Melibatkan kakitangan jarak jauh dan syif dalam town hall
Sebahagian kakitangan tidak dapat hadir town hall secara langsung, namun pemimpin mahu semua mendengar mesej yang sama.
Jawapan ringkas
Senaraikan setiap kumpulan pekerja, nyatakan cara mereka menyertai dan beri setiap kumpulan laluan yang sebenar: hadir secara langsung, menyertai sesi ulangan, menonton rakaman atau menerima taklimat daripada pengurus. Pastikan setiap laluan memberi akses kepada mesej yang sama dan cara untuk bertanya.
Operasi dan HR memutuskan siapa yang boleh dilepaskan daripada tugas dan sama ada kehadiran dibayar atau dikira sebagai waktu bekerja. Penanggungjawab acara merancang laluan berdasarkan keputusan itu. Acara keseluruhan ada dalam panduan perancangan town hall.
Petakan kumpulan sebelum memilih format
Minta HR dan operasi menyenaraikan kumpulan sebenar: kakitangan ibu pejabat, kakitangan hibrid, kakitangan di cawangan atau depoh, dan kakitangan pada syif atau jadual yang berbeza. Satu sesi langsung pada satu masa mungkin hanya sampai kepada kumpulan pertama.
Padankan setiap kumpulan dengan laluan
| Laluan | Sesuai untuk | Perkara untuk diselesaikan dengan operasi dan HR |
|---|---|---|
| Langsung di dalam bilik | Kakitangan di tapak tuan rumah | Dibebaskan daripada tugas, kapasiti bilik disahkan venue, keperluan akses |
| Siaran langsung jarak jauh | Kakitangan hibrid dan tapak lain | Platform yang dibenarkan syarikat, siapa memoderasi sembang, akses peranti dan rangkaian di depoh |
| Sesi ulangan | Syif lain | Pemimpin mana hadir semula, waktu syif, sama ada kandungan kekal sama |
| Rakaman dengan tempoh tontonan | Kakitangan yang tidak dapat hadir secara langsung | Siapa menyunting, siapa meluluskan, berapa lama tersedia, di mana disimpan dan siapa boleh melihat |
| Pek taklimat pengurus | Pasukan tanpa akses skrin | Siapa memberi taklimat, bila, dan cara soalan dihantar kembali kepada penanggungjawab acara |
Pastikan mesej dan soalan sama rata
- Gunakan slaid dan mesej utama yang sama dan telah diluluskan pada setiap laluan.
- Beri kakitangan jarak jauh dan syif cara menghantar soalan kemudian, dan nyatakan bila ia dijawab. Lihat perancangan soalan.
- Beritahu setiap orang laluan yang dijangka mereka gunakan dan sebelum bila, supaya tiada yang tertanya-tanya.
- Catat kehadiran mengikut laluan jika organisasi memerlukannya, dan tanya HR apa yang boleh direkodkan.
Soalan untuk pembekal dan pasukan dalaman
- Tanya pembekal AV apa yang diperlukan oleh siaran langsung dan rakaman daripada bilik, dan siapa mengendalikannya.
- Tanya pasukan IT syarikat tentang lebar jalur dan akses platform di setiap tapak.
- Tanya HR sama ada rakaman yang mengandungi soalan kakitangan memerlukan kelulusan dalaman sebelum dikongsi.
- Tanya operasi pertukaran syif mana yang menjadikan satu masa langsung mustahil.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Peruncit fiktif menjangkau pasukan kedai dan gudang
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah kumpulan runcit fiktif mempunyai kira-kira 150 kakitangan ibu pejabat, 600 kakitangan kedai dan 120 kakitangan gudang dalam dua syif. Ibu pejabat hadir secara langsung. Kedai menonton siaran langsung di pejabat belakang dalam kumpulan kecil pada masa pilihan pengurus. Syif siang gudang menghadiri sesi ulangan selepas sesi pertama, dan syif malam menerima pek taklimat pengurus serta rakaman.
Setiap laluan ada penanggungjawab dan tarikh. Soalan daripada semua laluan dihantar melalui satu borang yang ditutup dua hari selepas sesi ulangan terakhir, dan jawapan disiarkan kepada semua serentak.
Gunakan sendiri
Laluan kehadiran mengikut kumpulan pekerja
Lengkapkan satu baris bagi setiap kumpulan sebelum mengumumkan tarikh.
| Kumpulan pekerja | Anggaran bilangan | Laluan | Tarikh dan masa | Siapa mengesahkan kebenaran meninggalkan tugas atau akses | Laluan soalan |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kebanyakan kakitangan berada di satu atau dua lokasi dengan waktu kerja serupa.
- Rakaman untuk segelintir yang terlepas diterima oleh penaja.
- Syarikat mempunyai platform dalaman dan pasukan yang mengendalikannya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa syif, tapak dan had peranti memerlukan satu jadual yang diselaraskan.
- Sesi ulangan bermakna lebih banyak masa penceramah dan lebih banyak tempahan pembekal.
- HR dan operasi tidak sependapat tentang siapa yang boleh meninggalkan tugas dan tiada siapa yang memegang pelan.
Perlukan laluan kehadiran dirancang dan ditempah?
Jika kakitangan anda tersebar dalam beberapa syif dan tapak, ketua projek persidangan boleh memetakan setiap kumpulan pekerja bersama HR dan operasi, menjadualkan sesi langsung dan ulangan, menulis keperluan untuk pembekal AV dan penstriman, dan memegang proses soalan serta rakaman dalam satu kalendar. Keputusan tentang siapa boleh meninggalkan tugas dan masa berbayar dibuat oleh syarikat anda sendiri. Kongsikan kumpulan pekerja dan tapak anda; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan skop yang akan diliputi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah rakaman mencukupi untuk kakitangan syif?
Mungkin, tetapi kakitangan yang hanya menonton rakaman tidak boleh bertanya pada ketika itu. Tambah laluan soalan dan tarikh apabila jawapan dikongsi.
Siapa memutuskan sama ada kehadiran dikira waktu bekerja?
HR dan pengurus berkaitan memutuskan, dan mungkin perlu merujuk dasar atau penasihat organisasi sendiri. Penanggungjawab acara merancang jadual selepas perkara itu selesai.
Adakah sesi ulangan memerlukan pemimpin yang sama?
Tidak semestinya, tetapi kakitangan perasan jika sesi terasa seperti salinan kedua. Setujui bersama penaja pemimpin mana yang mengulang dan berapa lama mereka boleh meluangkan masa.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.