawab.
Jawapan ringkas
Rancang soalan seperti anda merancang penceramah: tetapkan cara soalan dikumpul, siapa yang menyusun, siapa yang menyediakan dan meluluskan setiap jawapan, dan apa yang dikatakan apabila jawapan penuh belum tersedia.
Pemimpin bertanggungjawab atas apa yang mereka katakan. HR bertanggungjawab atas perkara pekerjaan individu. Penanggungjawab acara menguruskan proses supaya soalan dikendalikan dengan cara yang sama untuk semua. Untuk acara keseluruhan, lihat panduan perancangan town hall.
Pilih saluran soalan
| Saluran | Sesuai untuk | Perkara untuk diputuskan |
|---|---|---|
| Dihantar lebih awal | Topik yang perlu jawapan tersedia | Tarikh tutup, siapa membaca, sama ada nama dipaparkan |
| Borang tanpa nama semasa sesi | Topik sensitif atau sukar | Siapa memantau, sama ada ditapis, cara menggabungkan soalan berulang |
| Secara langsung di dalam bilik | Kredibiliti dan nada | Rutin mikrofon, siapa memilih penanya, tempoh setiap soalan |
| Sembang jarak jauh | Kakitangan yang tidak berada di dalam bilik | Siapa menyampaikan soalan kepada pengacara, sama ada soalan jarak jauh dibaca mengikut giliran |
Sepakati cara menyusun dan meluluskan
Namakan seorang untuk mengumpulkan soalan mengikut tema dan membuang pertindihan tanpa mengubah maksud. Simpan teks asal supaya tiada yang boleh mendakwa soalan telah dilembutkan.
Bagi setiap tema, namakan pemimpin yang menjawab dan orang yang menyemak draf. Apa-apa yang menyentuh seorang individu, gaji, tindakan tatatertib atau perkara undang-undang perlu dirujuk kepada HR dan pakar berkaitan dahulu. Jawapannya ialah keputusan mereka, bukan keputusan pasukan acara.
Tentukan apa yang dikatakan jika jawapan belum sedia
Kakitangan perasan apabila soalan dielak. Sepakati lebih awal satu ayat ringkas yang jujur: apa yang diketahui, apa yang belum diputuskan, siapa memutuskan dan bila kakitangan akan dimaklumkan. Catat setiap janji dalam daftar susulan yang diterangkan dalam membuat susulan komitmen.
Beri taklimat kepada penceramah
- Kongsi tema yang disusun dan draf jawapan dengan pemimpin sekurang-kurangnya beberapa hari bekerja lebih awal supaya mereka boleh menambah fakta atau membantah.
- Latih dua atau tiga soalan paling sukar dengan lantang.
- Sepakati siapa yang mengambil soalan jika pemimpin pertama tidak boleh menjawab.
- Beritahu pengacara cara menutup soalan dengan sopan dan meneruskan sesi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pengilang fiktif menyediakan sesi soal jawab
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah pengilang elektronik fiktif mengumpul soalan selama seminggu melalui borang dan menerima kira-kira 90 soalan. Pegawai komunikasi mengelompokkannya kepada enam tema dan membuang pertindihan, sambil menyimpan teks asal dalam helaian berasingan.
Pengarah urusan mengambil empat tema, pengarah operasi mengambil dua, dan HR menyemak setiap jawapan yang menyebut syif atau peranan. Dua soalan belum boleh dijawab. Bagi setiap satu, pemimpin menyediakan satu baris yang menamakan keputusan, pembuat keputusan dan tarikh kemas kini. Dua baris itu dimasukkan ke dalam daftar.
Gunakan sendiri
Log soalan town hall
Simpan satu baris bagi setiap soalan. Gunakan lajur akhir untuk daftar susulan.
| Tema | Soalan asal | Pemimpin menjawab | Draf disemak oleh | Jawapan sedia, separa atau belum | Janji dan tarikh jika belum |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Khalayak kecil dan pemimpin selesa menjawab secara terbuka.
- Seorang individu boleh menguruskan borang dan menyusun tema.
- Sedikit soalan menyentuh perkara HR.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ratusan soalan di semua tapak, dengan beberapa pemimpin menjawab.
- Soalan menyentuh topik sensitif dan perlu dirujuk segera kepada HR atau penyemak lain.
- Penanggungjawab acara tidak dapat menguruskan proses sambil menjaga bahagian lain acara.
Perlukan proses soalan diuruskan untuk anda?
Jika soalan kakitangan dijangka ramai atau sukar, ketua projek persidangan boleh menyediakan saluran soalan, menjalankan jadual penyusunan dan kelulusan bersama komunikasi dan HR, memberi taklimat kepada pengacara dan mengemas kini log soalan sepanjang sesi. Jawapan, dan sebarang keputusan HR, diputuskan oleh pemimpin dan HR anda sendiri. Kongsikan tarikh dan saluran soalan yang dirancang; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan skop yang akan diliputi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kakitangan boleh bertanya tanpa nama?
Cara ini sering mengeluarkan soalan yang orang segan untuk tanya. Putuskan bersama HR siapa yang boleh melihat identiti di sebalik penghantaran, jika ada, dan beritahu kakitangan dengan jelas cara ia berfungsi.
Bagaimana jika pemimpin belum boleh menjawab?
Nyatakan apa yang diketahui, apa yang belum diputuskan, siapa memutuskan dan bila kakitangan akan dimaklumkan. Kemudian jejaki janji itu sehingga selesai.
Siapa patut membaca soalan sebelum sesi?
Seorang yang dinamakan daripada komunikasi atau HR, dengan penaja mengetahuinya. Simpan teks asal.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.